A entrada dos participantes num evento não necessita de ser um momento onde as filas de espera se alongam durante largos minutos, originando participantes insatisfeitos e organizadores preocupados e ansiosos.
A tecnologia beamian entrega aos organizadores de eventos a capacidade de gerir e controlarem diferentes fases de um evento com base na identificação de todos os participantes. Com um simples sistema de check-in para dispositivos móveis, as entradas são validadas e os dados de inscrição de cada participante são associados ao seu smartbadge (ou outro objeto de identificação como uma pulseira, um cartão de visita do evento, etc.,).
A tecnologia e a devida preparação do espaço e da comunicação para o momento do check-in aumentam a eficácia e rapidez no processo de entrada dos participantes no evento. Como? Deixamos-lhe 7 dicas para melhorar a eficácia do check-in nos eventos, que podem ser facilmente implementadas pela organização.
1) Pré-evento: e-mail sobre o check-in
É importante informar os participantes sobre o momento do check-in e como irá decorrer.
Uma boa comunicação evita dúvidas sobre o início do seu evento. E, pode ser feita através do envio de um e-mail, poucos dias antes do evento ou até horas antes, com os detalhes sobre a entrada no evento. Esse e-mail pode contemplar o horário de abertura do check-in, a sua localização no espaço do evento, o que é necessário apresentar para efetuar o check-in , como por exemplo, um QR Code de identificação do participante enviado no próprio e-mail ou o bilhete de entrada.
Se houver uma app do evento, pode também neste e-mail relembrar o participante para efetuar o download da app. Para criar engagement com os seus participantes pode recompensar aqueles que realizarem o download da app em determinado período de tempo, com um consumo no evento ou outro tipo de recompensa. Fica à sua imaginação! 😉
2) Staff: briefing
Mesmo que o seu evento utilize tecnologia de identificação para realizar o check-in será sempre necessário a presença humana para assegurar esta etapa. Por isso é fundamental preparar devidamente o staff, por exemplo com um briefing sobre a utilização da tecnologia utilizada. O briefing presencial pode ser complementado com uma simulação do funcionamento da app de check-in para que a equipa que estará a comandar esta etapa ganhe familiaridade com a tecnologia/app.
Prepare também o staff em termos da comunicação. Isto significa, estudar o discurso a utilizar perante os participantes e saber responder às dúvidas mais frequentes.
3) Espaço e comunicação
A comunicação e a sinalética no espaço do evento são muito importantes para situar os participantes assim que chegam ao recinto e também são úteis para indicar aos visitantes a direção do local do check-in.
Os mapas de orientação nos ecrãs ou nos cartazes permitem aos participantes saber que “está aqui” e a localização de outros pontos de interesse.
É igualmente importante sinalizar e comunicar a zona de check-in caso existam filas com diferentes propósitos, ou seja, com entradas distintas dependendo da categoria do bilhete. A devida comunicação e sinalização das filas asseguram a organização e poupança de tempo na zona de check-in, orientando os visitantes e evitando que esperem nas filas erradas.
4) Tecnologia que acelera o check-in
A tecnologia de identificação aumenta a segurança e acelera o processo de check-in nos eventos. Como?
Os participantes já inscritos no evento (preferencialmente online) apenas precisam de apresentar o seu bilhete, qr code enviado por e-mail ou dizer o seu nome na zona de check-in. As pessoas responsáveis por esta zona do evento validam as inscrições dos participantes através da app beamian para check-in e associam cada participante a um smartbadge em poucos segundos.
A identificação de cada participante é realizada através de um simples contacto do smartbadge (pode ser uma credencial do evento com um pequeno “chip”) com o dispositivo móvel. Esta identificação anula a contrafação de bilhetes e de entradas inválidas.
Este tipo de check-in eletrónico elimina a utilização de papéis, acelera a entrada dos participantes, anula a falsificação de entradas ao mesmo tempo que melhora a gestão e aumenta o controlo do número de entradas e saídas do evento, número de visitantes, tempo de permanência, etc.
5) Quiosques self check-in
Os quiosques de self check-in, tal como o nome indica, permitem aos participantes a realização do seu próprio check-in sem a necessidade de se dirigirem às tradicionais filas de check-in.
Mais quiosques de self check-in significam mais pontos de verificação e de registo de entradas além dos pontos tradicionais, o que permite acelerar o ritmo entradas no evento e diminuir o crescimento de outras filas de check-in com staff, oferecendo ao participante uma forma do it yourself.
6) Integrar os dados do check-in com a plataforma de gestão do evento
A plataforma de gestão de eventos – beamian – integra os dados de diferentes fases de um evento, desde o formulário online, geração de códigos de identificação, acreditação, check-in, consumos, controlo de acessos em diferentes espaços, questionários de avaliação, comunicação pós-evento, entre outros processos, evitando a necessidade de migrar dados entre diferentes sistemas.
A integração dos dados torna o processo de check-in mais eficaz porque permite:
- validar as entradas dos participantes já registados online através da leitura de QR Codes ou pesquisa do nome;
- a impressão de etiquetas de identificação com o nome do participante no badge;
- associar os dados de inscrição do participante ao seu badge;
- e, controlar entradas e saídas do evento.
A integração de dados num só sistema permite acima de tudo que o processo de check-in no seu evento seja mais eficaz e seguro.
7) Dados pós-evento
Além da vantagem de saber em tempo real o número de entradas e saídas do evento, a análise pós-evento dos dados do check-in e check-out pode ser importante para inferir informações de forma geral sobre o evento e para apoiar estratégias e decisões futuras.
O tempo médio de permanência dos visitantes, as horas de maior fluxo de entradas e saídas de visitantes, o número de visitantes por dia, por hora, entre outros dados, podem ser utilizados para melhorar a organização dos próximos eventos.
Estes dados conseguem ser extraídos para qualquer tipo de evento e à medida dos objetivos de cada organizador através da plataforma beamian.
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