O que é a acreditação eletrónica?
Check-in eletrónico para uns, acreditação eletrónica para outros. Há ainda quem utilize os termos “credenciação eletrónica”, “check-in online em eventos” ou “acreditação com QR Codes”, todos para referir um processo de registo digital de participantes em eventos. Normalmente, fala-se primeiro em registo – feito através de formulários de inscrição online – e, depois, em validação de entradas no (tão aguardado) momento da chegada dos visitantes ao evento.
Sendo este processo inicial sinónimo de uma primeira interação dos visitantes com o evento, é crucial para os organizadores garantir a sua rapidez e eficiência. Tudo em prol de um objetivo único – melhorar a experiência e taxa de participação em eventos.
Existe ainda uma dualidade muito útil associada a este tipo de solução digital para eventos – a qual permite não só agilizar o momento do check-in, como também salvaguardar a segurança e questões de controlo de lotação, através da monitorização do número de visitantes em tempo real versus a lotação máxima do recinto do evento.
2. Vantagens da acreditação eletrónica com a beamian
- Poupança de tempo e recursos – uma vez que o processo de credenciação dos participantes no evento é feito de forma 100% digital, sem papel e sem procedimentos manuais;
- Acesso a uma base de dados digital – após o preenchimento dos formulários de inscrição online, é possível analisar e segmentar de forma eficiente os dados dos visitantes inscritos no evento, sem quaisquer perdas de informação ou erros humanos;
- Acesso a dados e preferências dos participantes – é possível, e em total conformidade com o RGPD, utilizar os dados dos participantes para oferecer experiências mais personalizadas durante e/ou após o evento (exemplos: gestão de consumos, comunicação através do envio de notificações via app do evento ou através de ações de follow-up comercial via e-mail);
- Controlo de acessos do espaço em tempo real – faça a monitorização digital de todas as entradas e saídas do evento, de sessões específicas ou de áreas VIP;
- Alertas de controlo de lotação – receba notificações instantâneas sempre que a lotação do evento ou de um determinado perímetro atingir a sua capacidade máxima;
- Utilização de tecnologia sem contacto – ofereça experiências descomplicadas através da leitura de QR Codes ou smart badges, que identificam individualmente cada participante;
- Dados sobre o evento – averigue o sucesso do seu evento com base na análise de dados (exemplos: taxa de comparência, sessões mais visitadas, expositores com maior número de interações, etc).
3. O que ganham os eventos com a acreditação eletrónica?
Uma das formas mais promissoras do setor dos eventos contribuir para a sustentabilidade global passa pela redução ou eliminação do consumo de papel – afinal, eventos sustentáveis são contactless e sem papel. Portanto, estamos também a falar de uma solução amiga do ambiente que, ao mesmo tempo, reduz consideravelmente o tempo de validação de entradas. Como resultado, o fluxo inicial do evento torna-se muito mais fluido do que com a utilização de papel. A verdade é que com a tendência crescente da digitalização e do uso de tecnologia na indústria dos eventos, a contagem manual em folhas de papel intermináveis deixa de ser um processo atraente, tornando-se muito pouco eficaz.
Além do mais, com a aceleração dos planos de vacinação, muitos organizadores estão a renovar as suas expetativas na retoma progressiva das suas atividades – que passa desde o início por explorar o alcance global dos eventos híbridos – procurando reinventar-se rumo à digitalização de processos e interações.
4. Dicas e soluções práticas para controlo de lotação em eventos
A primeira impressão conta, e muito! É importante entender que a primeira opinião de um participante em relação a um evento é a ideia que vai permanecer desde a primeira interação que, nem por acaso, acontece durante o processo de check-in. É esse primeiro contacto que vai superar (ou não) a espera positiva de cada participante, levando à interiorização de uma percepção que, ou é logo valorizada e vai de encontro ao que consideramos aceitável, ou não. Portanto, não caia no erro de encarar a acreditação eletrónica do seu evento como um mero processo logístico e ofereça experiências extraordinárias aos seus participantes, logo desde o início – através das melhores soluções tecnológicas para eventos.
Por outro lado, o software certo de check-in, credenciação ou acreditação eletrónica não só vai contribuir para gerar uma boa primeira impressão sobre a organização do mesmo, como vai ser uma ferramenta fundamental para efeitos de controlo de lotação. Tire partido desse dualismo!
Neste guia prático para check-in e controlo de lotação em eventos, descubra algumas dicas que podem ajudar na simplificação do atual processo de check-in dos seus eventos e na implementação de um sistema de controlo de lotação fácil de utilizar.
