Quase todos os eventos B2B e feiras profissionais têm o propósito de partilhar contactos (ou deviam ter). E se estamos a tirar partido da tecnologia para capturar leads, ajudando os expositores a aumentarem os seus pipelines de vendas e a conduzirem uma estratégia conectada e orientada ao comprador, também os profissionais de eventos devem ser mais diligentes quanto aos dados que são recolhidos no evento. Afinal de contas, esses dados são também uma fonte valiosa de insights que lhes permite monitorizar o seu próprio impacto. Neste artigo, vamos explicar como assegurar a conformidade legal ao recolher dados de participantes do evento.
Porque é que a segurança de dados é importante para o seu evento?
De acordo com a Forbes, os últimos dois anos apresentam um aumento significativo de eventos online e híbridos – cerca de 1000% – o que é um forte indicador de que o risco de ameaças e incidentes de segurança cibernética também irá aumentar. E uma vez que as ferramentas de captura de leads para eventos atuam ao nível dos dados pessoais dos participantes, os eventos estão automaticamente relacionados com a recolha de dados. Assim, o que estamos a ganhar em rentabilidade, podemos facilmente perder com um pequeno deslize. Lembre-se, uma única vulnerabilidade é tudo o que um ataque cibernético precisa.
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Além disso, com os eventos phygital a integrarem cada vez mais ferramentas digitais, a segurança de dados em eventos não é algo que possa ser negligenciado. Qualquer violação de dados pode colocar o evento, a sua reputação e as suas receitas em grande risco. Como tal, a segurança cibernética aliada à experiência e taxa de participação do evento deve ser a principal prioridade dos organizadores.
Seguem-se algumas dicas elementares que pode pôr em prática para se certificar que o processo de recolha de dados do seu evento está em conformidade com o RGPD:
1. Reveja as suas práticas de utilização do RGPD
- Obtenha um consentimento ativo – com a beamian, os visitantes têm a oportunidade de decidir deliberadamente quando e se querem interagir com os expositores para partilhar digitalmente as suas informações de contacto (os opt-ins automáticos são coisa do passado);
- Facilite o opting out – Dar o consentimento em algum momento deve ser tão fácil como gerir as suas preferências ou mesmo retirá-lo;
- Informe previamente – Se planeia partilhar os dados dos participantes com terceiros, notifique os participantes com antecedência e diga-lhes quem terá acesso aos seus dados.
Quer mais informações com os requisitos e sanções por incumprimento? Descarregue gratuitamente a nossa checklist do RGPD para eventos.
2. Possibilite a autenticação multi-fator
É verdade que queremos facilitar a partilha de dados, não acrescentar passos adicionais ao processo. Mas algumas funcionalidades precisam de se focar no aumento da segurança – por exemplo, uma solução de venda de bilhetes com gateway de pagamento. Sempre que faça sentido, adicione outro método de autenticação para que os utilizadores não tenham que confiar apenas nos seus nomes de utilizador e palavras-passe.
3. Escolha uma plataforma de eventos que garanta o cumprimento da segurança
Uma das características essencias de uma plataforma de gestão de eventos é operar em conformidade com os regulamentos globais ou locais de protecção de dados. Não é por acaso que processadores de dados como fornecedores de plataformas de eventos ou outros provedores de tecnologia que armazenam os dados dos participantes, sendo estes propriedade dos organizadores do evento, desempenham um papel essencial no cumprimento do RGPD.
4. Educação do staff
O RGPD são centenas de páginas, por isso pode precisar de alguma ajuda para incutir as suas diretrizes na cultura da empresa. Fortaleça a sua equipa com um especialista legal que possa ficar encarregue pelo cumprimento do RGPD, como um DPO (Encarregado de Proteção de Dados).
Utilizar a tecnologia de eventos para gerar leads
A tecnologia sem contacto não só é promissora na eliminação das longas filas de espera nos check-ins de eventos, como também garante rapidez e eficiência na recolha de dados, numa questão de segundos! E porque é que isto é compatível com o RGPD? Porque são os próprios participantes que tomam a iniciativa de partilhar os seus dados. Conheça as nossas soluções contactless para eventos e todas as suas aplicações práticas.
Os organizadores de eventos têm o papel fundamental de garantir que os seus eventos estão a dar lucro aos expositores. Isto significa que devem compreender o objetivo do evento, estabelecer pontos de contacto eficazes e interativos e, claro, possibilitar a recolha de contactos em total conformidade com o RGPD a partir das interações estabelecidas no evento.
Ainda não está totalmente esclarecido sobre o impacto do RGPD nos seus eventos? Visite a nossa página de índice sobre a aplicação do Regulamento Geral de Proteção de Dados e descubra se os seus eventos estão preparados para o RGPD.
