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A criação de um registo e check-in sem complicações é um passo essencial na gestão de eventos de sucesso. Sabemos da importância das primeiras impressões, e para além da página principal do evento, ou algum outro tipo de material de comunicação que tenha como objetivo promover o seu evento e atrair o seu público-alvo, o próximo passo mais importante é criar um processo de registo e check-in do evento polido.

Registo digital e bilhética

O processo de registo ou inscrição é um ponto vital para qualquer negócio de qualquer indústria quando é necessário para o seu funcionamento. Se pensar sobre o assunto, a inscrição online e venda de bilhetes faz parte do caminho que lhe permite adquirir novos participantes em eventos e a reunir dados importantes ou, obter compensações monetárias através da venda de bilhetes.

Por este motivo, há necessidade de criar uma experiência de inscrição e venda de bilhetes sem qualquer tipo de resistência para que possa impressionar aqueles que estão interessados em participar nos seus eventos. E, como seria isto hoje em dia? Através de um sistema digital de registo e de bilhética.

Se a sua página de eventos ou materiais de marketing os fez chegar à fase de inscrição, podemos concluir que já fez um bom trabalho. Mas agora, não o desperdice com um mau processo de registo digital e de venda de bilhetes. 

Pense assim, se tivesse uma loja com produtos, provavelmente o seu layout teria uma boa apresentação e algum staff experiente para orientar os potenciais clientes no processo de compra 

Nos eventos, tem que contar com uma plataforma visualmente apelativa e fácil de usar, principalmente quando estamos a falar de inscrição ou aquisição de bilhetes, pois este acaba por ser a primeira “interação” com o evento. Tudo isto para que possa ter a melhor hipótese possível de os transformar em visitantes.

Como o registo digital pode ajudar a criar uma melhor experiência em eventos para participantes e expositores

Agora, vamos falar sobre como a digitalização de inscrições pode beneficiar a experiência dos participantes e expositores em eventos.

Mais rápido e conveniente

Os registos digitais são mais rápidos e convenientes porque não há papelada para ser preenchida. 

Os participantes podem registar-se no conforto das suas casas, com diferentes dispositivos e mesmo que cometam um erro, podem facilmente apagá-lo e corrigi-lo sem fazer uma bagunça. 

O organizador do evento pode até fazer as suas inscrições através da importação de uma base de dados para a plataforma de gestão de eventos. Para além disso, conta com um evento sem papelada e como resultado poupa dinheiro.

Confirmação de registo instantânea

As inscrições digitais permitem-lhe enviar instantaneamente uma mensagem de confirmação aos seus participantes quando estes satisfazem os requisitos de inscrição. Por exemplo: eles forneceram todas as informações necessárias? Efetuaram o pagamento? Como podem obter esta confirmação? Através da configuração de um e-mail que é automaticamente enviado quando todos os requisitos são cumpridos. 

Estatísticas e relatórios em tempo real

O processo de registo tradicional já se foi há muito. E porquê? Sempre que obtém um novo registo, são necessários recursos humanos para reunir toda a informação e introduzi-la numa base de dados. Esta é uma tarefa desafiante quando não há automatização.

A digitalização torna tudo automatizado e rastreável em qualquer momento. Quando um novo registo chega, a informação fornecida é imediatamente colocada nos locais certos e carregada para uma base de dados.

Reduzir o trabalho humano não só reduz a possibilidade de erros causados pelo cansaço das tarefas repetitivas, mas também acaba por poupar mais dinheiro ao automatizar processos que de outra forma seriam realizados por pessoas.

Registo digital e sustentabilidade

Existe uma crescente preocupação com o ambiente e as causas sociais. A sustentabilidade é uma palavra de ordem na maior parte dos meios de comunicação social. Se há pessoas que adaptam o seu consumo consoante causas sociais e ambientais, torna-se necessário ir ao encontro destas mesmas ideologias. 

Os eventos sustentáveis são contactless e sem papel e o registo digital vai ao encontro destas ideologias. Como resultado, os visitantes provavelmente não pensarão duas vezes em juntar-se ao seu evento. Uma sociedade sem papel é uma sociedade amiga do ambiente.

Como otimizar o processo de check-in do seu evento. Características que precisa de ter

Depois de implementar o seu registo digital e de se livrar de todo o trabalho manual desnecessário, é altura de pensar em tornar o processo de check-in o mais suave possível. E como pode fazer isto? Vamos descobrir!

Registo no local

Uma característica importante que o check-in do seu evento precisa de ter é a possibilidade de fazer o registo no local porque pode querer registar alguém que apareceu à última da hora. Ter um plano de contingência é fundamental para qualquer tipo de desafio que possa surgir.

Controlo de acesso e alertas de capacidade

O controlo de acesso permite-lhe saber quem é poderá participar em tal sessão por tipo de bilhete. Se alguém tem um bilhete do tipo VIP, então pertence a um lugar diferente dos participantes que têm bilhetes regulares para esse evento. 

Os alertas de capacidade são úteis para eventos com capacidade limitada e dão-lhe a informação sobre quantas pessoas estão atualmente no evento ou numa sessão específica. 

Mensagens automatizadas:  “como fazer o check-in”

Todas as pessoas se sentem mais à vontade quando sabem qual é o próximo passo. É por isso necessário criar um e-mail automático para que os participantes sejam informados sobre como proceder no check-in do evento. Pode optar por fazê-lo assim que confirmarem a inscrição ou um dia antes do início do evento. 

Paperless com soluções contactless

Soluções contactless vão certamente melhorar a sua acreditação eletrónica em eventos e controlo de lotação, tornando toda a experiência mais rápida, dinâmica e menos trabalhosa. 

Elimina a necessidade de tocar num ecrã ou num dispositivo e como resultado, acelera o processo ao eliminar longas filas de espera. 

Também facilita a monitorização de entradas e saídas em eventos. Para além destes benefícios, reduzem os custos do evento e o seu impacto no ambiente.

3 soluções contactless que pode utilizar:

  • Código QR: a solução contactless mais barata e o seu objetivo é identificar cada um dos participantes através de uma identificação associada ao código QR. Isto pode ser feito com qualquer dispositivo com um leitor de QR Code.
  • Smart Badges: adapta-se às mesmas necessidades que o Código QR mas a informação de identificação do participante é incorporada num pequeno chip. São tipicamente usados em eventos onde você precisa de uma identificação visível de cada participante. 
  • Wristbands: As pulseiras funcionam da mesma forma que o smart badge, com uma identificação incorporada num chip pequeno. São usados em eventos onde não precisa de uma identificação visível de cada participante. As pulseiras facilitam o processo de controlo de acesso, tendo, por exemplo, cores diferentes. Elas são também mais adequadas para eventos de vários dias.

Staff qualificado

Embora nos estejamos a dirigir para um mundo mais tecnológico, ainda há necessidade de um toque humano. Nem todos os participantes estão cem por cento confortáveis e têm o conhecimento tecnológico necessário para saber como proceder no check-in do evento. É por isso necessário alguém que saiba resolver quaisquer questões técnicas e que conte com as competências interpessoais necessárias para lidar com as questões que qualquer participante possa ter.

Porque o controlo de acessos é uma característica útil

O controlo de acessos permite-lhe compreender quantas pessoas estão dentro do evento. Suponha que é um evento onde há uma compra de bilhetes ou uma inscrição prévia. Nesse caso, não haverá problema com a capacidade de receber essas mesmas pessoas, porque você está à espera desse mesmo número de participantes. 

Quando isto não acontece, é necessário contar o número de participantes dentro do local do evento e as suas entradas e saídas, tanto por razões de segurança como pela própria qualidade do evento que se pretende alcançar. 

O Headcounter é uma aplicação móvel gratuita desenvolvida pela beamian e tem a capacidade de contar, em tempo real, quantas pessoas entram e saem de determinado local, permitindo-lhe controlar a capacidade do seu evento.

Recolha de dados valiosos para o seu evento

Através de registos digitais, pode aceder a uma base de dados onde tem acesso a múltiplas informações adequadas às suas necessidades, de acordo com as perguntas feitas no seu formulário de registo. Isto pode ser útil para conhecer o seu público-alvo.

Ao utilizar soluções tecnológicas de check-in, conta também com toda a informação sobre o tráfego do evento. Quantas pessoas participam em determinados momentos, quais os momentos com mais tráfego, a taxa de participação, entre outros. Há infinitas possibilidades de extrair informações úteis sobre o seu evento, por isso seja criativo.

É importante colocar-se no lugar dos visitantes e descobrir como lhes pode proporcionar a melhor experiência possível. Para isso, precisa de usar a tecnologia que tem à sua disposição e digitalizar o processo de registo e check-in. Não só irá proporcionar uma melhor experiência, como também lhe poupará muito trabalho e dinheiro.

A inovação tecnológica está em constante crescimento em todas as indústrias e a indústria dos eventos não será diferente.

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