Se já é um desafio e tanto manter uma audiência empolgada em eventos ao vivo, é normal que exista uma preocupação acrescida quando transferimos essa mesma experiência para um cenário virtual. Apesar das inúmeras possibilidades de distração que existem online, e que vão desviar a atenção dos seus participantes, existem algumas recomendações que podem ajudar a melhorar a experiência e a taxa de participação em eventos. Vejamos as 8 principais dicas para realizar um evento virtual com altos níveis de participação.
Os eventos virtuais cresceram exponencialmente em 2020 devido à pandemia provocada pela COVID-19, a qual teve um impacto à escala global. Muitos líderes da indústria e organizadores de eventos não tiveram outra escolha a não ser adaptar eventos de grande escala a cenários virtuais e híbridos, uma vez que as restrições de lotação em contextos sociais e as medidas de confinamento se tornaram obrigatórias.
Como competir com a distração programada da internet, como caixas de correio lotadas, feeds inacabáveis nas redes sociais e janelas em formato pop-up que nos incitam a fazer compras online a cada segundo, tudo isto a um clique de distância?
Antes de ver esta questão respondida sem mais rodeios, há um facto relevante que deve ser constatado, por ajudar o leitor a sentir-se mais confiante em relação ao tema:
Estudos revelam que 47% dos participantes têm mais probabilidade de colocar uma questão num evento virtual e que 37% são mais propícios a intervir num evento virtual do que num evento ao vivo.
Agora que sabe que incentivar o envolvimento dos participantes num evento online pode ser bastante acessível, vamos enumerar algumas oportunidades para o fazer:
1. Ofereça conteúdo apelativo
Reinventar os seus eventos em cenários virtuais implica desenvolver conteúdo altamente relevante, capaz de remeter a atenção dos seus participantes para o que realmente importa, dando menos hipóteses a outras possíveis distrações online.
2. Invista na qualidade da produção
Nunca pensou em descurar na aparência do espaço do seu evento, pois não? Porque haveria de fazê-lo num evento online? É importante elevar a qualidade da produção de qualquer tipologia de evento. Na falta de stands físicos, deve ser garantida uma experiência de marca completa através de stands virtuais, Na falta de conexões em pessoa, deve ser potenciado o networking digital através de salas de reunião virtuais. E claro, escolha uma plataforma para eventos virtuais capaz de lhe oferecer uma qualidade de vídeo acima da média e ferramentas de comunicação interativas.
3. Promova interações em tempo real
Dê a possibilidade aos seus participantes de levantarem questões e forneça as respostas durante o evento. Se o seu evento virtual oferecer conteúdo relevante, a probabilidade dos participantes interagirem com o painel de expositores será maior. Continue a fazer sessões de Q&A em tempo real, tal como faria num evento presencial.
Com a app de expositores & visitantes da beamian, torna-se possível gerir em tempo real as interações que ocorrem no decorrer do seu evento, tal como sessões de votação. A utilização de uma app móvel para eventos é essencial para potenciar os níveis de participação, e para recolher dados relevantes sobre a taxa de envolvimento com as diferentes sessões do evento. Está a tirar partido das melhores ferramentas de captura de leads para eventos ao vivo, híbridos e virtuais?
Outra ideia com potencial pode ser obter feedback acerca da satisfação dos participantes em relação aos seus expositores, através de questionários NPS. Além de ser uma ferramenta altamente interativa, ainda lhe vai oferecer a possibilidade de recolher dados relevantes sobre o seu evento.
4. Disponibilize uma espécie de knowledge base no seu evento virtual
Tal como provavelmente ainda tem dúvidas em relação à organização de eventos online, os seus participantes também podem ter as suas próprias questões e preocupações no sentido de como podem tirar o máximo partido de uma experiência de evento virtual. Portanto, não será má ideia de todo ter uma página específica capaz de centralizar os tópicos mais pertinentes (FAQs) e guiar a experiência que a sua audiência pode obter.
Dica premium: Eleve os seus padrões e vá além da normalidade de um guia escrito. Ao invés disso, apresente um vídeo para o mesmo efeito aos seus participantes!
5. Use e abuse das ferramentas de networking digital
Medir o ROI de um evento virtual é um requisito essencial, com os dados pessoais recolhidos durante o processo de inscrição online a contribuírem de forma eficaz para o sucesso do seu evento. Da mesma forma, é fundamental disponibilizar ferramentas de chat e vídeo, dando aos participantes a oportunidade de estabelecerem interações com outros colegas e expositores de forma prática. A melhor parte é que essas mesmas interações têm um segundo propósito – serem convertidas em insights, tornando possível medir o sucesso do seu evento virtual.
6. Não restrinja as suas sessões a um horário específico
Estar um dia inteiro sentado em frente a um ecrã pode tornar-se aborrecido, não é? E uma vez que é bastante mais descomplicado e acessível para uma audiência assistir a sessões específicas conforme a disponibilidade individual, em vez de existir um horário programado, a as sessões gravadas podem ser uma opção viável. Além disso, devido à globalização, torna-se impossível disseminar um webinar ou outro evento em tempo real no mesmo fuso horário, e para diferentes zonas geográficas. Portanto, se a sua estratégia tiver com objetivo impactar uma audiência mais ampla, siga este conselho.
7. Torne as suas sessões mais curtas
Reter a atenção das pessoas em eventos virtuais tem por base uma estratégia completamente diferente da utilizada em eventos presenciais. A inexistência de sensações, usualmente ligadas a toda a envolvência do espaço, como música, atuações e discursos inspiradores a cada canto, tende a tornar os eventos online menos empolgantes. Afinal, do outro lado está apenas uma cadeira, um ecrã e uma pessoa. E, por isso, os eventos virtuais devem ser pensados de forma mais curta, dinâmica e assertiva.
8. Aposte numa estratégia de gamificação
Aumente a taxa de participação no seu evento virtual através de jogos, por forma a influenciar o comportamento dos seus participantes e atingir os objetivos do seu evento. Coloque-os a interagir com expositores, a fazer networking com outros colegas, ou promova votações que ofereçam recompensas. Afinal de contas, todos gostamos de sair a ganhar.
Ter a capacidade de manter uma audiência interessada e atenta em eventos virtuais acarreta pensar fora da caixa e, sobretudo, não pensar nisso como uma versão simplificada dos eventos ditos tradicionais. Em suma, cenários de eventos distintos exigem estratégias de envolvimento completamente diferentes, exigindo aos organizadores de eventos que se coloquem no lugar dos participantes.
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