Por norma, todos os interessados em presenciar um evento devem registar-se primeiro, certo? E este processo de inscrição atua como uma primeira impressão sobre o seu evento e tem o poder de impactar as expetativas do participante em relação ao evento como um todo. Por isso, é essencial conseguir disponibilizar uma solução de registo eficiente, segura e fácil de utilizar a todos os participantes.

O desenvolvimento de uma estratégia eficaz de inscrição em eventos é uma das componentes mais importantes na gestão de eventos, já que o primeiro objetivo de todos passa por criar uma boa impressão antes mesmo do evento ter início. E tornar o processo o mais simples possível vai garantir que os seus participantes completam a sua inscrição e que comparecem ao seu evento com boas expetativas.

Um processo de inscrição fácil e intuitivo vai aumentar o número de pessoas que o concluem, melhorar a experiência dos participantes e gerar credibilidade para o seu evento.

 
Colocar-se no papel dos participantes e refletir sobre este processo com base na perspectiva deles é sua melhor opção. Imagine, se decidir participar num evento, é óbvio que quer que o processo de inscrição seja o mais rápido e eficaz possível, certo? Portanto, tudo o que precisa de fazer é replicar essa ideia, optando pela solução de inscrição em eventos que melhor se adequa às suas necessidades.

Algumas dicas que podem ajudar a simplificar o seu processo de inscrição incluem:

1. Manter no mínimo o número de botões de ação/páginas a clicar e o número de campos de formulário a preencher 

Inclua apenas o que é estritamente necessário aos seus objetivos analíticos  durante o processo de registo. Ainda não está a qualificar leads nesta fase.

2. Possibilitar diversas formas de pagamento

Caso o seu evento necessite de integrar um software de venda de bilhetes, como acontece no caso dos festivais de música, o ideal é aceitar múltiplas formas de pagamento. Isso inclui o básico, como cartões de crédito e PayPal (não se esqueça de aceitar pagamentos com cartões estrangeiros se for receber participantes de outros países). Desta forma, estará a evitar que os seus participantes passem por uma logística de conversão de moeda complicada.

3. Apresentar um menu drop-down para opções de preferências

É ótimo ter em linha de conta as preferências dos seus participantes! Mas se for questioná-los sobre as suas preferências (como opções de assitência e acomodação especial, tipo de cozinha preferencial para o almoço do evento, tamanhos de roupas promocionais ou workshops específicos em que possam estar interessados), vale a pena antecipar as respostas que está à espera de obter. Desta forma, ninguém vai ficar pelo caminho no processo de incrição e vai possibilitar que os seus participantes respondam mais eficientemente, com base em respostas pré-definidas. Caso contrário, se optar pela utilização de campos de formulário abertos, terá que estar preparado não conseguir recolher alguns dados importantes.

4. Confirmar a responsividade da sua página de inscrição

Dê aos seus participantes a oportunidade de se registarem no seu evento onde quer que estejam, através de diferentes tipos de dispositivos. Para isso, basta certificar-se que a sua página de inscrição é responsiva e legível para desktop, tablet e mobile. Hoje em dia, a maioria dos softwares de venda de bilhetes têm a capacidade de detetar o tipo de dispositivo em utilização e otimizar automaticamente as páginas para todos os casos.

5. A chave para funcionar é simplificar

Existe uma maneira infalível de evitar que os seus participantes tenham que fazer scroll down para acederem ao formulário por completo – mantendo-o curto! Lembre-se que um processo de inscrição para um evento não deve demorar mais do que cinco minutos. Adicione campos relativos às informações básicas, inclua uma ou outra questão sobre opções de preferência (se aplicável e se valer a pena) e deixe o formulário assim, simples e conciso.

6. Evitar formulários de registo em papel

Tendo em conta as novas recomendações de segurança e saúde pública para a reabertura de feiras e eventos corporativos, é mais importante do que nunca a utilização de uma solução de inscrição online e sem papel, evitando a propagação da COVID-19 por meio de materiais impressos. Considere deixar em stand by as incrições presenciais no local.

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A plataforma beamian permite que todos os organizadores de eventos beneficiem de uma solução de inscrição online, integrada com um software de venda de bilhetes. O resultado final? Uma plataforma de inscrição em eventos eficiente e segura, seja para eventos gratuitos ou pagos.

 
Confira ainda as normas para a realização de eventos corporativos em Portugal.

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