Como Escolher o Software de Gestão de Eventos Certo

Existem várias opções a considerar e perguntas a fazer quando é altura de contratar os serviços prestados pelos vários fornecedores de tecnologia para eventos. Os tópicos seguintes tencionam facilitar-lhe a vida na tomada de decisão entre as alternativas de software de gestão de eventos disponíveis.

Eventos futuros vão ser moldados pela tecnologia e vão proporcionar experiências excepcionais

A tecnologia tem um papel dominante na gestão de eventos de sucesso, ajudando a servir um propósito útil e a alcançar os resultados desejados. O que costumava depender de processos baseados em papel evoluiu à medida que a nossa dependência pelas ferramentas digitais também cresceu. Os sistemas de gestão de eventos estão aqui para aumentar a eficiência, fornecer mais dados, reduzir os processos manuais e ajudar a provar o ROI do evento.

Além disso, a tecnologia para eventos ajuda a potenciar a taxa de envolvimento dos participantes através de experiências de eventos mais imersivas. Paralelamente, a indústria dos eventos tem acompanhado a evolução natural das novas capacidades de vídeo, fazendo uso de tecnologias de realidade virtual (RV) e realidade aumentada (RA) para alcançar uma conectividade mais interativa. Trocando isto por miúdos, significa que os objetos do mundo real vão ser destacados em eventos com componentes visuais, auditivos, táteis, somatossensoriais ou mesmo olfactivos.

Leia também: Ferramentas de vídeo para eventos virtuais – Como escolher?

A tecnologia sem contacto é outra das tendências do momento, simplificando as ligações com badges ou pulseiras inteligentes que os participantes podem facilmente trocar para fins de partilha de contactos e captura de leads. A melhor parte? As tags NFC podem ser incorporadas numa variedade de objetos, tais como cartões de visita, fitas lanyards, etiquetas e porta-chaves, tornando-os uma opção fácil e escalável (e não se preocupe, porque estas tags podem ser desativadas numa questão de segundos em caso de perda ou de extravio). Saiba mais sobre como identificar individualmente os participantes do evento através de smart badges ou QR codes.

Por norma, a decisão associada à escolha da plataforma de gestão de eventos está intrinsecamente ligada aos requisitos tecnológicos e às necessidades específicas de cada mercado. Isto significa que terá de encontrar uma correspondência entre a experiência que o evento pretende proporcionar, assim como as acções que pretende desencadear, com as características técnicas que vão tornar isso possível.

Eventos híbridos e virtuais vieram para ficar

O que impulsionou a transição para os eventos virtuais no início da pandemia rapidamente se mobilizou para um formato de eventos híbrido, acelerando acentuadamente o desenvolvimento de produto de muitas plataformas de eventos. Quer para possibilitar a realização de eventos virtuais não como meras apresentações pontuais ou webinars, mas sim como experiências de valor acrescentado e de compromisso, quer para interligar eficazmente participantes remotos com audiências presenciais.

A maioria dos organizadores estão já a tirar partido de eventos phygital (que apresentam funcionalidades semi-físicas, semi-digitais), proporcionando duas experiências em espaços divergentes num só evento, enquanto outros continuam unicamente a eleger um software para eventos virtuais como ferramenta suficiente para a expansão do alcance geográfico – decisão que depende sempre dos objetivos e circunstâncias de cada evento. A verdade é que agora que já não é uma imposição, estamos a tornar o virtual bem melhor com recurso a novas tecnologias que tornam possível às organizações realizarem eventos digitais de forma mais imersiva e muito mais envolvente. Assim, à medida que mais pessoas participam em eventos à distância e fornecem o seu feedback, a tecnologia e a criatividade continuavam a moldar a entrega de conteúdos em eventos online e híbridos.

Uma coisa é certa – o poder da conexão humana vai continuar a depender fortemente das interacções que estabelecemos cara-a-cara, mas não podemos refutar o facto da era digital ter desencadeado um novo paradigma na gestão de eventos, já que todos os benefícios que a comunicação remota nos trouxe estão agora mais do que provados. E vieram para ficar.

Porquê usar um software de gestão de eventos?

Se procura uma resposta de uma só palavra, a automatização é o termo. Claro que isto envolve conhecer as suas extensões e a aplicabilidade aos vários elementos-chave do planeamento e gestão de eventos.

Ao contrário da maioria dos serviços de videoconferência, as plataformas de gestão de eventos foram concebidas para proporcionar experiências à medida de cada evento e oferecer benefícios específicos a uma série de organizações, destacando-se a automatização de processos e a digitalização de interações. Vamos agora apresentar alguns tópicos que justificam a forma como uma plataforma de eventos pode mudar a vida dos organizadores das mais variadas verticais de negócios:

• Gestão integrada

O software de gestão de eventos certo tem de ser game changer para os organizadores de eventos, permitindo acompanhar o fluxo completo de um evento, onde até os elementos físicos e virtuais podem ser geridos num só local, de forma integrada.

• Poupança de tempo

Desde a inscrição e check-in até à recolha de leads e relatórios, uma plataforma de gestão de eventos deve permite tanto aos organizadores como aos expositores descomplicar e agilizar a maioria dos processos. É o caso das tarefas administrativas de organização de eventos, como o envio de convites, a admissão manual de participantes de última hora e pagamentos. Quem lida com cancelamentos e reembolsos, ou faz a gestão de acesso a sessões específicas do evento também deve ver as suas tarefas simplificadas. 

• Monitorização dos lucros

Enquanto organizador, deve ser capaz de acompanhar o seu impacto, ajudando os expositores a analisar resultados comerciais através de uma solução de captura de leads para eventos. A plataforma de eventos certa deve dar-lhe acesso a dashboards e relatórios claros que lhe permitam visualizar o seu desempenho, medindo e futuramente otimizando o ROI do evento.

• Mais engagement

As ferramentas que promovem a participação em eventos são essenciais para salientar a atenção dos participantes. É através das interações estabelecidas que os organizadores e expositores, assim como os participantes, podem ter uma percepção real sobre a experiência global do evento.

Certifique-se de que o seu software de gestão de eventos facilita a conectividade de audiências distribuídas ao aceder a todos os dados de participação num único sítio – quer venham da ferramenta de chat ou das salas de videoconferência, quer das interações registadas sem contacto no canal presencial do evento.

• Dados sobre o evento simplificados

Receba estatísticas e relatórios para analisar o que correu bem e onde pode melhorar numa próxima edição do evento. Lembre-se – ao conhecer o desempenho dos seus expositores, vai conhecer o seu também.

Tire partido dos dados para tentar “ler” as pessoas e encontrar respostas para algumas questões. Porque é que os participantes saíram mais cedo? Porque é que estão a aparecer mais tarde em determinadas sessões? Porque é que o expositor X está a recolher mais contactos do que o expositor Y? As pessoas estão a encontrar o que procuram? Procurar feedback junto dos expositores sobre o sucesso do evento é uma boa dica para melhorar a experiência e a taxa de participação no evento, tornando-o memorável.

O que procurar num fornecedor de tecnologia para eventos?

O lema deve ser – pergunte primeiro, escolha a seguir. Vamos supor que está a planear um evento presencial e precisa de um local para o realizar. O que é que você faz primeiro? Escolhe o local do evento e depois considera as necessidades do evento? Não, claro que não.

Quando escolhe um parceiro tecnológico para eventos, é praticamente o mesmo. Deve primeiro obter uma demonstração da plataforma e, por exemplo, perguntar aos diferentes fornecedores sobre as suas capacidades para desenvolver nativamente funcionalidades personalizadas. Se o seu objetivo é organizar eventos híbridos impactantes, talvez seja boa ideia ter a certeza que o seu fornecedor de tecnologia para eventos tem as ferramentas e conhece as táticas para envolver participantes virtuais, disponibilizando ao mesmo tempo hardware no local para acompanhar todas as interações do evento de forma integrada. Além disso, é fundamental definir responsabilidades e alinhar expectativas em relação à produção de eventos virtuais e ao live streaming do evento.

Leia também: Qualidade do live streaming – porque importa aos organizadores

Realizar eventos híbridos de sucesso não depende apenas da escolha da plataforma tecnológica para o evento, mas também de quem está por detrás da sua conceção. Certifique-se de que na adjudicação da proposta existe uma componente de suporte e uma boa equipa de Customer Success. E já terá meio caminho andado.

Principais características de uma plataforma de gestão de eventos

Ferramentas de gestão de eventos da beamian.

Se ainda não leu o nosso artigo que revela as 10 características essenciais de um software de gestão de eventos, recapitulamos agora algumas funcionalidades que devem ser inerentes a qualquer plataforma de eventos. Com breves descrições que fundamentam a aplicabilidade de cada tópico, use esta lista para orientar o seu investimento em gestão de eventos na direção certa:

• Gestão de Inscrições e Marketing de Eventos

Aumente a taxa de conversão de registos para presenças com ferramentas promocionais de marketing de eventos.

• Venda de Bilhetes e Pagamentos

O seu software de gestão de eventos deve possibilitar a venda de bilhetes para o evento e o processamento de pagamentos de forma fácil e rápida.

• Check-In e Controlo de Lotação

O seu evento vai cumprir orientações de gestão de capacidade? Leia este guia prático para check-in e controlo de lotação em eventos.

• Marca Branca

Não deixe que os seus participantes percebam que está a utilizar um software de terceiros para entregar o seu evento.

• Captura de Leads e Partilha de Contactos Digital

Impulsione a partilha de contactos e transforme as interações do evento em pipeline e receitas, tirando partido de soluções contactless para eventos.

• Destaque de Patrocinadores

O virtual vai destacar-se? Certifique-se de que tem diferentes opções para destacar os patrocinadores e exibir as marcas expositoras.

• Live Streaming e Ferramentas de Videoconferência

Transmita o seu evento ao vivo para potenciar questões de acessibilidade e alcance, e promova o networking virtual através de ferramentas interativas como uma janela de chat ou o agendamento de videochamadas individuais ou em grupo.

• Ferramentas de Networking e Engagement

O conhecer outras pessoas e a proximidade com que as conexões se estabelecem é uma das principais motivações para quem decide que vai a um evento. A plataforma de eventos que tem em mente permite a troca de contactos de forma interativa e regista digitalmente as interações, promovendo a extensão das relações num contexto pós-evento?

• Notificações em Tempo Real via App do Evento 

Usufrua de uma aplicação para eventos para manter os participantes atualizados através de notificações instantâneas. Anuncie facilmente alterações na agenda do evento, notifique sobre as próximas sessões ou envie lembretes.

• Relatórios e Estatísticas do Evento 

Estamos em 2022! Portanto, digamos que não é mais aceitável não capturar dados de desempenho sobre o seu evento. A plataforma certa de gestão de eventos vai mostrar-lhe estatísticas importantes e cruzar informações com diferentes fontes de dados, de ambientes online e presenciais simultaneamente.

Escolha o melhor software de gestão de eventos para si

Afinal de contas, e sendo esta ilação com que queríamos terminar, restringir a escolha do software de gestão de eventos certo não tem de ser uma dor de cabeça se conhecermos o que é preciso para optimizar aspetos logísticos, de gestão e de desempenho comercial, satisfazendo todas as necessidades e objetivos do evento. Mas vamos enriquecer esta conclusão com algumas dicas finais.

Quando chegar o momento da decisão final, procure recursos que possam acrescentar credibilidade à sua intenção de compra, como estudos de caso, referências de outros clientes ou demonstrações de produto que lhe permitam determinar se as funcionalidades da plataforma em questão são tão fáceis de utilizar como são apelativas. Ah, e certifique-se que lhe são apresentadas fontes que responsabilizam o parecer de quem avalia, como o Capterra.

Outra dica é procurar por estruturas de preços bem definidas ou páginas de pedido de orçamento que pedem logo algum tipo de dados sobre o evento. Isto mostra que cada proposta comercial é feita e será entregue de acordo com as especificidades de cada evento.