Os benefícios de utilizar um de software de gestão de eventos superam o método tradicional de organização de eventos. Um evento representa a sua organização e a plataforma de gestão de eventos que escolher terá um enorme impacto no seu desempenho. Isto faz com que seja importante conhecer as características essenciais para os vários tipos de eventos.
Existem também muitas plataformas de gestão de eventos que pode escolher. Tendo isto em conta, elaboramos esta checklist, juntamente com recomendações com o intuito de facilitar todo este processo.
Plataforma de gestão de eventos: Inscrição e venda de bilhetes
1. Capacidade de criar tipos de bilhetes e códigos promocionais
Certifique-se de que a plataforma de gestão de eventos tem a funcionalidade de tipos de bilhetes para que possa criar vários diferentes acessos dentro do evento. Desta forma, pode proporcionar aos participantes diferentes experiências. O exemplo disto são os bilhetes VIP ou regulares.
Clique aqui para ter acesso a mais ideias: inscrições & check-in em eventos – ideias que os participantes adoram.
Os códigos promocionais, permitem-lhe criar ofertas especiais para aqueles que fazem a compra nas fases iniciais do evento. Esta funcionalidade traz-lhe benefícios porque pode dar-lhe uma ideia de como será a sua futura taxa de participação.
Plataforma de gestão de eventos: Promoção
2. Página de evento personalizada com white-labelling
Imagine ter de construir uma página de eventos dedicada sempre que quiser organizar um evento. Uma das grandes vantagens de optar por uma plataforma de gestão de eventos é a facilidade em inserir os seus materiais de branding. Isto passa a imagem que não está depender de uma plataforma de terceiros.
3. Meios de comunicação para o evento
A plataforma de gestão de eventos tem de lhe oferecer a capacidade de comunicar com os participantes. Estes canais de comunicação são normalmente o e-mail e o SMS. Eles também lhe dão a possibilidade de criar branded e-mails e automatizar as comunicações. Para além disso, pode também querer enviar informação adicional a todos os participantes registados com apenas um clique.
Plataforma de gestão de eventos: Operações
4. Versatilidade no check-in e inscrições no local
Uma plataforma de gestão de eventos tem de se adaptar às suas necessidades, oferecendo diferentes métodos de check-in, dependendo do tipo de evento que está a organizar. Isto é, tem de lhe dar a possibilidade de escolher se quer optar por QR Codes, impressão de etiquetas, ou tecnologia NFC.
A plataforma de gestão de eventos que escolher deve também oferecer a possibilidade de fazer inscrições no local, pois alguém pode decidir participar à última da hora.
Dica: Se não está familiarizado com novas tecnologias e quer ter a certeza que tudo corre bem, pode pedir apoio no terreno a um especialista dentro da empresa da plataforma de gestão de eventos.
Plataforma de gestão de eventos: Engagement dos Participantes
5. Ferramentas de engagement
Quando se trata de feiras comerciais virtuais ou híbridas, pode contar com uma exposição virtual de produtos para os expositores. Isto permite que os visitantes interajam com os produtos. Estes podem adicionar diferentes produtos aos favoritos ou fazer mais perguntas sobre os mesmos. Por outro lado, os expositores podem recolher informação para tomar decisões estratégicas ou para ganhar mais terreno no processo de venda.
Isto pode ser feito tanto em feiras comerciais como em feiras de emprego. Nestes últimos, os participantes podem interagir com ofertas de emprego ao se candidatarem dentro da plataforma, dando toda a informação necessária às empresas que queiram continuar com o processo de recrutamento.
Plataforma de gestão de eventos: Análise
6. Dashboards e relatórios de dados
Uma abordagem baseada em dados é crucial para ter sucesso em qualquer negócio. É por isso que precisa de optar por uma plataforma de gestão de eventos que lhe forneça dados valiosos sobre os seus eventos. Não só os relatórios quando o evento termina, mas também sobre o que está a acontecer em tempo real através de dashboards que comunicam os seus principais indicadores.
Agora que conhece algumas das características essenciais numa plataforma de gestão de eventos, vamos dar-lhe um último conselho. Primeiro, opte por uma plataforma que se ajuste às suas características que necessita. Segundo, tenha em conta as empresas orientadas para o cliente, dispostas a ajudá-lo a alcançar o sucesso ao estar presente em todo o processo. Isto pode acontecer pela forma de aconselhamento quando se trata de configurar o seu evento ou até desenvolver quaisquer novos requisitos que possa necessitar.
