Com o constante desenvolvimento de novas funcionalidades tecnológicas e o consequente poder de escolha, é mais desafiante tomar decisões no que toca à sua necessidade de gestão de eventos de sucesso.
A tecnologia, em geral, está em constante evolução e provavelmente nunca irá parar. Já perdemos a noção de quão longe chegou e de como as nossas vidas mudaram por causa das inovações tecnológicas.
Este artigo vai ajudá-lo a tomar as melhores decisões se ainda não estiver familiarizado com as novas tendências tecnológicas na indústria de eventos para que possa facilmente alcançar os seus principais KPIs e objetivos: impulsionar o registo ou a venda de bilhetes, aumentar a taxa de participação, retorno do investimento (ROI), parte dos 7 KPIs cruciais para medir o sucesso do seu evento.
Principais desafios e tendências para o futuro dos eventos
Preocupações de proteção e segurança
Um desafio que fará parte do futuro devido à evolução tecnológica, particularmente com o crescimento de eventos virtuais e híbridos, é a construção de uma boa defesa contra hackers e ciberataques.
Como organizador de eventos, é preciso recorrer a uma plataforma que lhe proporcione a segurança necessária, especialmente se estiver a lidar com alguma forma de pagamento ou partilha de dados sensíveis.
Eventos em realidade virtual
Estamos a avançar cada vez mais para um novo mundo, um mundo paralelo. Embora os eventos virtuais já sejam uma tendência, espera-se que haja uma transição para eventos de realidade virtual.
A realidade virtual permite-nos viver uma nova “realidade” através de um avatar, onde podemos ter uma experiência de eventos mais próxima da vida real. Isto torna a experiência de todo o evento mais imersiva. Os organizadores de eventos que tirem partido desta tecnologia antecipadamente terão certamente uma vantagem competitiva na indústria.
Aplicação móvel para eventos
As aplicações móveis estão a transformar a experiência do participante porque permitem uma fácil distribuição de informação e são também amigas do ambiente (uma característica que é cada vez mais exigida em todos os tipos de consumo).
Ao fornecer uma aplicação móvel, pode partilhar constantemente informações sobre o seu evento, desde informações sobre sessões, oradores e expositores. Tudo isto pode fazer parte de uma estratégia para levar os participantes ao evento, através de notificações push.
O resultado é a lembrança constante de que o evento está a aproximar-se e a consequente adesão ao mesmo.
Big data em eventos
Os dados são cada vez mais necessários para tomar decisões no que toca a eventos de sucesso, pois permitem-lhe obter conhecimentos valiosos. Algo absolutamente necessário para uma melhoria contínua.
Para extrair dados sobre o seu evento, é necessário analisar todo o tipo de interações e comportamentos que os participantes realizam aquando da interação com outros participantes. E não há nada melhor para isso do que oferecer tecnologias contactless. Primeiro, porque facilita todo o processo de recolha de dados, e segundo, porque aumenta a probabilidade de interações entre participantes.
Quais são alguns exemplos de tecnologias para eventos?
Plataforma de gestão de eventos integrada
Ao escolher o software de gestão de eventos certo, permite-lhe ter todas as ferramentas necessárias para planear o seu evento de forma autónoma. Com ferramentas integradas tanto para eventos digitais como presenciais, terá a oportunidade de beneficiar da centralização de características, tornando a gestão de eventos mais fácil do que nunca.
Tecnologias contactless & vestíveis
As soluções tecnológicas contactless para eventos vão tornar-se, eventualmente, um requisito obrigatório para os organizadores de eventos porque o papel está a tornar-se obsoleto. O papel não tem a capacidade de acelerar os processos de check-in e interação e também porque os eventos sustentáveis são contactless e sem papel.
As tecnologias contactless mais comuns hoje em dia são os QR codes, e smart badges.
Saiba mais sobre soluções contactless para eventos beamian.
Uma tecnologia contactless mais recente é o reconhecimento facial, onde os participantes fazem um scan dos seus rostos para terem acesso ao evento. Isto pode ser útil se tiver vários dispositivos com a capacidade de identificar os rostos dos participantes ao longo do evento, percebendo o seu comportamento
Software de layout de eventos
Um software de layout para eventos ou, por outras palavras, software de diagramação de eventos está a tornar-se cada vez mais importante para ter uma imagem detalhada da disposição do seu evento. Iluminação, tráfego pedonal, e qualquer outro elemento que será colocado no local terá um impacto na experiência do seu participante.
Isto não só será valioso para que possa otimizar a experiência dos seus participantes, mas também onde irá colocar cada expositor, dependendo de quanto os quiser destacar.
Como a tecnologia pode melhorar a experiência do participante e do expositor
Vejamos agora como a tecnologia pode melhorar a experiência do participante e do expositor com base na tecnologia contactless e na sua capacidade de recolher dados.
A tecnologia contactless não só facilitou o trabalho dos organizadores de eventos como também se reflete positivamente na satisfação dos participantes e expositores, eliminando longas filas de espera e proporcionando uma experiência mais imersiva quando se trata de interações.
Para eventos presenciais, por exemplo, os participantes podem ter as suas informações pessoais num smart badge, e por isso conseguem facilmente partilhar o seu contacto ao aproximarem a um dispositivo, tal como um beamer – uma tecnologia de captura de leads fornecida por beamian.
Quando se trata de eventos virtuais, os visitantes podem também navegar pelos stands dos expositores e deixar os seus contactos ou manifestar interesse por um produto dentro da plataforma de gestão de eventos. A partir daqui, os expositores podem recolher leads ou informações cruciais para a tomada de decisões do seu portfólio de produtos. Para além disso, é também possível ter uma conversa com o expositor, através de um chat, contribuindo para uma relação mais direta entre os participantes do evento.
Utilização das ferramentas e funcionalidades certas para atingir os seus objetivos de evento (imprescendíveis)
Registo digital & check-in fácil em eventos
A inscrição online torna tudo mais fácil e adaptável, uma vez que os participantes podem registar-se a partir de qualquer lugar, com qualquer dispositivo com uma ligação à Internet. É também uma forma de construir formulários personalizáveis para extrair a informação de que necessita.
Se o seu objetivo é acelerar o processo de check-in para que não resulte na frustração dos seus visitantes, deve utilizar uma solução de acreditação eletrónica em eventos contactless, uma vez que isto lhe permite receber cada visitante num espaço de 2 segundos.
Venda de bilhetes para eventos
Se for organizar um evento pago, precisa de um sistema bilhética fiável. Certifique-se de que este sistema de bilhética inclui a possibilidade de criar diferentes tipos de bilhetes, se necessário.
Através de diferentes bilhetes, pode oferecer diferentes experiências. Por exemplo, pode democratizar o seu evento vendendo bilhetes a preços mais baixos com uma experiência mais limitada ou então, dar possibilidade de viver uma experiência premium, vendendo bilhetes VIP a preços mais elevados.
Os códigos promocionais são também uma boa funcionalidade no que toca à venda de bilhetes. Poderá querer aplicar descontos aos visitantes que fazem a sua compra mais cedo, ou até mesmo criar bilhetes invisíveis ativados por um código para convidar os seus convidados especiais.
Os add-ons também conseguem acrescentar imenso valor, por exemplo, no caso das conferências de vários dias, onde muitas vezes é necessário não só que os participantes comprem um bilhete, mas também que procurem alojamento. Tire partido desta oportunidade para estabelecer novas parcerias e aumentar a rentabilidade do seu evento.
Destaque dos expositores
Espera-se que os expositores que participam em eventos presenciais queiram ter o melhor local para aumentar a probabilidade de ter mais interações com os participantes. Isto envolve, frequentemente, ter o seu stand em locais onde há mais probabilidade de ter mais tráfego.
Por outro lado, temos os eventos virtuais em que os participantes não podem andar pelo local do evento, mas sim explorar a plataforma em que o mesmo se realiza. Por este motivo, existe uma funcionalidade que destaca os expositores por níveis, dando-lhes diferentes graus de exposição no evento.
Exibição de produtos
O valor do mercado global de eCommerce é estimado em 5,55 triliões até 2022 e espera-se que continue a crescer nos próximos anos. Isto traz-lhe uma oportunidade de combinar o melhor do que os eventos têm para oferecer. Aumente a sua brand awareness e construa uma relação humana com os seus visitantes, e mostre os seus produtos de uma forma personalizável para que possa aumentar a probabilidade de aumentar as vendas.
Saiba mais sobre as 10 características essenciais de gestão de eventos.
Como a tecnologia pode ajudar a reduzir as preocupações com a proteção e segurança de dados
Como organizador de eventos, deve ser uma das suas principais preocupações manter os dados dos seus visitantes e expositores tão seguros quanto possível, pois as fugas de dados têm a capacidade de causar sérios danos ao seu negócio e até tirá-lo do mercado.
Aqui estão algumas soluções para mitigar estas preocupações:
- Encripte os seus dados valiosos e crie cópias de segurança;
- Treine os seus empregados para procurarem e-mails de phishing;
- Sistema e software atualizados para dar proteção contra violações de segurança;
- Autenticação multi-factor
- Diferentes permissões para a sua equipa na plataforma de gestão de eventos
Como pode ver, a tecnologia não só está a evoluir e a mudar a forma como vivemos a nossa vida quotidiana, mas também está a espalhar-se para a indústria dos eventos, mudando a forma como são organizados pelos gestores de eventos e experienciados pelos expositores e participantes.
Estar constantemente atento às novas inovações tecnológicas e aplicá-las aos seus eventos, pode ser a diferença entre o seu sucesso ou fracasso. É claro que nem tudo é positivo. À medida que as tecnologias evoluem, os métodos de cibercrime também evoluem, por isso seja cauteloso.
Com isto em mente, agora é o momento de oferecer uma experiência de evento ainda melhor com a ajuda da tecnologia, ao mesmo tempo que protege os dados dos seus visitantes e expositores.
