Há uma nova forma de fazer negócios na era digital – daí várias organizações internacionais estarem continuamente a reunir esforços para se adaptarem à nova realidade dos eventos digitais. E embora muitos profissionais de eventos se tenham agarrado à esperança de que os eventos presenciais seriam possíveis mais cedo ou mais tarde, o seu regresso trouxe novos padrões de envolvimento, acessibilidade e facilitação de processos.
O futuro dos eventos é phygital, assíncrono e imersivo, forçando as estratégias de marketing de eventos a migrar do mundo analógico para o digital. Sim, é tempo de fazer convergir a experiência da conexão presencial com a conveniência digital, mas impulsionar esta transição e criar uma estratégia de eventos que satisfaça as exigências atuais não tem de ser um bicho de sete cabeças. E por isso criámos esta lista com os aspetos mais importantes de uma plataforma de gestão de eventos para a realização de experiências inesquecíveis e sem complicações:
1. Simplifique e digitalize as inscrições do seu evento, o processo de check-in e o controlo de acessos
É lógico – a velocidade da gestão de eventos é diretamente proporcional ao número de participantes que vai ter de gerir. Felizmente, as folhas de cálculo e os formulários de registo em papel evoluíram para um sistema automático que permite fazer a gestão autónoma e digital dos vários processos do ciclo de vida de um evento. O uso adequado de uma plataforma de gestão de eventos com funcionalidades de check-in e gestão de participantes é a tábua de salvação dos eventos de grande escala que precisam de ter controlo em tempo real sobre as entradas e saídas em sessões específicas, salas de conferência ou áreas VIP. Saiba mais sobre acreditação eletrónica em eventos e controlo de lotação.
2. Escolha um serviço de live streaming fiável e multifuncional
Os eventos híbridos necessitam, na maioria dos casos, de suporte técnico para atingirem todo o seu potencial. Afinal, os organizadores de eventos ambicionam oferecer uma experiência inesquecível a todos os visitantes, independentemente do canal que escolheram para participar no evento. Embora a tecnologia seja a principal precurssora das conferências online e do live streaming, é necessária ajuda técnica para apoiar o “behind-the-scenes” da produção do seu evento – não sendo propriamente uma surpresa vermos a qualidade do live streaming como um dos principais desafios dos organizadores. Já conhece os nossos serviços de produção para eventos digitais?
3. Escolha uma plataforma de gestão de eventos que se adapte às suas necessidades
As prioridades para uma plataforma de gestão de eventos devem incluir a capacidade de personalizar uma experiência totalmente omnicanal, o nível de praticidade da configuração do evento tanto para ambientes virtuais como presenciais, a facilidade de utilização e o valor das estatísticas exibidas para expositores e organizadores. No entanto, nem só de tecnologia se faz o sucesso e certamente vai precisar de recorrer a suporte especializado antes, durante e depois do evento. A escolha de uma plataforma de eventos bem avaliada na componente de Customer Success pode impactar positivamente a experiência de integração de ferramentas digitais nos seus eventos.
4. Adquira ferramentas de recolha de dados que simultaneamente monitorizem o envolvimento dos participantes
Lidamos com audiências crescentemente familiarizadas com o digital. Assim, cada vez mais, as expetativas por uma maior interatividade e conectividade está a impulsionar a taxa de participação das audiências durante os eventos – o chamado engagement. Escolher uma plataforma intuitiva, que ofereça uma boa facilidade de interação ao utilizador, é fácil. No entanto, o mais fundamental é encontrar atributos que tornem as interações presenciais mensuráveis para os expositores e organizadores. Consegue imaginar o networking em eventos com uma ferramenta única de captura de leads que aumenta a partilha de contactos em 40x?
Para continuar a ler: Adoção de novas táticas de captura de leads
5. Utilize ferramentas avançadas e fáceis de utilizar para efeitos de captura de leads
Se falarmos em termos de geração de negócio, é imprescindível ter algo mais do que um stand para oferecer aos expositores. Esse deve ser o papel de uma ferramenta de recolha de leads, que captura informações de contacto e comportamentais ao longo de todo o evento, gerando retorno para qualquer empresa presente. O nosso equipamento ID-tech identifica digitalmente cada stand e cada participante, permitindo aos expositores recolherem apenas leads qualificadas e fazerem o follow-up comercial através de dados exibidos em tempo real. Por falar nisso, saiba como a tecnologia para eventos lhe pode oferecer o badge perfeito.
6. Ofereça soluções sem contacto no seu evento
Plataformas de eventos com uma forte componente analítica oferecem aos expositores a capacidade de acompanharem o seu impacto em tempo real, através de relatórios personalizados que exibem indicadores de performance como contactos partilhados, interações com produtos ou marcações como favorito. E os smart badges são os precursores deste ecossistema baseado em dados (juntamente com os identificadores eletrónicos dos expositores), uma vez que recolhem todas as informações dos visitantes desde o processo de registo, atuando posteriormente como uma ferramenta contactless que permite aos visitantes partilharem os seus contactos de forma digital. Depois do hardware fazer o seu trabalho, é a vez do software assumir o controlo e mostrar a granularidade dos dados através da plataforma. Ainda se questiona porque é que o contactless vai levar o seu evento ao sucesso?
Estar equipado com soluções contactless para eventos é uma mais-valia para lidar com a proeminência dos nativos digitais e tirar partido do poder dos dados e da personalização na criação de experiências de eventos inesquecíveis.
