Depois de gerir as inscrições do seu evento de forma rápida e eficiente, é altura de garantir o mesmo sucesso para o seu processo de check-in. Além disso, esta fase também vai implicar o controlo do número de pessoas de acordo com o limite de lotação do seu evento. Neste artigo, vamos mostrar como gerir estes processos de uma só vez, de forma integrada e inovadora.
Como temos vindo a referir no blog, a entrega de uma experiência memorável aos participantes depende muito do quão ágeis e intuitivos são os processos de inscrição e check-in, uma vez que representam uma primeira impressão sobre o seu evento. Portanto, é crucial que o foco passe de alguma forma por melhorar a experiência e taxa de participação do seu evento, desde o ínicio.
No caso de cenários ao vivo ou híbridos, fique ciente de que o evento que possa estar a realizar terá início imediatamente a partir do momento em que os seus participantes se aproximam da entrada do espaço. E, portanto, a experiência de check-in deve ser eficaz, e refletir a marca do seu evento e não apenas um mero processo logístico. Uma vez que a primeira impressão irá impactar o resto do seu evento, deve esforçar-se para que seja o mais positiva possível.
Aqui estão algumas dicas para simplificar os processos de check-in e controlo de lotação no seu evento, que tiram o máximo partido dos sistemas de check-in para eventos:
1. Utilize uma plataforma de gestão de eventos com um sistema de check-in integrado
Uma forma eficaz de digitalizar a experiência de check-in dos seus participantes é ter o software de gestão de eventos (EMS) integrado com o sistema de check-in do evento. Desta forma, vai conseguir assegurar um processo mais rápido e simples aos participantes que chegam ao local. Esta dica pode tornar-se relativamente mais fácil se optar por uma plataforma de gestão de eventos que já inclua recursos de check-in nativos.
2. Organize um evento sem papel & sem contacto
Com todos os avanços na área da tecnologia para eventos, e sabendo à partida que eventos sustentáveis são contactless e sem papel, é possível que disponibilizar um check-in com recurso a papel e caneta não cause uma boa primeira impressão. Para além de ineficiente, desatualizado e insustentável, não contribui para a segurança do seu evento. Está a planear realizar eventos ao vivo ou híbridos em 2021? Saiba como realizar eventos ao vivo num ambiente seguro.
Transforme o seu evento numa experiência sem papel e sem contato, possibilitando que os participantes se inscrevam através dos seus próprios dispositivos móveis, por exemplo, com recurso a uma app de eventos. De facto, o futuro dos eventos será híbrido e data-driven e cada vez mais iremos assistir à digitalização de processos.
3. Envie um e-mail educativo sobre “como fazer check-in”
Antecipar uma comunicação clara sobre o processo de check-in é essencial para garantir uma experiência fluída e eficaz. Então, por que não enviar um e-mail de esclarecimento sobre como efetuar o check-in alguns dias antes do início do seu evento?
Se esclarecer o processo passo-a-passo com antecedência, as pessoas vão conseguir ser mais eficazes em relação ao que precisam de fazer para entrar no seu evento. Afinal, mais informação é sinónimo de menos imprevisibilidade.
4. Utilize uma plataforma de gestão de eventos que permita controlar a lotação do seu evento em tempo real
A sua plataforma de gestão de eventos inclui uma ferramenta de controlo de capacitação em tempo real? Siga as restrições de distanciamento social do governo em relação à COVID-19 e mantenha os seus participantes e staff seguros, controlando os limites máximos da sua lotação em tempo real para diversas áreas.
Se não estiver a organizar um evento, mas procurar contabilizar eficazmente e de forma digital quantas pessoas entram e saem de determinados espaços, fique a conhecer a nossa ferramenta de controlo de lotação.
5. Beneficie de sistemas de check-in em sessões específicas
Partindo do pressuposto que a sua plataforma de gestão de eventos oferece aos seus participantes a possibilidade de fazerem check-in de forma autónoma, a app do seu evento deverá dar-lhe simultaneamente dados em tempo real sobre quantas pessoas compareceram ao evento versus a quantidade de pessoas que se inscreveram. E o mesmo se deve aplicar a sessões específicas do seu evento.
O acesso a estes dados é extremamente útil para o planeamento de eventos futuros, principalmente quando se trata de definir conteúdos / oradores para o evento ou fechar parcerias com os expositores de maior relevância para a sua audiência.
6. Implemente um fluxo de check-in lógico em eventos ao vivo e híbridos
Digitalizar processos de check-in através da tecnologia para eventos é crucial para reduzir as filas de espera e, consequentemente, situações de congestionamento. Mas existem outras dicas que podem contribuir diretamente para um processo de check-in mais intuitivo.
Por exemplo, o local onde vai ser efetuado o check-in deve estar organizado de forma a que os participantes saibam exatamente onde se dirigir. Experimente utilizar sinalização para este efeito, ou peça ajuda à sua equipa para orientar os participantes na progressão lógica do fluxo de check-in do seu evento.
