Como organizadores de eventos, temos de nos concentrar no retorno do investimento mas não apenas nisso. A sustentabilidade está a tornar-se cada vez mais um tema central e cada vez mais pessoas estão a adotar iniciativas sustentáveis nas suas vidas. Isto irá naturalmente refletir-se nos seus consumos e nas suas escolhas. Como tal, existe a necessidade de adotar soluções sustentáveis para a organização de eventos sustentáveis, porque esta é a única forma de maximizar a tua taxa de participação e, consequentemente, aumentar o seu ROI.
Não se esqueça de consultar o artigo sobre como escolher uma plataforma de gestão de eventos – checklist que o ajudará na tomada de decisão.
O que são Eventos Sustentáveis?
Podemos descrever um evento sustentável como aquele que é planeado e executado tendo em conta a sua relação com os impactos negativos para com o mundo e o seu objetivo de preservar e manter o meio ambiente, promovendo ao mesmo tempo uma sociedade saudável e inclusiva, e apoiando a economia.
Isto significa que todas as variáveis que envolvem a organização de um evento serão feitas com base numa gestão eficaz dos recursos e na minimização do impacto ambiental.
Inclui a redução de desperdícios, a conservação de energia e recursos, a promoção de transportes amigos do ambiente e o apoio às empresas e comunidades locais. Desde o formato do evento, local do evento, fornecedores, tecnologia do evento, até aos materiais de marketing que promovem o evento, tudo é importante!
Pode a tecnologia ajudar a criar eventos sustentáveis?
Existem, principalmente, duas formas através das quais a tecnologia pode ajudar a criar eventos sustentáveis:
A primeira forma tem a ver com os formatos dos eventos. Se antes estávamos dependentes da participação em eventos 100% presenciais, hoje, isso não acontece. Hoje em dia, temos a possibilidade de participar em eventos híbridos ou virtuais.
No caso de eventos híbridos, pode receber uma grande quantidade de pessoas distribuindo-as entre dois públicos diferentes. Um presencial e um virtual. Isto torna a pegada ambiental menos significativa, sem pôr em risco a capacidade de receber um público maior.
Outra forma que a tecnologia pode ajudar na criação de eventos sustentáveis é através de soluções contactless.
No passado, confiámos na caneta e no papel para confirmar que certos participantes tinham acesso ao evento. Agora, a tecnologia tem um enorme impacto na experiência de eventos memoráveis, ajudando a criar melhores eventos, através de dispositivos eletrónicos sem contacto.
Somos capazes de o fazer sem prejudicar o ambiente, ao mesmo tempo que melhoramos a experiência dos participantes nos eventos, acelerando o processo que normalmente causa mais frustração – a entrada no evento.
Outra forma que a tecnologia pode ser usada para criar eventos sustentáveis com os quais provavelmente já está familiarizado é através do uso de QR Codes. Através desta solução sem contacto, pode reduzir o número de materiais visuais em papel ou cartão para mostrar informações sobre o evento.
Não só os QR Codes têm a capacidade de fazer isto, mas também uma aplicação móvel para eventos. Ao contar com uma aplicação para eventos, pode oferecer aos seus visitantes e expositores toda a informação num único local dedicado ao seu evento. Tudo, em formato digital.
Eventos Sustentáveis: Virtuais & Híbridos
Os eventos virtuais e híbridos têm o potencial de reduzir significativamente o impacto ambiental, melhorando ao mesmo tempo a acessibilidade e reduzindo os custos. Se pretende optar pelo formato híbrido, leia Plataforma de Eventos Híbridos – 5 Funcionalidades Obrigatórias.
Ao adotar estes formatos de eventos, os organizadores de eventos podem ajudar a criar um futuro mais sustentável para a indústria. Veja como:
1. Minimiza a emissão de carbono
Os eventos virtuais ou híbridos podem eliminar ou reduzir a necessidade de viajar, o que pode reduzir significativamente o impacto no ambiente através da redução de transportes necessários.
2. Reduz o lixo
Como todos sabemos, os eventos presenciais podem gerar muito desperdício, principalmente devido ao facto de os organizadores do evento precisarem de imprimir materiais de marketing, entre outros consumíveis.
Os eventos virtuais têm a capacidade de eliminar materiais impressos porque tudo é apresentado no domínio virtual. Por outro lado, os eventos híbridos podem ajudar a reduzir o lixo gerado porque uma parte da audiência estará online.
3. Conserva energia
Os eventos presenciais requerem, muitas vezes, uma enorme quantidade de energia, tal como eletricidade para iluminação do evento, aquecimento e arrefecimento. Eventos virtuais e híbridos podem cortar alguma da energia necessária porque não terá de alimentar um grande local.
4. Melhora a acessibilidade
A sustentabilidade não gira apenas em torno dos aspetos ambientais, mas também em torno de questões sociais.
A organização de eventos virtuais e híbridos elimina as barreiras de acesso de pessoas com deficiências. Se a escolha do local do evento não tiver as condições necessárias para que possam aceder e desfrutar facilmente do evento, irá dar-lhes a oportunidade de aderir online.
5. Reduz os custos
Eventos virtuais e híbridos podem reduzir custos monetários tais como o aluguer de locais, transporte para os participantes e o catering. Se a sustentabilidade é de facto uma preocupação, então os organizadores de eventos podem atribuir estas poupanças a iniciativas mais sustentáveis.
Eventos Sustentáveis: Sem Papel e Contactess através da Tecnologia para Eventos
Se ainda assim optar por organizar eventos presenciais, existem algumas soluções tecnológicas que permitem uma abordagem mais sustentável através do contactless. Terá também a capacidade de fazer uma gestão de inscrições e check-in sem complicações.
As soluções sem contacto reduzem significativamente a necessidade de usar papel nos eventos. Por exemplo, os visitantes podem fazer o check-in para o evento através de um código QR que recebem por e-mail.
Quando se trata de partilhar contactos, os visitantes e as empresas já não têm de usar cartões de visita em papel. Esta informação pode ser recolhida através de um formulário na plataforma de gestão de eventos e depois associada a um cartão ou smart badge que permite a interação com os beamers – uma ferramenta de captura de leads para eventos. Estes cartões podem ser usados infinitas vezes, não contribuindo para o desperdício de materiais.
Além disso, os organizadores de eventos terão uma página de eventos personalizada onde os visitantes podem ver a agenda do evento, reduzindo novamente a necessidade de materiais impressos.
Escolha Locais de Verdes e Acessíveis para Eventos Sustentáveis
Ao providenciar locais acessíveis, os organizadores de eventos podem garantir que as pessoas com deficiência se possam deslocar pelo espaço de forma segura e confortável, aceder a todas as áreas do local, e utilizar instalações tais como casas de banho e acesso a lugares sentados.
A acessibilidade também beneficia muitas outras pessoas que podem não se identificar como tendo uma deficiência mas ainda assim beneficiar de instalações acessíveis. Por exemplo, os indivíduos idosos, e aqueles com lesões temporárias ou problemas de mobilidade podem todos beneficiar da acessibilidade!
Um local que se esforça ativamente para se tornar mais sustentável e que cumpre certas orientações e padrões de sustentabilidade é considerado um local de eventos verde. O primeiro passo para identificar um local de evento verde é procurar pelas certificações de sustentabilidade.
Se as certificações de sustentabilidade não estiverem disponíveis no local do seu evento, é importante criar uma lista de requisitos sustentáveis para o mesmo. Estes podem incluir a utilização de fontes de energia renováveis, a implementação do uso de placas e utensílios reutilizáveis ou compostáveis, a maximização da iluminação natural e a utilização de práticas de eficiência energética, tais como interruptores de luz controlados por movimento.
Use uma Plataforma Digital de Gestão de Eventos Ponta a Ponta para Eventos Sustentáveis
Uma plataforma digital de gestão de eventos de ponta a ponta é uma solução de software que lhe fornece tudo o que precisa, tais como ferramentas e funcionalidades para ajudar os organizadores de eventos a planear, executar e gerir os seus eventos do início ao fim.
Os benefícios de utilizar um software de gestão de eventos são surpreendentes e as caraterísticas e capacidades ajudam os organizadores a lidar com todos os aspetos da gestão de eventos:
1. Registo e bilhética
A plataforma de gestão de eventos permite criar formulários personalizáveis para registar os participantes ou comprar bilhetes online.
2. Planeamento de Eventos
Permite a criação do programa do evento, descrições para cada uma das sessões, e a associação de uma imagem a cada uma das sessões.
3. Marketing e Comunicação
A plataforma de gestão de eventos permitirá aos organizadores de eventos criar páginas de eventos personalizáveis e comunicar com os participantes através de uma ferramenta de e-mail marketing.
4. Engagement no Evento
Irá fornecer ferramentas de engagement para os organizadores tornarem o seu evento mais apelativo, tais como sondagens, sessões de q&a ao vivo, ferramentas de gamificação e de networking.
5. Análise e Relatórios
A plataforma de gestão do evento irá fornecer aos organizadores do evento ferramentas de análise e relatórios em tempo real sobre o engagement dos participantes, venda de bilhetes e outras métricas relevantes do evento. Toda esta informação pode ser usada para ajudar a melhorar a tomada de decisões com uma abordagem data-driven. Ainda não sabe como medir o sucesso do seu evento? Sinta-se à vontade para verificar 7 KPIs Essenciais para Medir o Sucesso do Seu Evento.
6. Integrações
A plataforma certa de gestão de eventos permitirá a integração de outras ferramentas e sistemas, tais como softwares de CRM, plataformas de automação de marketing e sistemas de pagamento.
Com todas as questões emergentes em torno das alterações climáticas, é importante adotar estratégias que vão ao encontro das ideologias dos participantes. Agora que sabe o que fazer quando se trata de criar eventos sustentáveis, está pronto para ter um impacto positivo no nosso mundo?
