Quando se pensa em planeamento ou gestão de eventos, a gestão de manutenção não é a primeira coisa que nos vem à mente. E está tudo bem. Há inúmeras coisas a fazer antes de um evento. No entanto, consideramos que a gestão de manutenção merece estar na lista de afazeres.
O que é, afinal, a gestão de manutenção? Talvez já tenha ouvido o nome aqui e ali, mas ainda tem dúvidas quanto ao seu significado, e não faz ideia de como se traduz para o seu trabalho. Em termos simples, a gestão de manutenção (FM) trata das “ferramentas e serviços que apoiam a funcionalidade, facilidade e sustentabilidade dos edifícios, terrenos e infra-estruturas da entidade”.”
Se ainda for um pouco vago, vamos entrar em pormenores. Aquelas plantas no átrio? Gestão de manutenção. Limpeza diária? Montagem do ar condicionado para garantir o conforto de todos? Sinais para indicar saídas e fugas de incêndio? Isso também é gestão de manutenção.
A gestão de manutenção engloba tanto serviços técnicos, tais como manutenção de escadas rolantes ou elevadores (“hard facility management”), como também serviços que visam proporcionar conforto e segurança, tais como paisagismo, limpeza, ou reabastecimento de máquinas de venda automática (“soft facility management”). Para um evento, a gestão de manutenção pode estar envolvida em tudo o que se segue:
- posicionamento do equipamento de check-in em todo o local
- alteração de configurações para equipamentos que utilizam temporizadores para desligar
- ajustes na ventilação e no ar condicionado, de acordo com a capacidade do evento
- coordenação das opções de catering ou self-service para os participantes
- questões de segurança extra para o edifício e pessoal adicional
- limpeza pré-evento, limpeza pós-evento, e higienização de todo o perímetro do evento
- colocação e manutenção de contentores do lixo e reciclagem
- atribuição de técnicos especializados (ou equipa) de suporte ao evento
- disponibilização de um sinal Wi-Fi estável e de uma ligação rápida à Internet
- instalação de ferramentas e equipamentos interativos para que as pessoas se possam conectar, mesmo ao organizar eventos híbridos impactantes
Agora, sabemos o que está a pensar – não é diretamente responsável pelos locais que aluga. Mas, tendo em conta o quanto a gestão de manutenção é essencial para o seu evento, não deveria ter uma palavra a dizer?
Primeiramente: planear o layout
Imagine, por exemplo, que está a organizar um evento fora do horário de expediente. Tem a certeza de que as luzes não se vão apagar eventualmente? Será que o ar condicionado não se vai desligar pelo mesmo motivo? Haverá pessoal suficiente nas instalações para manter as casas de banho limpas? Se o evento for no exterior, tem a certeza de que os convidados não vão ser regados de repente? Estas “pequenas coisas” que podem não estar a entrar na sua lista de tarefas, podem impactar negativamente a experiência dos participantes.
É certo que são apenas aspectos técnicos que provavelmente conseguirá resolver alguns dias antes do evento. No entanto, é necessário tomar precauções. Além disso, a gestão de manutenção desempenha um papel crucial no planeamento do layout. Imagine que está a organizar uma feira profissional. Vai de certeza querer certificar-se de que todas as bancas têm iluminação igual, que ninguém vai congelar diretamente de baixo de um sistema de ventilação, ou que o local é facilmente acessível a todos.
Antes do grande dia, vai precisar de criar um layout eficiente, definir percursos para os visitantes que não exijam demasiadas caminhadas, áreas VIP com comodidades especiais e controlo de acessos, estações de comida e bebidas, e um mapa do evento. A gestão de manutenção deve aconselhar a tomada destas decisões para garantir que tudo é planeado para o máximo conforto e segurança dentro das capacidades do recinto ou venue.
Assegurar que os convidados estão confortáveis: gestão de manutenção durante o evento
Tal como os profissionais de eventos, os gestores de manutenção não são sobre-humanos, por isso recorrem frequentemente a soluções como uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) , ou um CAFM (Computer-Aided Facility Management) para acompanhar as operações diárias até ao último detalhe. É assim que são capazes de monitorizar tudo em tempo real e ser um parceiro útil.
Mas não pense que esta é uma situação de “alta tensão”, em que apenas os gestores de manutenção podem aproximar-se do software. Os gestores de eventos também podem juntar-se à diversão. Veja as listas de verificação, por exemplo. Se criar listas de verificação para o pessoal, a sua equipa não se vai esquecer de fazer nada entre diferentes atividades, como desinfetar superfícies, verificar o sistema de som, ou reabastecer os convidados com bebidas.
Mais uma vez, trata-se de trabalho de equipa e comunicação interna. Se tiver implementado um sistema de acreditação eletrónica em eventos e controlo de lotação, por exemplo, esses dados vão ser gravados. Por exemplo, se o gestor de manutenção tiver acesso a essa informação em tempo real, poderá saber quando uma sala de conferências precisa de ser limpa. Podem até ajustar as definições de ventilação e ar condicionado de acordo com o número de pessoas presentes ou com a hora do dia.
A Eventbrite diz que a temperatura é algo que “os gestores de eventos nunca vão acertar”, embora talvez isso se deva apenas ao facto de não estarem a comunicar eficazmente com o pessoal de gestão de manutenção. E o mesmo se aplica às casas de banho públicas sujas, o que pode dar uma má impressão do seu evento.
Os sensores de ocupação também podem ser utilizados para estimar quantas pessoas utilizaram as casas de banho e quando devem ser limpas, fornecendo um nível de serviço consistente. Isto permite-nos evitar queixas comuns tais como odores desagradáveis, falta de mantimentos, caixotes do lixo a transbordar, ou chão sujo. Um estudo de 2013 concluiu que 93% das pessoas consideram “chão sujo ou pegajoso” um sinal de um casa de banho suja, enquanto 89% mencionaram “cheiro” e 88% apontaram “caixotes de lixo a transbordar”.
Finalmente, é possível melhorar o serviço ao cliente integrando outras aplicações com o software de gestão de manutenção. Por exemplo, se alguém se queixar da falta de papel higiénico através do WhatsApp, este pode tornar-se instantaneamente numa ordem de trabalho para o staff. Os seus convidados vão sentir que está a prestar-lhes atenção, e os problemas podem ser resolvidos antes que outro convidado faça a mesma reclamação.
Para lembrar: a gestão de manutenção está nos detalhes
Agora, estas podem parecer pequenas coisas, mas num evento de grande dimensão podem rapidamente acumular-se. Se conseguir lidar com elas prontamente, os participantes podem nem se aperceber de todo. No entanto, se não o fizer, podem facilmente partilhar as suas experiências menos felizes online. É por isso que só a má gestão de manutenção é notada. A gestão de manutenção de primeira classe é invisível, sendo por isso que os profissionais de eventos descuidados a ignoram frequentemente.
Uma citação do próprio Walt Disney vem-nos à mente:“não há magia na magia”. Está tudo nos detalhes”. Se a carruagem de Cinderela se despenhou à meia-noite, ou se transformou numa abóbora, chamem-lhe o que é: falta de manutenção. E se alguém comer uma maçã má, a falta de cumprimento do HACCP (Análise de Perigos e Controlo de Pontos Críticos) é mais provável do que propriamente má sorte. Portanto, deixe os gestores de manutenção fazerem o seu trabalho: eles não vão interferir na gestão do evento, vão apenas certificar-se de que o evento vai ter sucesso.
