Chegámos à conclusão que os eventos pré-pandémicos já não satisfazem completamente as necessidades dos seus visitantes e os objetivos que a sua empresa se propôs atingir. Agora, está à procura de alternativas para a gestão de eventos de sucesso. Se os eventos presenciais já não são suficientes para atingir grandes retornos, que solução deve escolher? A resposta é: plataforma de eventos híbridos.
Tal como nos eventos presenciais, provavelmente não escolheria um local sem primeiro avaliar se corresponde às suas expectativas. Neste caso, tem de olhar para as ofertas das plataformas de eventos híbridos e perceber se têm as funcionalidades necessárias para realizar o evento que precisa.
Através deste artigo, vai aprender o que são eventos híbridos e os seus benefícios, e quais são as 5 funcionalidades que precisa para lhe ajudar a alcançar o sucesso, atingindo os seus objetivos mais rapidamente do que nunca.
O que são os eventos híbridos e quais os seus benefícios?
Em termos simples, um evento híbrido é um evento que combina os benefícios tecnológicos dos eventos online com os benefícios tradicionais dos eventos presenciais. Isto significa que a sua audiência virtual pode participar no conforto das suas casas, não se preocupando com deslocações para o local do evento, enquanto a sua audiência presencial pode contar com uma experiência mais pessoal e exclusiva.
Quanto aos organizadores do evento, estes podem beneficiar da oferta de uma experiência de evento mais completa, alcançando uma maior audiência e com mais possibilidades de levar ao engagement dos participantes. E porque é que o sucesso é garantido se o fizer? Porque irá inevitavelmente explorar o alcance global dos eventos híbridos, ao ganhar uma maior capacidade de envolver o seu público, e ter a possibilidade de atrair patrocinadores importantes. Tudo isto com menos custos associados e sempre com o acompanhamento de dados e métricas.
O que é uma plataforma de eventos híbridos?
Uma plataforma de eventos híbridos é uma plataforma que lhe permite combinar o melhor dos dois mundos quando se trata de criar eventos memoráveis. O seu principal objetivo é reunir os dois tipos de participantes, o presencial e o online, dando-lhes a mesma oportunidade de interagir e usufruir da experiência como se estivessem juntos no mesmo lugar.
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Se pensar sobre o assunto, terá mais oportunidades de alcançar uma audiência maior porque não existem barreiras físicas, uma vez que pode disponibilizar o seu evento e entregar o seu conteúdo a indivíduos que, de outra forma, não poderiam juntar-se ao seu evento devido a estas mesmas limitações. Este é um enorme benefício, mas não é o único.
Benefícios da utilização de uma plataforma de eventos hibrídos
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Plataforma de eventos híbridos integrada para ambas as audiências
Há uma palavra com um enorme “buzz” por aí, e o seu nome é omnichannel. As empresas de todas as indústrias estão adaptar-se e tentam oferecer uma experiência integrada entre o mundo virtual e o real. Como vai lidar com dois tipos diferentes de audiência (presencial e online), é importante integrar os participantes e a própria experiência numa única plataforma.
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Poupança de tempo
Ao automatizar cada processo no que toca a tarefas administrativas tais como como registo e check-ins ou envio de convites por e-mail, pode poupar muito tempo.
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Facilidade no branding do evento
Como sabemos, é importante ter a nossa identidade visual ao criar uma ação que represente a nossa organização. A plataforma de eventos híbridos permite-lhe fazer isto sem que os potenciais visitantes se apercebam que pertence a uma plataforma de terceiros.
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Melhoria contínua através de insights valiosos
Os dados que as plataformas de eventos híbridos lhe oferecem dão-lhe uma visão profunda do que está a acontecer em cada momento do evento. Isto é extremamente valioso para compreender como pode melhorar os seus eventos no futuro.
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Engagement dos visitantes
Como está a lidar com um público heterogéneo, pode ser mais desafiante pensar em diferentes formas de os levar ao engagement. Mas, se procura melhorar a experiência e taxa de participação em eventos, tem de ter o conhecimento das diferentes ferramentas e táticas disponíveis que as plataformas de eventos híbridos oferecem e tirar o máximo partido delas. Quando se tem um conhecimento mais aprofundado sobre os eventos híbridos, mais facilmente aplicamos as estratégias necessárias para alcançar um resultado muito mais positivo quando comparado exclusivamente com um evento presencial.
5 funcionalidades obrigatórias numa plataforma de eventos híbridos
Agora que viu o que os eventos híbridos podem oferecer, e tomou a decisão de organizar um, precisa de escolher as funcionalidades certas para o fazer com sucesso.
1. Apoio ao cliente e resolução de problemas
Se vai começar a usar uma plataforma de eventos híbridos pela primeira vez, poderá necessitar do máximo de apoio possível. Mesmo que já tenha alguma experiência na organização deste tipo de eventos, podem existir problemas inesperados ao usar plataformas digitais, e uma plataforma de gestão de eventos não seria exceção à regra.
Por alguma razão e em qualquer altura, pode ter algum tipo de problema e é, portanto, necessário que a equipa de suporte esteja disponível para o ajudar ao longo de todo o processo.
Outro aspeto importante será a capacidade desta mesma equipa lhe oferecer uma rápida resposta se tiver uma necessidade específica, tal como mudar uma determinada característica ou introduzir uma nova. Uma equipa de suporte dedicada irá certificar-se que tem tudo o que é necessário para criar experiências de eventos inesquecíveis.
2. Entrega de conteúdo melhorada
Com a hibridização, existe a vantagem de gravar os seus oradores e sessões através do live streaming para eventos. Por esta razão, tem a oportunidade de entregar este conteúdo aos participantes que não puderam participar numa determinada sessão ou que querem vê-la novamente dentro de alguns dias ou mesmo semanas após o evento ter terminado. É por isso que precisa de estar preparado se o seu público lhe pedir sessões gravadas através do live streaming.
Saber como escolher a melhor ferramenta de live streaming para eventos é crucial porque para que um evento seja considerado híbrido precisa de replicar a experiência presencial para o mundo virtual e a sua qualidade é vital para o sucesso do mesmo. É por isso que deve assegurar que o seu serviço de live streaming não apresenta problemas como atrasos ou paragens e assegurar que a sua solução de live streaming funcione sem problemas e tem a capacidade suficiente para os participantes esperados.
Descubra mais em qualidade do live streaming: porque importa aos organizadores.
3. Ferramentas de engagement
Se nos eventos presenciais o conteúdo que é apresentado já é rei, então em eventos híbridos vai muito além disso. O principal desafio neste tipo de eventos incide, sobretudo, na audiência online. A questão é: como podemos aumentar a taxa de participação em eventos virtuais que, naturalmente, dado o ambiente que os rodeia, pode ter múltiplas distrações? A resposta é: o conteúdo. Por esta razão, é importante que a plataforma de eventos híbridos que vai escolher, tenha ferramentas digitais que captem a atenção dos participantes e aumentem a probabilidade da interação. Certifique-se de que a plataforma que escolher tem as seguintes ferramentas de conteúdo:
- Sondagens e um sistema de votação de fácil utilização;
- Funcionalidade de perguntas e respostas moderadas ao vivo;
- Chat em tempo real;
- Convites de um só click (para reuniões individuais ou em grupo);
- Gamificação;
- Soluções contactless para eventos.
4. Customização
Ao escolher uma plataforma de eventos híbridos, é crucial que esta lhe dê a capacidade de aplicar e editar elementos de marketing e branding da sua empresa ou clientes com a maior facilidade. Tente compreender se a plataforma permite a personalização de temas, banners, placeholders, e e-mails no site do evento ou na própria plataforma.
Isto é de extrema importância porque é necessário passar a perceção de que a sua empresa é proprietária de todo o evento, traduzindo-se numa maior perceção de credibilidade e consequente participação.
5. Relatórios e análises
Como é que sabe se o seu evento foi um sucesso? Extraindo dados úteis e criando relatórios baseados em indicadores-chave de desempenho. É por isso que precisa de ter a certeza que a plataforma de eventos híbridos pode fornecer-lhe métricas chave como por exemplo:
- Número de interações estabelecidas, quer com produtos, quer com stands de exposição;
- Taxas de participação e engagement;
- Contactos partilhados por expositor;
- Monitorização de receitas;
- Métricas de satisfação de participação;
- E outros de acordo com os seus objetivos específicos.
Usar uma plataforma de eventos híbridos para o seu próximo evento: por onde começar
Agora que sabe o que são eventos híbridos, as suas ferramentas e como podem ajudá-lo a alcançar os seus objetivos mais rapidamente, é altura de perceber como tudo começa. Aqui está um guia passo-a-passo para planear o seu primeiro evento:
1. Identifique os objetivos do seu evento híbrido
Ao identificar os objetivos do seu evento híbrido, é importante responder antecipadamente a certas questões.
- Porque é que eu estou a organizar um evento híbrido?
- O que é que eu quero alcançar com este evento?
- O que tenho para oferecer ao meu público-alvo?
- Que valor posso acrescentar aos meus expositores e patrocinadores?
Tendo uma compreensão clara do propósito, pode agora definir os verdadeiros objetivos dos seus eventos e os KPIs que irão medir o sucesso na sua direção.
2. Elaborar um plano preliminar do evento
O próximo passo que deve tomar depois de definir os seus objetivos e público-alvo deve ser a elaboração de uma visão preliminar do seu evento.
- Data do evento: Qual é o período de tempo estimado do seu evento?
- Participação: Quantos participantes vão, possivelmente, participar no seu evento? Terá capacidade suficiente para os acolher no local do evento à escolha?
- Tipo de evento: Será uma feira de emprego ou uma feira de negócios? Evento de um dia ou de vários dias?
- Local do evento: Comece por criar uma lista de possíveis locais para acolher a audiência presencial do seu evento.
Quando tiver o primeiro rascunho de como será o seu evento, pode agora ter algumas ideias sobre quais serão as suas despesas esperadas, e por isso terá mais facilidade em definir um orçamento.
3. Alocação de orçamento
Sabe que as coisas ficam sérias quando estamos a falar de orçamentos. Isto acaba por variar dependendo do tipo e tamanho do seu evento. Aqui está uma lista de coisas que deve considerar:
- Aluguer do local e respetivos custos adicionais associados;.
- Plataforma de eventos híbridos que irá utilizar e funcionalidades adicionais;
- Equipamento audiovisual para os seus oradores presenciais e audiência;
- Staff presencial e alojamento (se aplicável);
- Serviços de catering;
- Materiais de marketing e branding;
- Marketing e comunicação de eventos;
- Equipamento adicional (cadeiras extra, mesas).
Ao deparar-se com o orçamento necessário, é quando percebe se as suas expetativas se alinham com a realidade. Caso contrário, precisa de sacrificar alguns dos pontos anteriores sem comprometer o sucesso do evento em si.
4. Componha uma equipa talentosa para o evento
Apesar da sua audiência estar repartida entre o online e presencial, e o staff necessário provavelmente será menor do que num evento completamente presencial, é necessário, ainda assim, preencher algumas funções para que possa assegurar o sucesso do seu evento.
A sua equipa de eventos pode variar de acordo com o tamanho e tipo do evento. Contudo, elaborámos uma lista de algumas das funções mais importantes que provavelmente irá necessitar:
- Gestor de Eventos: responsável pela liderança do evento híbrido, como a gestão de toda a equipa, parceria, e alocação do orçamento;
- Gestor de Marketing: responsável pela comunicação do evento através dos vários canais de comunicação;
- Gestor de Patrocínios: responsável por criar e manter o relacionamento com os patrocinadores;
- Gestor de Talento: responsável pela gestão do leque de talentos, tais como oradores;
- Parceiro tecnológico do evento: responsável pela gestão de todos os aspetos tecnológicos do evento, tais como a plataforma do evento e a fonte de transmissão em direto;
- Gestor de Redes Sociais: responsável pelas interações das redes sociais e pela comunicação em tempo real, antes, durante e após o evento.
5. Escolha o localização certa para o evento à primeira
Uma das vantagens de organizar um evento híbrido é que pode alugar um local mais pequeno, uma vez que também terá uma audiência online. No entanto, precisa de se certificar de que pode instalar todo o equipamento e tecnologia para tornar tudo isto possível neste mesmo local. Equipamento à parte, certifique-se de que também tem espaço suficiente para que os participantes possam ter sessões de networking, pois esta é uma das principais razões pelas quais eles se juntam a eventos presenciais.
6. Escolha um parceiro tecnológico de confiança
Quando se trata de escolher um parceiro tecnológico de eventos de confiança, existem dois tipos de características a ter em conta: as intangíveis e tangíveis.
As características intangíveis podem ser resumidas numa só – a relação que terá com o próprio fornecedor de tecnologia. Se tiver algum tipo de problema, irá obter a assistência de que necessita? Vão aconselhá-lo sobre o tipo de características de que vai precisar? Todos nós queremos ter sucesso nos nossos negócios, mas o que dita realmente o sucesso de um negócio? As pessoas que fazem parte deles e as suas relações.
As características tangíveis resumem-se às funcionalidades que quer ter. Se estiver confortável com a tecnologia, então poderá necessitar de uma plataforma que lhe permita usufruir de um serviço autónomo. Se precisar de funcionalidades que a plataforma não oferece à partida, serão capazes de satisfazer as suas necessidades através de um serviço premium e desenvolver o que precisa?
Para além destas questões, quando se trata de escolher uma plataforma de gestão de eventos, também pode filtrar a sua escolha de uma forma mais simples, pelas suas necessidades. Idealmente, irá identificar as necessidades do seu evento e escolher as funcionalidades de acordo com as mesmas. Mas, com um grande leque de plataformas de eventos, escolher uma pode ser bastante desafiante.
Lembrete: Certifique-se de que tem as ferramentas necessárias quando se trata de registo online, emissão de bilhetes, transmissão em direto, análises e relatórios, e também a ferramenta certa para a recuperar dados e captura de leads.
Como percebeu, existem muitos benefícios associados aos eventos híbridos, e agora, com todo o conhecimento adquirido neste artigo, poderá escolher a plataforma de eventos híbridos certa, com as funcionalidades necessárias para lançar um evento híbrido de sucesso. O futuro não é cem por cento virtual nem presencial. O futuro é híbrido.
