App para Eventos: Benefícios na Organização

Já lá vão os dias em que um telemóvel era usado exclusivamente para enviar mensagens e fazer chamadas. Já não são apenas meios de comunicação mas ferramentas que nos ajudam na no dia a dia e também a experienciar a vida de uma forma diferente. As aplicações mobile fazem parte desta grande transformação. Como seria de esperar,  uma app para eventos também tem o poder de ajudar a oferecer uma experiência de eventos memoráveis. Vamos ver como.

A navegação móvel acabou por se sobrepor à navegação no computador. A questão é, como é que isto se poderia relacionar com a gestão de eventos?

As aplicações móveis são concebidas com a intenção de serem fáceis de navegar ao mesmo tempo que oferecem uma extraordinária componente utilitária. 

Tendo em conta os múltiplos processos que envolvem a gestão de eventos, podemos compreender que as apps nasceram para tornar o seu trabalho mais fácil. Como menos é muitas vezes mais, conhecendo as ferramentas disponíveis, pode não só simplificar o seu evento, como também pode ajudá-lo a manter-se um passo à frente da competição.

Porque é importante uma App para Eventos?

Os organizadores de eventos querem acompanhar o avanço tecnológico e com a constante adoção do uso de smartphones, começaram a perceber que uma aplicação móvel é uma necessidade para os seus eventos.

Uma App para eventos fornece todo o tipo de informação que os participantes precisam. Tudo isto, sem a necessidade de estar ligado à internet. 

Desta forma, os participantes terão acesso a horários, locais, informações de outros participantes, informações sobre o organizador e expositores, biografias dos oradores, e até exposições virtuais de produtos.

Por outro lado, os organizadores do evento são capazes de acompanhar os comportamentos dos participantes, ao mesmo tempo que têm uma plataforma para apresentar notificações push. Com isto, o conteúdo apresentado terá maior probabilidade de ser visto, contribuindo para uma relação mais direta com os participantes. 

No entanto, não há apenas vantagens em usar uma aplicação web nativa para eventos. Digamos que uma aplicação web também tem uma série de vantagens. Veja também os benefícios de utilizar um software de gestão de eventos.  Mas não se preocupe. Todas as suas perguntas serão respondidas ao longo deste artigo.

Verstailidade

As aplicações Web são mais versáteis, no sentido em que podem ser acedidas e otimizadas para smartphones, sistemas operativos Android ou iOS, bem como todo e qualquer outro tipo de dispositivos como computadores portáteis e desktops. 

Atualizações em tempo real

Ao contrário das aplicações de eventos nativos, que requerem atualizações de software para cada alteração que é feita, as aplicações web atualizam-se automaticamente sem necessidade de qualquer ação por parte do utilizador.

Menos barreiras

Mais liberdade uma vez que não tem de seguir as regras dos termos e condições das lojas de aplicações. Por causa disto, pode construir conteúdo e fazer publicidade como bem entender.

Um relacionamento mais direto

Quando os participantes têm um aplicação para eventos instalada nos seus dispositivos, estes podem receber notificações push. Como provavelmente descobriu pela sua própria experiência ao usar o seu smartphone, é muito mais provável que leia e interaja com estas notificações quando comparado com quando recebe e-mails. 

Os participantes podem ver o conteúdo offline

Ao contrário de uma aplicação web, na qual é necessário ter acesso à Internet para ver os conteúdos apresentados numa página, uma aplicação web nativa para eventos permite ao utilizador ver estes conteúdos porque foram previamente carregados na última vez que o dispositivo foi ligado à Internet.

Maior velocidade

Pode esperar uma maior velocidade e uma maior capacidade de resposta de uma aplicação nativa para eventos. Como foi dito anteriormente, a maior parte do conteúdo de uma aplicação nativa é estática. Por outras palavras, é armazenado no smartphone. 

O conteúdo dinâmico também só será lido depois de aceder à Internet. Mas como normalmente é apenas uma pequena parte da aplicação, tudo corre mais rápido e suavemente. 

Acesso a funcionalidades de smartphones

Uma aplicação nativa do evento permitir-lhe aceder a funcionalidades de hardware tais como NFC que é uma tecnologia contactless, microfone e câmara – que a maioria dos smartphones já possui.  

A tecnologia contactless é vantajosa para interações nos seus eventos presenciais através do NFC ou para que os participantes possam participar num evento virtual em qualquer lugar, ligando a sua câmara e microfone.

Agora, vamos falar sobre o conteúdo e as funcionalidades que a aplicação deve ter para ter impacto nos seus próximos eventos 

Permitir a criação fácil e customizável de uma página de perfil 

Uma aplicação para eventos nativa deve oferecer, de uma forma amigável, a capacidade de personalizar a página de perfil, quer para fins de marketing pessoal quando os participantes se candidatam a uma oferta numa feira de emprego ou participam no networking, ou para expositores que queiram mostrar o poder do seu branding.  

Capacidade de procurar um contacto através de palavras-chave: parceiros, patrocinadores, oradores, e expositores

Este ponto, como irá reparar, irá ligar-se ao próximo. Mas é parte de algo completamente fundamental: o acesso rápido ao que procuramos dentro do evento. Quer se trate de uma pessoa específica ou de uma empresa.

Ferramentas de Networking: Mensagens privadas e Agendamento de reuniões

Como mencionado no ponto anterior, o acesso fácil a um contacto que um participante está à procura é fundamental. A partir deste momento, é necessário ter ferramentas que permitam o networking, como por exemplo o envio de mensagens privadas e agendar reuniões para que os participantes possam trocar ideias.

Ferramentas de Gestão para Organizadores

O planeamento de eventos pode ser algo caótico e muitas vezes pode encontrar-se encalhado numa tarefa chave para materializar o seu evento. Por isso, as vezes é necessário designar mais do que uma pessoa para gerir o seu evento, e um aplicativo de evento nativo tem de lhe dar essa possibilidade.

Funcionalidade de Check-in

Algo que podemos ter a certeza que nunca irá mudar é o check-in e o controlo de acesso nos eventos. Com isto em mente, o seu aplicativo de evento nativo deve ser capaz de ver quem está registado para o evento para lhes permitir o acesso ao mesmo. Deve também permitir fazer o controlo de acessos se o seu evento tiver acesso restrito a certas sessões. Tudo isto, claro, através de tecnologia contactless. 

Há mais funcionalidades que pode contar como estes 6 aspetos que conduzem a experiências de eventos inesquecíveis.

Se levar em consideração que a maioria das pessoas não pode viver sem os seus smartphones, e o seu evento tem uma aplicação, então podemos assumir que a probabilidade de envolvimento será muito maior. Mas como? Vamos ver!

Partilhe informações de eventos com actualizações em tempo real

Não só vai minimizar os custos e o impacto ambiental, mas os seus participante vão muito provavelmente gostar de consultar as informações sobre o evento no seu smartphone. O que acha que eles preferem? Consultar o programa do evento no seu smartphone ou em papel durante o evento? 

Mapeamento do evento na aplicação 

Imagine ter uma aplicação web para gestão de eventos e ter os seus participantes a andar por todo o evento a perguntar onde é o local para uma sessão específica. Isto já não tem de acontecer porque pode fornecer um mapa do evento dentro da aplicação para resolver este tipo de percalços.

Exposições Virtuais de Produtos e Candidaturas a Ofertas de Emprego

A exibição virtual dos produtos pode facilitar todo o processo de interação dos participantes do evento, uma vez que estes podem mostrar interesse nos produtos através de um simples toque, ou até mesmo pedir mais informações através do live chat. 

O mesmo acontece nas feiras de emprego, onde novos talentos profissionais podem candidatar-se facilmente a uma oferta de emprego ou ter uma comunicação direta com qualquer pessoa que participe no evento, agendando igualmente reuniões através de um toque no smartphone.

Dependendo do ponto de vista, existem três tipos de utilizadores finais numa aplicação para eventos: os organizadores do evento, os expositores, e os participantes. Com isto em mente, vamos mostrar-lhe alguns dos benefícios que eles podem usufruir.

Benefícios para os organizadores de eventos

• Aplicação focada na UI/UX para facilitar todo o processo de criação e gestão de eventos
• Permite a distribuição de tarefas através da atribuição de múltiplos gestores de eventos
• Comunicação mais suscetível de ser vista através de notificações push
• Gerir facilmente o conteúdo de eventos em tempo real com acesso fácil ao backend
• Maior facilidade na gestão dos participantes, bem como a possibilidade de fazer o check-in para o evento utilizando um smartphone, sem depender de dispositivos específicos
• Ao fornecer um aplicativo para eventos onde todo o conteúdo está disponível no mesmo espaço, os organizadores de eventos podem reduzir os custos de materiais de marketing.

Benefícios para os expositores

• Tire partido das áreas dedicadas à exposição dos seus produtos ou ofertas de emprego
• Maior capacidade de recolher leads, uma vez que toda a aplicação permite uma maior probabilidade de interação entre os participantes do evento
• Maior capacidade de construir confiança porque o aplicativo contribui para uma relação mais direta com os participantes

Benefícios para os participantes

• Acesso mais fácil às informações sobre o evento
• Acesso a informações de eventos mesmo offline
• Mais fácil de fazer uso de ferramentas para interagir com outros participantes (networking)
• Facilidade em interagir com produtos e ofertas de emprego

Uma plataforma de gestão de eventos, quer seja uma aplicação web ou uma aplicação nativa, foi concebida para que possa tratar de todos os detalhes de uma forma amigável e para que também possa promover o seu evento. Esta é uma grandes vantagens, mas não a única.

• Maior confiança por parte dos participantes

Uma ferramenta de gestão de eventos irá contribuir para a sua organização de eventos e torná-lo mais profissional porque lhe permite criar uma página de evento com consistente com o seu branding.

• Todas as informações num só sítio

Tendo a informação sobre o programa do evento, os expositores e parceiros, assim como os oradores num só local, dá aos participantes uma ideia do que eles podem esperar no futuro.

• Redução de Custos

Imagine ter de contar com uma equipa de TI para montar um website dedicado ao seu evento. Isto teria custos enormes. Ao optar por uma empresa de ferramentas de gestão de eventos, você tem a possibilidade de usufruir de uma plataforma dedicada a custos reduzidos.

Como aprendeu, existem diferentes benefícios entre optar por uma web app de eventos ou uma app nativa. Tudo o que tem de descobrir é: qual a abordagem mais correta tendo em conta o seu público-alvo?

Uma coisa é certa, quer se trate de uma web ou de uma aplicação nativa, você precisa de contar com uma ferramenta para eventos porque ela irá definitivamente ajudá-lo na gestão de eventos de sucesso.