Embora a pandemia esteja no controlo das nossas interações sociais e comerciais, está na altura de refletir sobre como os eventos híbridos podem compatibilizar o melhor dos eventos ao vivo com o mundo virtual. Para realizar eventos híbridos de sucesso em 2021, existe uma série de ferramentas que devem ser consideradas no planeamento destes eventos, que contabilizam desde questões de segurança a soluções interativas de captura de leads.
Ao longo de 2020, os organizadores de eventos esforçaram-se por repensar a sua estratégia de eventos, aprender novas tecnologias e testar a sua capacidade de adaptação às emergentes plataformas de eventos virtuais. Vamos então explorar estas 5 ferramentas que, embora não tão inovadoras, são essenciais para o sucesso da maioria dos eventos:
1. Aplicação para eventos
As apps para eventos estão orientadas para atingir diversos objetivos, desde melhorar a experiência e taxa de participação em eventos até à recolha de dados que, de outro modo, seriam inacessíveis. O principal propósito é compreender o sucesso do evento, calculando o ROI através de dados e analítica. As aplicações para eventos têm aplicabilidades distintas, dependendo de quem está a tirar partido desta ferramenta tecnológica para eventos – se os próprios participantes, os expositores ou os organizadores do evento.
Os organizadores podem agora interagir com a sua audiência online ou presencial através de diversas soluções interativas, que vão permitir comunicar com os participantes antes, durante e após o evento, sendo que as conexões mais valiosas são as que ocorrem em tempo real. Por exemplo, é altamente relevante o envio de uma notificação cada vez que uma sessão específica esteja prestes a começar. Neste contexto, os organizadores podem também fazer uso da aplicação de eventos para a criação e sincronização de agendas pessoais a múltiplos dispositivos. Podem também realizar inquéritos NPS ou questionários em tempo-real, dando a possibilidade aos participantes de colocarem as suas dúvidas. Este tipo de feedback instantâneo é crucial para delinear novas estratégias para eventos futuros, ao mesmo tempo que potencia o engagement e o interesse dos participantes.
Além disso, uma aplicação para eventos pode ajudar organizadores e expositores na recolha e gestão de dados dos participantes. Ambos podem determinar os indicadores de maior interesse na análise dos perfis dos participantes e, ainda, recolher dados sobre os seus interesses. Como pode ver, nem tudo é sobre manter os participantes atualizados. Uma aplicação para eventos promove também a interação dos participantes com as marcas expositoras e aumenta as receitas dos patrocinadores. De facto, a tecnologia para eventos permite às marcas extrair o máximo da interatividade de cada participante.
Por último, a mudança para o virtual deve também encontrar uma nova abordagem e estratégias para gerar um bom retorno sobre o investimento, especialmente para eventos virtuais corporativos. Na verdade, uma aplicação para eventos vai tornar possível a obtenção de lucro para o seu evento, por exemplo através de uma solução de inscrição online e venda de bilhetes, no caso de ser um evento pago ou através da venda de espaços publicitários a patrocinadores.
2. Identificadores eletrónicos
Numa época em que quase tudo ocorre em contexto virtual, é difícil imaginar um ambiente de conexão humana novamente a ter lugar ao vivo. Mas é importante começar a antecipá-lo e compreender como atender às necessidades de uma nova era de eventos presenciais, que, acima de tudo, vão privilegiar a segurança. Isto significa que as filas de espera intermináveis, que promovem a concentração de pessoas, ou a troca de cartões de visita em papel, que constituem um risco na propagação do vírus através de superfícies, são provavelmente coisas do passado. Felizmente, existem formas inovadoras de ultrapassar estes processos tradicionais e se existe um momento para mudar, é agora.
Ao colocar a tecnologia de identificação (ID Technology) em prática no seu próximo evento híbrido, vai permitir que expositores e participantes se conectem de forma mais eficaz e digital. A melhor parte é que sempre que um participante estabelece uma interação com um expositor, dando assim acesso à sua informação pessoal, isso acontece de forma compatível com o RGPD. Além disso, a digitalização de interações e processos em eventos previne a perda de dados, uma vez que estará a tirar partido de uma ferramenta de captura de leads que dispensa o uso de papel.
Sabia que a plataforma de gestão de eventos da beamian permite a identificação digital de todos os participantes do evento através de identificadores físicos? O objetivo é obter dados para medir a eficácia do evento, tal como o marketing faz com as suas campanhas digitais. Chega de previsões, o ROI do seu evento deve ser medido como qualquer outra atividade de marketing.
Está a questionar-se sobre como tudo isto funciona? Descubra em detalhe como registar leads no seu próximo evento.
3. Ferramenta de controlo de lotação
Um retorno efetivo aos eventos híbridos (e não dizemos apenas presenciais, porque partimos do pressuposto que ninguém vai querer perder os benefícios que a componente virtual trouxe até agora) implica ter a segurança e a saúde pública como principais focos de atenção. Na beamian, acreditamos que a implementação de medidas inovadoras que tiram o máximo partido da tecnologia para eventos será a única forma de combinar segurança e eficiência.
Assim sendo, existem duas opções. Pode optar por uma plataforma de gestão de eventos que já integre um sistema de controlo de acessos em tempo-real para monitorizar as entradas e saídas em determinadas sessões, salas de conferência ou áreas VIP. Ou pode medir a lotação máxima do seu evento utilizando uma ferramenta de contagem de pessoas em tempo real, que também funciona para qualquer espaço público ou venue.
Tudo o que precisa de saber para desenvolver uma estratégia eficaz de gestão de ocupação está neste guia prático para check-in & controlo de lotação em eventos.
4. Live streaming para eventos
O crescimento astronómico dos eventos online e híbridos colocou o live streaming no topo das funcionalidades mais procuradas pela indústria dos eventos. Mais do que uma forma de atingir uma audiência mais abrangente e diversificada, é agora um modus operandi para quase todos os organizadores de eventos que querem continuar a ter sucesso. A transmissão de eventos ao vivo é inevitável hoje em dia, e é altura dos seus eventos tirarem o máximo potencial desta ferramenta.
É relativamente simples transmitir uma sessão em direto ou partilhar um vídeo on demand, em qualquer altura e com quem quisermos. Mas nem sempre é fácil satisfazer as expetativas dos inúmeros olhares que tomam conta de tudo o que se passa e se conectam através de uma multiplicidade de ecrãs. Estamos, sem dúvida, a experienciar uma época de burnout virtual no que toca ao acesso de conteúdos online. Portanto, para simplificar – a qualidade da experiência de visualização que vai oferecer deve ser o mais elevada possível.
Quer seja um expert na matéria ou alguém que está apenas no início, saiba como escolher o melhor live streaming para eventos.
5. Plataforma integrada de gestão de eventos
A instabilidade do setor em 2021 requer acima de tudo harmonia na realização dos vários tipos de eventos, que num dia podem ser 100% virtuais e no outro podem já acontecer num cenário híbrido. A verdade é que com o confinamento e as consecutivas medidas de levantamento de restrições, com os planos de vacinação ainda bastante imprevisíveis e as mudanças repentinas nos regulamentos para (re)organizar eventos ao vivo ou híbridos, é mais do que nunca crucial ter uma plataforma de eventos que privilegie a flexibilidade.
A beamian disponibiliza uma plataforma de eventos híbrida que permite a todos os organizadores escolher entre eventos virtuais ou híbridos sem qualquer pressão. Para cenários ao vivo, oferece também um sistema de registo digital e segurança de interações sem contacto e papel. A solução beamian funciona para ambos os cenários simultaneamente – com base numa plataforma integrada – ajudando no retorno aos eventos presenciais, enquanto salvaguarda os benefícios dos eventos virtuais.
