A tecnologia assume cada vez mais um papel disruptivo na indústria global dos eventos, mas a escolha da plataforma de gestão de eventos certa – na busca de uma solução capaz de realmente gerar valor acrescentado – pode parecer desgastante a maior parte do tempo. As boas notícias? Descomplicámos esta decisão para si, deixando bem claro o que realmente não pode deixar escapar entre todos os detalhes que deve ter em linha de conta.
Vamos a algumas características-chave que qualquer plataforma de gestão de eventos deve ter?
1. A capacidade de gerir audiências distribuídas numa única plataforma
Esta primeira feature vai provavelmente endereçar uma preocupação transversal à grande maioria dos organizadores de eventos. De facto, nem sempre é fácil combinar elementos virtuais e presenciais – e é muito fácil perder o rumo quando a sua gestão é feita isoladamente, em vez de forma integrada.
Trabalhar com uma realidade omnicanal implica satisfazer diferentes expectativas e requer uma forte especialização técnica e operacional para assegurar que todos os participantes vão usufruir de uma experiência suficientemente envolvente. Portanto, a questão a colocar deve ser: a sua plataforma de gestão de eventos está apta a explorar o alcance global dos eventos híbridos?
2. Apoio local com hardware para eventos presenciais
Sabia que aproximadamente 74% dos organizadores de eventos colaboram com mais do que um parceiro de tecnologia para eventos? Achámos isto um facto intrigante e motivo de reflexão.
Se de alguma forma se revê naquele percentual, comece por se questionar sobre o que lhe poderá estar a faltar e o que poderá estar a influenciar a procura de diferentes soluções em diferentes fornecedores. Por exemplo, será que algum deles garante o desenvolvimento de soluções adaptadas ao seu evento? Algum deles tem a capacidade de gerir sessões de live streaming enquanto garante o controlo de acessos a essas sessões no local? Algum deles assegura questões de acreditação eletrónica e controlo de lotação com base em tecnologia sem contacto? Resumidamente, algum deles disponibiliza simultaneamente ferramentas digitais e hardware no local?
3. Marca branca
O conceito de terceirização de um evento em regime white label não assenta apenas na atualização de assets visuais como o logótipo e o esquema de cores da marca. O objetivo final é não permitir que os participantes percebam que está a utilizar um software de terceiros para realizar o evento – o que pode começar com o alojamento do seu evento no próprio domínio do seu website.
4. Facilidade de registo e check-in (local e online)
O pré-registo é um passo que não deve ser descartado se quiser deixar de adivinhar o número de participantes esperados e evitar o caos à entrada do evento. Por isso, use e abuse dos formulários de inscrição! A personalização de eventos depende fortemente da recolha de dados iniciais sobre os visitantes – resultando em mais vendas de bilhetes e no aumento de participações repetidas.
No entanto, não se esqueça da eventualidade de ser necessário adicionar novos registos no local. No dia do evento, a equipa de staff deve poder sempre registar digitalmente novos visitantes em tempo real.
Saiba mais: Como gerir inscrições em eventos
5. Venda de bilhetes segura
Quando o evento envolve a venda de bilhetes, os participantes devem poder pagar diretamente através da sua plataforma de gestão de eventos, conferindo mais rapidez e segurança ao processo.
Vai receber diferentes tipos de participantes? Certifique-se de que o seu software de gestão de eventos suporta vários tipos de bilhetes para o mesmo evento – certamente que os seus patrocinadores, expositores e participantes não vão ter todos os mesmos privilégios. Portanto, ofereça uma gama diversificada de experiências, desde bilhetes base com preço mais baixo até bilhetes que dão acesso a sessões privadas e áreas VIP.
6. Relatórios e análises estatísticas
Os dados que conseguirmos extrair de um evento podem ser incrivelmente valiosos para ajudar os organizadores a compreender exatamente o que aconteceu no decorrer do mesmo e como podem melhorar as coisas no futuro. Quer se trate de medir o ROI, conhecer a taxa de participação ou simplesmente descobrir que sessões as pessoas acharam mais interessantes – há uma importância crescente dos dados nos eventos.
Dito isto, certifique-se de que a sua plataforma de gestão de eventos lhe pode fornecer as principais métricas, tais como o número de leads qualificadas por expositor, registos de interacção e partilha de contactos, números de receitas, net promoter score (NPS), taxa de participação dos oradores, tópicos com melhor desempenho, e taxas de conversão/resposta.
7. Ferramentas de recolha de leads
A utilização de soluções tecnológicas para a troca de informações de contacto distingue-se por melhorar a experiência e a taxa de participação em eventos – se estiver a lidar com uma audiência presencial, opte por soluções contactless para substituir os cartões de visita em papel e para recolher leads de forma mais eficiente. Potencie também as interacções em tempo real através da app para eventos associada à sua plataforma, que deve incluir um sistema de votação, sondagens em tempo real e inquéritos.
Se for o caso, não se esqueça de oferecer uma experiência unidimensional aos participantes remotos através de um serviço de streaming profissional para eventos. Disponibilize ainda salas de videoconferência individuais ou em grupo e uma ferramenta de chat em tempo real para assegurar a eficácia do networking virtual. Isto interessa-lhe? Aprenda a escolher o melhor live streaming para eventos.
8. Agenda facilmente customizável
O calendário do seu evento deve dizer com clareza o que vai acontecer, quando e onde – mantendo os seus participantes atualizados sobre o que se passa em cada momento. Deve ser intuitivamente gerido, totalmente customizável, suportar múltiplas sessões, e incluir etiquetas e filtros para resultados de pesquisa mais rápidos.
Sabia que a plataforma da beamian oferece uma experiência integrada para audiências híbridas através de uma agenda consolidada tanto para os participantes virtuais como para os presenciais?
9. Diferentes níveis para destaque de patrocinadores
Para muitos organizadores, o patrocínio é a diferença entre um evento extremamente bem sucedido e um completo fracasso. Embora os patrocinadores possam trazer credibilidade e dar aos participantes uma oportunidade única de se aproximarem das suas marcas favoritas, na maioria das vezes é-lhes pedido que viabilizem financeiramente o evento.
Assim, o ideal será que o seu software de gestão de eventos ofereça aos patrocinadores e às marcas expositoras diferentes opções para se destacarem. A plataforma de eventos da beamian oferece três níveis de visibilidade, contribuindo de forma inovadora para a rentabilização dos eventos.
10. Montra virtual de produtos
Quer realizar um evento híbrido de sucesso? Considere ter uma funcionalidade avançada que permita aos seus expositores fazerem a exibição de diferentes produtos ou ofertas de forma totalmente customizável.
Imagine um marketplace que potencia o networking virtual em feiras profissionais e eventos B2B, permitindo a cada participante aceder a páginas de produtos específicas através de uma montra virtual. É disso que estamos a falar.
