Quando organiza um evento, é fundamental escolher o software de gestão de eventos certo para que o seu evento ocorra da forma mais organizada possível. Também é essencial garantir que tem o suporte todo que precisa tanto na configuração prévia do evento, como na eventualidade de haver alguma falha durante o período do evento. Com a beamian garante tudo isso e, ainda, pode gerir e acompanhar todas as informações e interações numa só plataforma.
Mas como um evento é feito de pessoas para pessoas, tem que garantir que a experiência dos participantes é positiva. Isso passa por um registo e check-in rápidos e sem complicações, mas não só. Está igualmente associado à criação de relações profissionais oportunas e de interesse comercial. Para isso, pode recorrer à ferramenta de matchmaking da b2match. Assim, garante que os participantes do seu evento recebem recomendações de perfis com interesses mútuos, e com a possibilidade de agendar reuniões.
Neste artigo, vamos falar precisamente sobre estas duas plataformas: a beamian e a b2match. Vamos explorar a forma como podem ser usadas conjuntamente para impulsionar o sucesso do seu próximo evento.
beamian
A plataforma de gestão de eventos beamian oferece um conjunto de funcionalidades que permitem que o seu evento ocorra de forma fluida e sem percalços. As soluções beamian vão desde o registo digital e venda de bilhetes, a áreas privadas para organizadores, expositores e participantes, ao marketplace do evento e à análise de dados. Com a beamian, é possível aceder a ferramentas de networking contactless, controlar acessos e gerir capacidades, fazer um check-in eletrónico, criar stands virtuais e fazer live streaming do seu evento.
Com esta plataforma, enquanto organizador de um evento, consegue criar formulários de registo, com ou sem venda de bilhetes, acompanhar os novos registos e aceder aos números de check-in em tempo real, realizar um check-in eletrónico em menos de 5 segundos por participante, registar novos participantes à entrada do evento e simplificar o controlo de acesso às sessões do evento.
Além disso, pode escolher a tecnologia certa para identificar os participantes do seu evento: smart badges, smart wristbands e QR codes.
Quando escolher a beamian como o software de gestão do seu evento tenha em conta as seguintes funcionalidades:
- Página de evento personalizada com white-labelling. Com esta funcionalidade não tem de construir a página do evento do zero sempre que organizar um. É muito mais fácil e intuitivo inserir os seus materiais de branding para a sua home page;
- Versatilidade no check-in e inscrições no local. A plataforma oferece métodos de check-in diversificados de acordo das necessidades do evento: QR codes, impressão de etiquetas ou tecnologia NFC (smart badges ou smart wristbands). Também pode realizar inscrições no local para os participantes que não se registaram previamente;
- Tipos de bilhetes e códigos promocionais. Com este software, é possível criar tipos de bilhetes de forma a criar diversos acessos dentro do evento. Os códigos promocionais permitem a criação de ofertas especiais para os participantes que fazem a compra nas fases iniciais do evento;
- Networking e engagement. Conhecer pessoas novas e criar relações profissionais são as principais motivações para frequentar um evento. Através da plataforma, é possível a troca de contactos de forma interativa, para além de permitir o registo digital das interações;
- Meios de comunicação para a promoção do evento. Através da plataforma beamian, consegue comunicar com os participantes do evento por meio do e-mail ou de uma SMS. Também pode criar e-mails personalizados e automáticos;
- Relatórios de dados e estatísticas. Para além de receber estatísticas e relatórios detalhados de todas as interações realizadas ao longo do evento quando este termina, também consegue ter acesso ao que está a acontecer no evento em tempo real. Isto permite-lhe mudar a estratégia dos seus próximos eventos e adaptá-los de acordo com o desempenho de eventos anteriores.
B2match
A b2match é uma plataforma de networking de eventos presenciais, virtuais ou híbridos, que permite aumentar o engagement dos participantes, já que estes encontram correspondências com outros participantes baseadas em interesses comuns.
Este é um software de gestão de eventos all-in-one, com as seguintes funcionalidades:
- Página inicial personalizada. É fundamental criar uma landing page apelativa e personalizável, com conteúdo interessante para criar uma boa impressão;
- Formulário de registo personalizado e venda de bilhetes. Pode definir que informações os participantes têm de preencher e configurar vários tipos de bilhetes. Também pode definir códigos promocionais;
- Agenda interativa. Pode criar uma agenda completa composta por todas as sessões do seu evento, com informações customizáveis. Também pode controlar que grupos têm acesso a uma determinada sessão;
- Perfis de participantes, oradores e empresas. Permita que os participantes do seu evento construam os seus perfis com base nos seus interesses, preferências e necessidades. Todos os perfis são visíveis e podem ser enriquecidos com documentos, imagens e vídeos. Esta é uma ferramenta essencial para o networking. As empresas também podem ter páginas dedicadas à apresentação do seu trabalho e de vagas de emprego;
- Aplicação móvel. Incentive o matchmaking com a app móvel para participantes. Esta app permite enviar e receber pedidos de reunião, trocar mensagens em tempo real, aceder à agenda de meetings e receber notificações sobre os acontecimentos do evento (sessões, reuniões);
- Networking e matchmaking. Com esta ferramenta de IA, consegue aumentar a formação de redes de contacto entre participantes que tenham interesses mútuos. Os participantes recebem recomendações de outros perfis que são alimentadas por IA e feitas pela própria plataforma da b2match, com base nas informações do participante e nas interações que tenha com a app móvel. Assim, ao usufruir da ferramenta de matchmaking, aumenta o networking e o agendamento de reuniões entre os participantes do seu evento. Estas reuniões podem ser presenciais ou virtuais, individuais ou em grupo;
- Chat em tempo real. Incentive a comunicação entre os participantes do seu evento através do chat. Os participantes podem enviar e receber mensagens antes, durante ou após o evento.
De facto, a funcionalidade que mais se destaca na plataforma da b2match é o seu software de matchmaking que impulsiona o networking. O matchmaking serve para conectar empresas e pessoas com interesses profissionais comuns, cujo objetivo é criar oportunidades de negócios vantajosas para as duas partes. Com esta ferramenta alimentada por IA, garante que os participantes se relacionam com pessoas do seu interesse, proporcionando-lhes uma experiência muito satisfatória. Com isto, está a potenciar o envolvimento e interações dos participantes ao longo do evento, o agendamento de reuniões e a fomentação de uma relação profissional duradoura.
O processo de matchmaking da b2match resume-se em quatro passos:
- Registo e criação de perfil. Tudo começa quando os participantes se registam online e respondem a um conjunto de perguntas personalizadas do formulário;
- Pesquisa e correspondência de perfis. Antes do evento começar, os participantes podem identificar pessoas de interesse;
- Pré-organização e comunicação. Depois de identificarem participantes de interesse e ainda antes de se dar início ao evento, os participantes podem comunicar através do chat ou marcar previamente reuniões entre si;
- Reuniões. Durante o evento, os participantes podem participar nas reuniões agendadas anteriormente ou marcar novos meetings, presenciais ou online.
Integração beamian | b2match
Já exploramos as funcionalidades das duas plataformas. Agora, vamos perceber de que forma podem ser usadas em conjunto.
A plataforma beamian será usada para a inscrição e check-in, ticketing, controlo de acessos, e a configuração do evento na sua generalidade (construção da landing page e das comunicações aos participantes, por exemplo). Já a plataforma b2match será usada essencialmente para facilitar o matchmaking e o networking do evento, com a sua app móvel.
Quando o participante se regista online através da plataforma beamian e preenche as suas informações e interesses pessoais, esses dados são diretamente enviados para a b2match. Assim, o software de IA desta plataforma pode começar a ser alimentado e a sugerir determinadas recomendações de perfis antes mesmo do evento começar. Os participantes podem começar a conectar-se uns com os outros e a agendar reuniões com base nos seus interesses e necessidades.
Todas as interações que ocorrem na plataforma beamian antes, durante e após o evento são sincronizadas com a plataforma da b2match. O inverso também acontece.
Concluindo, esta integração da beamian com a b2match garante que todos os passos da configuração do seu evento são bem sucedidos, desde o registo e check-in, à formação de relações profissionais frutíferas. Além de garantir que a nível técnico nada falha, também assegura que os seus participantes têm uma experiência muito satisfatória e positiva.
