Com a exposição crescente dos eventos virtuais, é bastante expectável que qualquer organizador de eventos ambicione ter as métricas certas para medir o desempenho dos seus eventos virtuais. E é exactamente aí que entra o conceito da medição do ROI em eventos. A verdade é que não é necessário reinventar a roda para medir os resultados e o envolvimento dos seus eventos online. Afinal, os dados de eventos virtuais continuam a ser isso mesmo – dados -, e a sua análise continua a ser a melhor forma de demonstrar o sucesso de qualquer evento.

Já explicámos como a tecnologia de captura de leads e a medição de ROI em eventos estão intrínsecamente ligados, mas uma vez que os eventos virtuais representam um cenário recém-adquirido para grande parte dos players da indústria dos eventos, vamos aprofundar o tópico. Afinal de contas, os organizadores de eventos que não ficaram parados não tiveram outra escolha senão alocar budget a plataformas de eventos virtuais. Vamos explicar-lhe como é que o ROI do seu evento virtual pode ser eficazmente medido através dessas plataformas.

1. O que é o ROI de um evento

Podemos referir-nos ao ROI (Return on Investment) como o rácio financeiro mais utilizado para calcular o retorno gerado num investimento em relação ao montante do orçamento atribuído. O que acontece geralmente é que muitas organizações de eventos estão pouco ou nada alinhadas com este termo. No entanto, com os eventos virtuais a trazerem vigorosamente a tecnologia à tona, é a altura certa para medir e alcançar o sucesso em eventos através de dados e analítica. 

Cálculo do ROI (%) = Rendimento Líquido / Investimento x 100
Como se pode ver, o resultado é expresso na forma de percentagem do aumento ou decréscimo do montante investido.

Calcular o retorno em eventos pode ser uma tarefa extremamente desafiante ou, por outro lado, also bastante simples e imediato. Para eventos especificamente concebidos para gerar receita direta, quer através da venda de bilhetes, patrocínios ou venda de produtos ou serviços, a abordagem ao cálculo do ROI acaba por ser fácil. Contudo, a maioria dos eventos está ainda relacionada com o conhecimento e consciência da marca e pouco centralizada na obtenção de lucros.

Conheça as nossas edições e descubra como a beamian pode entregar uma experiência digital personalizada e adaptada ao seu tipo de evento:

  • Feiras de Emprego  – Ofereça a oportunidade perfeita para empresas e candidatos se conectarem de forma altamente relevante, através de um portal de emprego abrangente, salas de reuniões para entrevistas, recursos de filtragem e muito mais;
  • Feiras Profissionais – Organize feiras profissionais totalmente focadas no fecho de oportunidades de negócios e na geração de leads, conduzindo os visitantes a stands virtuais customizáveis e páginas de produto atrativas. Proporcione ainda momentos de comunicação aos participantes através de salas de videoconferência e chat em tempo real;
  • Eventos Corporativos – Aumente a notoriedade da marca, comunique eficazmente o posicionamento da empresa, maximize a experiência dos participantes e recolha dados valiosos sobre o evento.

2. Variáveis para a medição do ROI

Já se deu conta que a intensificação dos eventos virtuais está a abrir portas para a definição de objectivos mais claros e específicos, através de plataforma que facilmente extraem e apresentam dados estatísticos?

Os softwares da vez mais desenvolvidos e as plataformas de gestão de eventos cada vez mais poderosas permitem agora analisar o cumprimento de certos KPIs (Key Performance Indicators). E é através destes KPIs que podemos começar a compreender como estabelecer expectativas e objectivos claros.

Exemplos comuns:

  • Crescimento da taxa de comparência (de um ano para o outro, por exemplo)
  • Índice de satisfação dos participantes ou NPS
  • Índice de satisfação dos expositores
  • Aumento do envolvimento dos colaboradores (no caso de um evento corporativo)
  • Cumprimento do orçamento
  • Receitas diretas (decorrentes da venda de bilhetes, patrocínios, etc)
  • Número de leads geradas
  • Valor gerado no pipeline de vendas
  • Aumento do interesse em produtos

Uma vez definidas as variáveis que pretende equacionar, é preciso compreender de onde virão os dados para determinar cada um dos seus KPIs. Para KPIs básicos como o Crescimento Anual da Taxa de Comparência, deverá ter acesso e controlo direto sobre esses dados (pode começar por analisar dados de seus eventos anteriores, ao vivo ou virtuais, a fim de demonstrar o crescimento e provar que os seus esforços não foram em vão). No entanto, para outro tipo de KPIs, provavelmente vai necessitar de uma plataforma integrada de gestão de eventos que lhe permita reunir todos os dados num só local, sem ter de aceder a outros sistemas ou requerer dados de outras fontes.

Dica: Se ainda não tem muita experiência em medir o desempenho de eventos virtuais, comece com KPIs básicos. Com o tempo, avance para indicadores de sucesso mais complexos e utilize dados históricos sempre que possível.

3. Objetivos na medição do ROI

O sucesso de um evento é frequentemente avaliado com base nas taxas de participação, envolvimento, satisfação dos participantes e expositores, ou outros indicadores pouco associados a questões orçamentais. Mas, se pensarmos em eventos B2B – tal como feiras profissionais e feiras de negócios e exposições -, começamos a abordar métricas mais tangíveis, tais como o número de leads geradas ou o número de negócios fechados no âmbito das ações de follow-up comercial num cenário pós-evento.

Uma vez que nem todos os eventos são realizados de igual forma, os objetivos do ROI devem ser ajustados a cada tipo de evento.

Portanto, o atingimento dos objetivos e expetativas certas para medir o desempenho em eventos visa geralmente o crescimento comercial e, em menor escala, oportunidades para o desenvolvimento de competências e crescimento profissional. É por isso que a definição de metas e a tipologia de cada evento devem andar de mãos dadas para o cálculo eficaz do ROI. Saiba mais sobre como medir o ROI e que relatórios e análises pode obter do seu evento.

Exemplos comuns:

  • Aumentar a notoriedade da marca
  • Gerar de leads e oportunidades de negócio
  • Ampliar a exposição a determinados produtos
  • Educar sobre um novo produto
  • Impulsionar a satisfação geral dos colaboradores

4. Tecnologia para eventos & ROI

A digitalização de processos e interações através da tecnologia de captura de leads é provavelmente a melhor forma de medir o ROI do seu evento, em particular para eventos híbridos e presenciais. Tirar partido de ferramentas interativas para eventos é um requisito obrigatório para criar pontos de contacto eficazes e, assim, gerar leads qualificadas, capturar dados relevantes e quantificar o sucesso do seu evento. Isto pode ser feito através de diferentes formas inovadoras, sendo as mais conhecidas a tecnologia RFID, QR Codes ou através de apps móveis para eventos.

5. As melhores ferramentas para calcular o ROI em eventos

Assim que compreender os diferentes objetivos de eventos, bem como a aplicabilidade das respetivas variáveis a cada tipologia de evento, vai automaticamente adquirir conhecimentos úteis para avaliar o ROI dos seus eventos. Assim sendo, o passo seguinte será encontrar uma plataforma com ferramentas analíticas que possam fornecer painéis de controlo eficazes e comunicar insights relevantes sobre o seu evento virtual, desde aspetos operacionais e analíticos até uma dimensão mais estratégica.

Conheça as melhores ferramentas de captura de leads para eventos virtuais, híbridos e ao vivo, disponíveis na plataforma de gestão de eventos da beamian.

6. Porque é que é manter os participantes envolvidos é crucial para medir o ROI em eventos 

O envolvimento dos participantes deve estar no topo das prioridades da medição do ROI, seja para eventos virtuais, híbridos ou ao vivo. Porque mesmo que esteja munido das ferramentas certas, estar a par de todas as interações do seu evento do início ao fim e ser capaz de ter um impacto em tempo real na experiência do evento só vai funcionar se os seus participantes beneficiarem de múltiplas e atrativas oportunidades de interacção. É por isso que melhorar a experiência e a taxa de participação em eventos continua a ser o compromisso mais desafiante de qualquer organizador.

Logicamente que sem uma taxa de participação significativa, os dados não vão ser fiáveis e não vai poder utilizar esse feedback para medir o ROI do seu evento, ou para melhorar o planeamento de edições futuras.

Está a organizar eventos virtuais? Saiba como potenciar a taxa de envolvimento dos seus participantes.

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