Um dos objetivos que deve ter em mente é a melhoria contínua da experiência dos participantes nos seus eventos. E, o que seria algo que poderia causar muitos percalços à experiência no evento? A resposta é o processo de check-in, que na maioria das vezes pode afetar negativamente a experiência através dos longos tempos de espera, muitas vezes gerados por métodos de check-in desatualizados.
Com isto em mente, e assumindo que está orientado para a melhoria contínua, a escolha da tecnologia certa para o seu evento é essencial para um registo e check-in descomplicado e eficiente, de modo a que possa continuar a prosperar na sua indústria.
Assim, neste artigo, vamos explicar-lhe porque deve acelerar o processo de check-in através de tecnologia contactless. As múltiplas soluções disponíveis, incluindo aplicações mobile para eventos, plataformas de gestão de eventos, códigos QR e impressão de smart badges e os casos de utilização para diferentes formatos e tamanhos de eventos.
Esperamos que, no final, esteja convencido a adotar a inovação tecnológica para melhorar a experiência dos seus participantes e, claro, para levar também os seus eventos ao próximo nível.
Porque é Importante Um Check-in Rápido e Contactless
Se quiser melhorar a experiência do participante no seu evento, precisa de colocar o check-in no topo das prioridades. Um método de check-in rápido e contactless é importante porque tem a capacidade de reduzir as longas filas de espera que podem ser frustrantes para os participantes. Como resultado, os participantes chegam ao evento, verificam a sua inscrição à entrada, e podem rapidamente começar a desfrutar da verdadeira experiência dentro do evento.
Além disso, as soluções contactless reduzem também a necessidade do contacto físico com outros objetos. Como podemos imaginar, há eventos com uma enorme quantidade de participantes e isto impede a transmissão de germes ou vírus, algo que se tem tornado cada vez mais uma preocupação na população em geral, na sequência da pandemia COVID-19.
De um modo geral, é importante acompanhar o avanço tecnológico que se está a espalhar para todas as indústrias. A indústria de eventos não é diferente, e os próprios participantes esperam que os organizadores de eventos tragam algo inovador para melhorar a sua experiência. Ao fazer isto, irá aumentar a taxa de satisfação dos seus participantes e pode ter a certeza de que eles não pensarão duas vezes em inscrever-se num evento futuro!
Eventos Virtuais, Híbridos ou Presenciais – Qual a Melhor Solução Para Cada Caso?
Agora vamos ver que soluções pode utilizar para melhorar o processo de check-in do seu evento. Há soluções mais adequadas a um formato de evento do que a outro, mas isso não quer dizer que não possa utilizá-las para todos os formatos. Aqui estão algumas das opções mais comuns:
Tecnologia de Check-in Para Eventos Presenciais
Aplicações Mobile para Eventos
Os organizadores podem utilizar apps para eventos desenvolvidas especialmente para efetuar o check-in, importando a base de dados de visitantes e enviando Códigos QR que os participantes terão de mostrar no dia do evento.
Com apenas um smartphone, os organizadores de eventos podem gerir a sua lista de visitantes e digitalizar os códigos QR para validar as entradas.
Códigos QR & Smart badges
Como dissemos no ponto anterior, os códigos QR podem ser utilizados de forma contactless para o check-in através de um smartphone. Pode também optar por fazê-lo com dispositivos que são 100% dedicados à gestão de eventos. Outra tecnologia contactless que pode utilizar para eventos presenciais são os smart badges, que são ideais para eventos em que é necessária a identificação do participante.
Quiosques Self-Check-In
Outra forma de melhorar o processo de check-in é implementar quiosques de self-check-in para os participantes utilizarem de forma autónoma. Desta forma, os participantes podem utilizar os seus bilhetes, smart badges ou QR codes para fazer o check-in, reduzindo ao mesmo tempo os custos com o pessoal necessário para efetuar o check-in manualmente.
Tecnologia de Check-in Para Eventos Virtuais e Híbridos
As próximas soluções serão agrupadas porque ambas têm a parte digital de eventos virtuais e híbridos. As soluções anteriormente mencionadas para eventos presenciais, podem e devem ser utilizadas para a parte presencial do seu evento híbrido como aplicações mobile para eventos, códigos QR e smart badges e quiosques de self-check-in.
Plataforma de Gestão de Eventos
Através da inscrição online, os participantes podem fazer o check-in online através da página web do evento ou utilizando a plataforma de gestão de eventos onde o evento está a ser alojado.
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Check-in por E-mail
Outra forma simples de fazer o check-in, é enviar um e-mail aos participantes para que possam confirmar a sua presença via e-mail e receber um link com o acesso ao evento.
Badges Digitais ou Códigos QR
Mais uma vez, podemos ver que os smart badges e códigos QR pode ser utilizados de múltiplas formas. Quando o evento está prestes a começar, os participantes podem ler um smart badge digital ou um código QR que lhes dá acesso ao evento.
7 Principais Vantagens de um Check-in Em Evento Eletrónico
1. Será mais eficiente
Um check-in electrónico pode ter um enorme impacto na velocidade do processo de registo, reduzindo longas filas e tempos de espera.
2. É contactless
Os códigos QR, crachás inteligentes ou aplicações móveis são contactless e podem reduzir significativamente a necessidade de contacto físico em eventos presenciais, o que pode ser importante uma vez que as pessoas têm uma maior preocupação sobre este tópico após a covid-19.
3. Reduz os Custos
O check-in electrónico pode poupar muito dinheiro aos organizadores de eventos, reduzindo os bilhetes em papel, o pessoal necessário para os check-ins manuais e os custos de impressão.
4. Possibilita a Recolha de Dados
Tem o poder de recolher dados valiosos sobre os participantes, tais como informações de contacto e dados demográficos, ou o que quer que seja que tenha estabelecido no seu formulário. Isto traz um grande valor, ao tornar os seus eventos mais envolventes e interativos, tal como acontece com partilha de contactos entre candidatos e empresas numa feira de emprego.
5. Permite o Controlo de Acesso
Pode ser utilizado para fazer o controlo de acesso ao seu evento, assegurando que apenas os visitantes que têm acesso a determinadas sessões podem assistir a elas, tais como as áreas VIP.
6. Conveniência
O check-in eletrónico pode ser feito a partir de qualquer dispositivo eletrónico. Assumindo que dependemos muito dos smartphones, não há possibilidade de perder o bilhete porque o QR pode ser guardado em segurança no seu smartphone ou numa aplicação mobile para eventos.
7. Segurança
Aumenta a segurança ao reduzir o risco de fraude nos bilhetes e ao verificar a identidade do participante.
Que Tecnologias Podem ser Utilizadas Para um Check-in Digital?
Falámos anteriormente de algumas soluções que podem ser utilizadas para o processo de check-in, tais como códigos QR, smart badges, quiosque de self-check-in, aplicações mobile e outras que dependem de uma plataforma de gestão de eventos. Agora vejamos as tecnologias mais comuns sobre o aspeto técnico.
NFC (Near Field Communication) é uma tecnologia emergente que está hoje em dia presente na maioria dos smartphones. Se tiver curiosidade, eis as 5 razões pelas quais a tecnologia NFC irá prosperar em eventos futuros. Com o NFC, os participantes podem usar os seus smartphones ou smartwatches com tecnologia NFC para fazer o check-in no evento, ao tocar com o disponitivo num leitor ou scanner.
A RFID (Radio-Frequency Identification) é mais frequentemente utilizada em objetos de vestuário para eventos. Os participantes podem utilizar smart badges ou pulseiras inteligentes com RFID para fazer o check-in no evento.
O Tamanho do Evento Importa Para o Processo de Check-in?
A dimensão do evento pode ter impacto no check-in e na escolha da tecnologia apropriada para garantir que tudo corre sem problemas. Eis algumas formas de que a dimensão do evento pode afetar o check-in:
Para grandes eventos, com um elevado número de participantes, é crucial ter um check-in rápido e eficiente, com capacidade para lidar com os momentos em que há um maior afluxo de pessoas. Soluções como quiosques de self-check-in, check-ins com código QR, ou RFID em smart badges ou pulseiras podem ser utilizadas para gerir um elevado volume de participantes.
Para pequenos eventos, com um número menor ou limitado de participantes, métodos simples de check-in, tais como registo on-line, aplicações móveis ou simples códigos QR podem tratar do trabalho necessário com bastante facilidade.
Considerando o tamanho, os organizadores de eventos devem também saber o que entra em jogo e considerar fatores tais como custo, facilidade de utilização e segurança, ao tomar esta importante decisão. Mais importante ainda, devem inovar e começar a utilizar uma tecnologia de check-in para melhorar a experiência dos participantes nos seus eventos!
