Com a pandemia da COVID-19 a impedir a realização do calendário global de eventos, os organizadores de eventos viram-se obrigados a migrar rapidamente para um novo normal e alterar o seu paradigma para formatos de eventos virtuais e híbridos. E, como esperado, com isso vieram novos desafios – entre os quais entender como repensar os eventos rumo à tecnologia e como criar e manter boas taxas de participação entre o público.
A entrega de uma experiência memorável a todos os participantes continua a ser o maior desafio para todos os organizadores de eventos, porque se existirem altas taxas de participação associadas a um evento, isso significa que os participantes experienciaram o evento de uma forma mais positiva em geral. E lembre-se sempre que isto é algo que pode ser trabalhado muito antes do início do evento – como já vimos, começa precisamente com o desenvolvimento de uma estratégia de inscrição em eventos.
Participação virtual vs participação ao vivo
Abordámos recentemente alguns factos interessantes sobre eventos online e híbridos e, inclusivamente, refletimos acerca do que o futuro reserva para o mundo eventos. Mas, ainda existem alguns tópicos por desenvolver, nomeadamente no que diz respeito a como manter uma audiência ativa e participativa em eventos online ou sessões específicas de transmissão ao vivo. É importante entender que isso acontece de uma maneira totalmente divergente do que em eventos ao vivo.
Por exemplo, os períodos de tempo em que as pessoas conseguem manter a sua atenção no máximo são muito mais curtos online. Estudos recentes indicam que a capacidade de concentração em adultos saudáveis varia de 10 a 20 minutos apenas, então imagine adicionar o fator “fadiga ocular”(diretamente relacionado com a exposição excessiva a ecrãs) a esta estatística. Além do mais, a facilidade de estabelecer relações comerciais e fazer networking cara a cara é algo que não pode ser replicado num mundo digital.
Portanto, os organizadores de eventos devem ter estes fatores em consideração na sua procura de respostas sobre como manter um público heterogéneo envolvido num contexto de novos formatos de eventos, porque com o passar do tempo as pessoas não esperam menos do que excelentes alternativas. E as organizações agora esperam relatar melhores insights, para que possam demonstrar o ROI dos seus eventos de forma mais eficaz.
Como potenciar o envolvimento dos participantes & criar experiências personalizadas para eventos
Seja em ambiente online, híbrido ou ao vivo, o seu evento deve aproveitar as diversas oportunidades de conexão e troca de experiências. Além disso, uma parte substancial destas oportunidades pode efetivamente ser apoiada por potenciais patrocinadores, que também são uma parte interessada em estabelecer interações com os participantes. Partilhamos algumas dicas infalíveis sobre como manter o seu público cativado e interessado no seu evento:
1. Faça com que a sua audiência online se sinta incluída
Pense primeiro no digital! Eventos online/híbridos de sucesso geralmente proporcionam uma experiência memorável e envolvente à audiência que está à distância. Partindo do princípio que os seus eventos ao vivo já estão a partilhar contatos de forma dinâmica, uma boa ideia para manter o seu público online ativamente interessado passa por ocupá-los com diferentes desafios e atividades, ou oferecer-lhes alguns conteúdos premium.
2. Não dispense os Q&A’s
Disponibilizar uma sessão de perguntas e respostas no seu evento virtual/híbrido vai manter a sua audiência focada na mensagem que deseja transmitir. Além de ser altamente interativa, esta dica funciona tanto para o seu público presencial, como para o seu público online. Lembre-se, a promoção de interações (seja presencialmente ou no meio digital) traz sempre uma sensação de proximidade.
3. Tire o máximo partido das polls (perguntas para votação em tempo real)
No caso de eventos ao vivo, as sessões de votação já são uma forma comprovada de obter mais feedback/sondar a opinião dos participantes sobre um determinado tema. É por isso que é comum vermos muitos eventos online/híbridos que seguem a mesma abordagem. Reúna a sua equipa para uma sessão de brainstorming e pense se existe algo de disruptivo que possa ser feito para uma poll no mundo digital.
4. Está na altura de entrar no jogo
A gamificação está a tornar-se num must-have para qualquer evento. É uma maneira divertida de alcançar taxas mais altas de interação/participação, ganhar novas oportunidades de negócio (que podem ser alvo de follow-up comercial posteriormente), aumentar a participação em diferentes sessões, potenciar a brand awareness (notoriedade da marca) e de obter mais respostas em questionários de pós-evento (que são cruciais para reunir feedback sobre a experiência do participante).
5. Procure parceiros tecnológicos especialistas em eventos
Já todos estamos cientes disto – o mundo precisa de tecnologia para se adaptar, daí o fenómeno da transformação digital. E o facto é que a tecnologia se tornou mais poderosa do que nunca, tendo alcançado um profundo entendimento sobre as interações humanas, as suas experiências e as íntrinsecas questões de segurança. Portanto, os parceiros tecnológicos para eventos vão desempenhar um papel crítico na inovação de novas estratégias e no alcance dos novos desafios da gestão de eventos.
