Quando está a organizar um evento quer otimizar o seu tempo ao máximo, por isso quanto mais automatizados forem determinados processos, como o envio de emails com códigos de acesso ao evento, melhor – isto faz parte de um conjunto de benefícios de utilizar um software de gestão de eventos. Assim, pode concentrar o seu tempo e esforços em tarefas que podem e devem ser personalizadas, e que o diferenciam da concorrência.
O poder de uma integração está nessa automatização de passos. No caso da integração que iremos abordar hoje – beamian HubSpot -, pode garantir que a inscrição de um participante num evento cria automaticamente um novo contacto na sua base de dados ou atualiza a informação já existente sobre o mesmo. No final do evento, pode analisar o percurso que cada visitante fez durante o mesmo e perceber se se tornou num prospect ou cliente.
Hoje vamos falar particularmente do que a beamian e o HubSpot oferecem e perceber quais as vantagens de os usar em simbiose.
Plataforma de gestão de eventos beamian
A beamian conta com um ecossistema para a gestão de eventos, quer sejam presenciais, virtuais ou híbridos. Com ela, pode tornar o processo de check-in mais fácil e rápido, rentabilizar a presença de patrocinadores e oferecer conteúdos específicos a diferentes audiências.
O que é que diferencia esta plataforma das outras? Com a beamian obtém um conjunto de soluções integradas, all in one, onde não tem de se preocupar com mais nada:suporte humano, remoto ou presencial; hardware, asseguramos os equipamentos, o seu transporte e configuração; e software, alimentado pelos dados recolhidos pelo hardware. Com este ecossistema digital, a sincronização de dados acontece em tempo real.
Com a beamian tem uma plataforma que vai desde a etapa mais simples da organização de um evento à mais robusta. Este software de gestão de eventos permite a importação das bases de dados dos participantes, o envio em massa de emails com QR codes de acesso e a personalização do branding da página do evento.
Também consegue dar o acesso da plataforma à sua equipa para acompanhar KPIs em tempo real e ajustar, de imediato, a configuração do evento. Acompanhe o ciclo de vida do seu evento e adote estratégias em cada uma das suas etapas para atingir os objetivos delineados.
Um evento é feito por pessoas e para pessoas, por isso sem elas o sucesso do seu evento está comprometido. Daí a importância de envolver o seu público antes e durante a realização do seu evento. Antes deste, pode enviar emails de confirmação de inscrição ou detalhes sobre as sessões do evento. Num evento virtual, os participantes são convidados a interagirem uns com os outros por chat ou videochamada, e a colocarem questões durante as conferências online. Num evento presencial, pode beneficiar de tecnologia contactless para fomentar a interação entre pessoas e aumentar a taxa de participação das mesmas ao longo do evento.
Além de monitorizar o evento ao longo da sua realização em tempo real, é de extrema importância receber relatórios personalizados e análises estatísticas – uma das 10 características essenciais numa plataforma de gestão de eventos -, para o ajudar a compreender o que aconteceu ao longo do evento e poder aprimorar os seus próximos eventos.
HubSpot CRM
O HubSpot é uma plataforma de CRM que permite gerir a relação da empresa com clientes e prospects. É uma plataforma para clientes com os recursos necessários para conectar marketing, vendas, gestão de conteúdos, serviço de apoio ao cliente, operações e comércio. Com o HubSpot pode gerar todas as etapas do processo de vendas, desde a atração dos visitantes, à formação de leads, e à venda e pós-venda.
O software de CRM de vendas da HubSpot, denominado de Sales Hub, é uma ferramenta de gestão personalizada do relacionamento com os clientes, prospeção, acompanhamento de leads e fecho de negócios.Todos os dados obtidos durante a experiência do cliente podem ser usados pela equipa de marketing para melhorar a estratégia de captação de leads e atrair ainda mais clientes nas futuras ações. Este software permite armazenar e gerir informações de prospects e clientes, e enviar emails personalizados e automatizados para potenciais clientes.
Assim, o HubSpot permite controlar e automatizar todas as etapas de uma ação de marketing, desde saber quando é que um lead abre um email ou uma página do website até ser criada uma oportunidade comercial e tornar-se cliente. Também permite otimizar e melhorar a experiência pós-venda, aumentando a taxa de satisfação e de fidelização dos clientes.
Resumindo, a utilização do HubSpot serve, sobretudo, para: ações de marketing, com ferramentas que ajudam a sua empresa a atrair e converter prospects em clientes; e fecho de vendas, com soluções que lhe permitem gerir e acompanhar leads, comunicar com clientes de forma personalizada, e analisar detalhadamente o desempenho das vendas para melhorar as ações futuras.
Integração beamian HubSpot
A simbiose perfeita entre uma plataforma de gestão de eventos e uma plataforma de CRM é possível? Sim, mas como? Existem duas formas possíveis de o fazer.
Cenário 1: Contactos criados no HubSpot
1. Os contactos estão criados no HubSpot. A empresa configura as campanhas de captação de leads no HubSpot;
2. Cada participante inscrito no evento é enviado para a beamian;
3. A beamian gera os dados de acesso ao evento e envia um email ao inscrito com o código QR e o acesso à app do evento;
4. Durante o evento, o participante vai interagir com a plataforma e toda a informação dessa interação vai ser transportada de volta para o HubSpot do cliente. Por exemplo, se o participante entrou nas sessões que se inscreveu, quanto tempo lá ficou, se demonstrou preferência por determinados produtos, se interagiu com patrocinadores.
Cenário 2: Contactos criados na beamian
1. A venda de bilhetes para o evento ocorre na beamian;
2. Após inscrição do participante e conversão dos seus dados, é criado o seu contacto no HubSpot. Inicia-se a qualificação do participante;
3. A beamian gera os dados de acesso ao evento e envia um email ao inscrito com o código QR e o acesso à app do evento;
4. Durante o evento, o participante vai interagir com a plataforma e toda a informação dessa interação vai ser transportada de volta para o HubSpot do cliente. Por exemplo, se o participante entrou nas sessões que se inscreveu, quanto tempo lá ficou, se demonstrou preferência por determinados produtos, se interagiu com patrocinadores.
Em qualquer uma das formas, os contactos dos participantes terão que ser transportados de uma plataforma para a outra. Contudo, ao ter todos os contactos criados no HubSpot, é muito fácil e simples lançar campanhas de captação de inscrições para o evento (cenário 1).
Na primeira opção de integração que foi apresentada, o marketing de eventos fica mais fácil através da transferência dos dados de contacto do HubSpot para a beamian. Os novos participantes no seu evento, inscritos na plataforma HubSpot, serão automaticamente criados como contactos na beamian.
Em ambas as opções de integração, quer os contactos sejam criados na beamian ou no HubSpot, a beamian atua como ligação entre as ações dos participantes no evento presencial e a informação que essas ações vão gerar, informação essa que será fundamental para alimentar a cadeia do percurso do cliente no HubSpot, desde a atração de um prospect à sua conversão em cliente. Pode ver os contactos existentes antes do seu evento na plataforma HubSpot e perceber se se tornaram clientes após o evento. Também pode segmentar os inscritos no evento e personalizar o marketing do seu evento.
Com a integração beamian HubSpot, pode compreender e analisar os momentos críticos ao longo da jornada do participante no evento. Com estes dados, pode personalizar as campanhas de marketing e direcionar os esforços da sua equipa consoante as ações e comportamentos segmentados dos participantes no evento.
Para além desta integração com o HubSpot, a beamian tem diferentes soluções para integrações com outras plataformas, como Salesforce, Grip e B2Match. Em breve, vão ser publicados outros artigos que explicam estas opções. Até lá, fale connosco ou saiba mais aqui.
