O seu evento foi bem sucedido? Essa é a pergunta que faz após ter terminado. Tudo correu de acordo com o que parecia ser um evento bem sucedido. No entanto, as coisas nem sempre são o que parece. Quer esteja a medir o sucesso em eventos virtuais ou presenciais, como é que sabe se o seu evento teve sucesso? Definindo objetivos e KPIs para cada uma das suas fases.
Um passo crucial para a melhoria contínua é estabelecer metas baseadas em indicadores-chave de desempenho. Isto inclui ter em consideração as etapas antes, durante e após o evento.
Para identificar as suas fraquezas ou melhorar aquilo em que já é bom, deve fazer uma avaliação constante. Olhar para trás e perceber o que pode ser mudado é o caminho para a gestão de eventos de sucesso.
Neste artigo, vai aprender o que são os KPIs e a importância de criar objetivos e delinear os principais resultados de um evento. Irá também compreender quais são os 7 KPIs cruciais para medir o seu sucesso e a importância de escolher a plataforma de gestão de eventos certa para o fazer. Finalmente, a relevância da recolha de dados para que possa medir o seu retorno sobre o investimento (ROI).
O que são KPIs
Os KPIs não são mais do que indicadores-chave de desempenho. Referem-se a um conjunto de medidas quantificáveis utilizadas para avaliar o desempenho global de eventos.
Ao realizar uma avaliação dos seus eventos baseada em indicadores-chave de desempenho, pode compreender o que correu bem ou mal, e o mais importante, claro, se o evento teve ROI positivo.
Criar objectivos e delinear os principais resultados do evento
Quando se trata de definir os objetivos e delinear os principais resultados do evento, tem que ter em conta principalmente o tipo de evento que está a criar. Por exemplo, se está a falar de uma feira de emprego, claramente não vai considerar as vendas, porque elas não existem. Mas sim, o número candidaturas a emprego dos participantes. No entanto, se estiver a falar de uma feira comercial, talvez faça sentido avaliar o número de leads qualificadas para vendas recolhidas durante o evento.
Como vê, pode definir diferentes objetivos dependendo do tipo de evento que quer organizar. Para o ajudar, aqui estão algumas questões que pode colocar a si próprio para que possa definir os seus principais objetivos:
- Porque é que estou a organizar este evento?
- O que é que os participantes vão tirar a este evento?
- O que irá definir o sucesso do meu evento e como o posso medir?
Tendo em consideração o que foi dito anteriormente, verá agora uma lista de 7 KPIs cruciais quando se trata de planeamento de eventos, ao mesmo tempo que se descreve a importância de cada um deles.
7 KPIs em eventos que precisa de acompanhar
Pode dividir estes 7 KPIs em 3 fases: antes do evento, durante o evento, e após o evento.
Vamos começar com alguns KPIs importantes antes de o evento ter iniciado.
1. KPI do evento: Inscrição ou venda de bilhetes
Um dos indicadores quantitativos mais importantes mas óbvios, se quiser medir o sucesso de um evento antes mesmo de este ter começado, é o número de inscrições se o evento for gratuito, ou a venda de bilhetes se for pago. Daí, a importância de saber como gerir inscrições em eventos.
Perguntas quantitativas que deve fazer ao avaliar este KPI:
- Estou a atingir as inscrições esperadas para este evento?
- Estou a atingir o valor de vendas esperado através da venda de bilhetes?
Depois de avaliar os KPIs quantitativos, e se verificar que não atingiu os números desejados, deve fazer as seguintes perguntas:
- Quem está exactamente a planear participar no evento?
- Os participantes são quem você esperava?
Se puder aceder a esta informação em tempo real, antes mesmo de o evento ter começado, e não estiver a alcançar os resultados que queria, talvez haja algo em que precisa de repensar na comunicação ou no conteúdo do seu evento.
A próxima fase é o dia do evento.
2. KPI do evento: Taxa de participação
O seguinte KPI é a taxa de participação que compara o número total de check-ins com o número total de inscrições.
Se estiver a organizar um evento gratuito e notar uma grande discrepância entre as inscrições e os check-ins do seu evento, isto pode ser algo que precisa de ter em atenção.
Talvez você não esteja a comunicar eficientemente quando se trata de conduzir os inscritos ao evento e isso pode resultar em possíveis participantes a esquecerem que se inscreveram. Esta é uma das razões pelas quais precisa de saber como criar um registo e check-in sem problemas nos eventos.
Duas ideias de comunicação que pode aplicar quando se aproxima do evento:
- Email de lembrete;
- Revelar o programa do evento gradualmente e usá-lo como conteúdo.
3. KPI do evento: Taxa de participação das sessões
Outro KPI muito importante é a taxa de participação nas sessões. E porquê? Porque pode observar desde quais as sessões que os participantes acharam mais apelativas.
Pode haver sessões com uma enorme taxa de participação em comparação com todas as outras. Deve analisar estes dados quando estiver a decidir sobre sessões para futuros eventos. Idealmente, deve ter uma taxa de participação uniforme.
Com a recolha de dados em tempo real e ao identificar este problema, pode enviar mensagens personalizadas aos participantes para os chamar para assistir às sessões que têm uma taxa de participação mais baixa.
4. KPI do evento: Taxa de engagement
Com a plataforma certa de gestão de eventos, pode contar com ideias e táticas para envolver os seus participantes.
Uma das ferramentas poderosas para este fim é a votação ao vivo. Através de sondagens, pode obter feedback sobre o conteúdo dos oradores e qualquer outra informação adicional, o que pode resultar em mais ideias para futuros eventos.
Ao medir a taxa de engagement das suas ferramentas de eventos, pode compreender quais as sessões que tiveram mais sucesso. Se uma determinada sessão teve uma taxa de engagement mais elevada do que outra, então, provavelmente o participante achou essa sessão mais apelativa. Use esta informação para criar sessões mais entusiasmantes.
Finalmente, a fase após o evento.
5. KPI do evento: Vendas/leads geradas
Este KPI pode ser visto de duas maneiras, dependendo do evento de que está a falar. Pode estar a falar de sales-qualified leads ou mesmo de vendas se o evento for uma feira comercial. Por outro lado, se se tratar de uma feira de emprego, o número de pessoas que se candidataram a ofertas.
Ao avaliar este KPI, você deve perguntar a si mesmo como e porquê. Diferentes variáveis podem entrar em jogo:
- O local estava mais próximo do seu público-alvo?
- Os expositores com mais candidaturas são empresas de renome?
- Os expositores envolveram-se mais ou menos com os visitantes?
- Os expositores criaram uma activação da marca com recompensas?
6. Evento KPI: Retorno sobre o investimento (ROI)
Este é óbvio mas necessário. Todos os negócios precisam de ter um retorno do investimento, caso contrário, não sobreviverão. Normalmente consiste na diferença entre as receitas e os custos totais.
A questão que se mete é: será que valeu a pena? A resposta a esta pergunta depende da natureza do evento. Nem todos os eventos têm uma finalidade monetária. Terá mais detalhes sobre este assunto mais à frente no artigo.
7. KPI do evento: Satisfação do participante
Não sabe até perguntar, certo? Os inquéritos do evento permitem-lhe recolher feedback dos participantes após o fim do evento e não há melhor maneira de entender se está a entregar o que eles querem sem lhes perguntar diretamente.
Pode pedir-lhes uma avaliação qualitativa onde lhes dá a liberdade de expressar as suas opiniões abertamente, ou pode quantificar o feedback através de uma avaliação em escala, por exemplo de 1-10 sobre as várias fases do evento.
Porque é importante escolher a plataforma de gestão de eventos certa
Tendo em conta o que foi mencionado acima, é de extrema importância escolher o software de gestão de eventos certo.
Existem múltiplas ferramentas que pode utilizar, desde a integração de meios de comunicação social, bilheteira e pagamentos, white labelling, live streaming, entre outras. Tudo isto tem facilitado a vida aos organizadores de eventos, removendo a maior parte do trabalho manual para que eles possam concentrar-se no que é importante.
A plataforma de gestão de eventos certa para medir os seus KPIs irá oferecer-lhe ferramentas como painéis de controlo ao vivo para que possa analisar o que está a acontecer no evento em tempo real e fazer mudanças rápidas, caso seja necessário.
Além disso, terá também a capacidade de lhe fornecer relatórios com dados previamente processados, para que possa extrair insights para o ajudar a compreender se atingiu os objetivos a que se propôs.
Relevância da recolha de dados para medir o seu ROI
A recolha de dados para acompanhar o desempenho do seu evento parece bastante desafiante, mas com a tecnologia atual, isto já não faz parte da realidade. Hoje em dia, temos acesso fácil a dados que nos ajudam a medir tudo com precisão. É por isso que a recolha de dados é tão importante para a medição do roi em eventos.
Quando estiver a usar uma plataforma de gestão de eventos fiável, pode contar com ferramentas para recolher e processar uma quantidade incrível de dados e começar a cruzá-los com dados a que já tem acesso de origem. A partir daqui, pode começar a calcular o seu ROI com base em outras métricas, tais como:
- Inscrições
- Participação
- Leads gerados
- Atividade das redes sociais (menções, seguidores, reações, etc.)
- Tráfego do site
Por exemplo, se o seu objetivo era aumentar o brand awareness, então deve olhar para a sua atividade nas redes sociais. Se mais pessoas estão a mencionar a sua marca ou se notou um aumento de seguidores, então o seu evento pode ter sido um sucesso se atingiu a meta que se propôs a alcançar.
Vejamos o exemplo do tráfego do website. Se conseguir aumentar 20% o tráfego do seu website terá muito mais possibilidades de converter estes visitantes em clientes. Desta forma, não vê um ROI positivo imediatamente após o evento, mas sim como algo que faz parte de um processo mais longo.
Como pode ver, existem diferentes formas de medir o seu ROI e é por isso que a recolha de dados é tão importante.
