CONGRESSOS CIENTÍFICOS
A beamian gere o seu congresso como um serviço único e coordenado: o site público de inscrições, a faturação de participantes e entidades, o hardware de check-in e controlo de acessos, uma aplicação do evento com agendas individuais, perfis de oradores, Q&A em direto e uma zona de pósteres digital, gestão de seating, e suporte técnico presencial. Tudo por uma única equipa, para que nada se perca entre sistemas.
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fornecedor tecnológico único para todo o congresso, do início ao fim
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da faturação de participantes e entidades gerida pelo nosso secretariado
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folhas de cálculo ou reconciliação manual entre inscrições, acessos, agenda e pósteres
Um congresso científico não é um evento. São cinco eventos a acontecer ao mesmo tempo.
Inscrições e faturação de milhares de participantes e instituições. Sessões em paralelo com salas de capacidade limitada. Centenas, por vezes milhares de pósteres científicos para organizar, expor e ligar ao público certo. Presenças a certificar para créditos de formação contínua. E uma agenda tão complexa que nenhum participante consegue construir de cabeça.
A maioria dos organizadores resolve isto juntando cinco ferramentas diferentes: uma plataforma de inscrições, um sistema de faturação, uma aplicação do evento, hardware de controlo de acessos, e uma folha de cálculo para os pósteres. É em cada transição entre ferramentas que as coisas falham: um pagamento que não sincroniza, um limite de capacidade que ninguém impôs, um póster sem informação do autor. A beamian substitui essa costura por uma equipa, e um sistema, desde a primeira inscrição até ao relatório final.
Como funciona
Uma solução coordenada, da inscrição ao relatório final.
Participante
Uma inscrição, uma credencial, uma agenda construída à medida.
O participante inscreve-se através de um formulário integrado no site do congresso e, no momento do check-in, recebe a sua credencial em segundos. Ao longo do congresso, esta credencial dá-lhe acesso às sessões escolhidas, permitindo-lhe ainda gerir a sua agenda pessoal na aplicação e colocar questões aos moderadores, tudo diretamente a partir do telemóvel.
Pósteres
Pósteres científicos fáceis de encontrar e ligados a quem os procura.
Cada póster é registado no sistema e exibido numa área digital dedicada dentro da aplicação do evento. A partir daí, os participantes podem navegar pelos trabalhos por área científica, descobrir os temas mais relevantes para si e contactar diretamente os autores para esclarecer dúvidas ou partilhar ideias.
Organizador
Uma equipa responsável por toda a operação.
A beamian configura e opera a solução completa: site público de inscrições, faturação de participantes e entidades, hardware de check-in, controlo de acessos às sessões, infraestrutura da zona de pósteres, e suporte técnico presencial durante todo o congresso. No final, um relatório demográfico completo: perfis dos participantes, distribuição por área científica, e ranking, pronto para financiadores e stakeholders.
O que nos diferencia
Um único parceiro, toda a solução
Site público de inscrições, faturação de participantes e entidades, hardware de check-in, controlo de acessos, aplicação do evento, zona de pósteres e equipa técnica presencial. A beamian configura e opera tudo isto como uma solução coordenada. Sem transições entre fornecedores, sem lacunas onde a responsabilidade se perde.
Faturação totalmente subcontratada
Pagamentos de inscrições e faturação com cada participante e cada entidade participante, geridos pelo nosso secretariado do início ao fim. Uma das partes mais morosas de organizar um congresso, totalmente fora da carga da sua equipa.
Gestão centralizada de pósteres, física e digital
Cada póster registado, associado ao seu autor e área científica, e disponível para consulta numa zona digital dedicada dentro da aplicação do evento. A beamian instala e gere o equipamento físico de e-posters no local. Um único sistema em vez de uma folha de cálculo e um corredor.
Uma agenda construída à volta de cada participante
A ‘Minha Agenda’ na aplicação do evento combina automaticamente as sessões, pósteres guardados e reuniões agendadas de cada participante. Sem planeamento manual, sem programas impressos a consultar.
Controlo de acessos sem conflitos de capacidade
Cada sessão tem uma capacidade registada, aplicada automaticamente à entrada da sala através da credencial. As presenças ficam registadas em tempo real. A base para a certificação, sem contagens manuais.
Cada orador, uma página
Cada orador tem um perfil dedicado na aplicação do evento: fotografia, biografia, afiliação, e todas as sessões em que participa, ligadas ao programa. Os oradores ganham a visibilidade que o seu trabalho merece.
Q&A em direto que mantém os painéis a fluir
Durante painéis e sessões, os participantes submetem questões a partir da aplicação do evento. O moderador vê-as em tempo real, filtra e escolhe as melhores — sem microfones a circular pela sala, sem filas, e as vozes mais reservadas também são ouvidas.
Seating planeado antes de alguém entrar na sala
Em sessões plenárias, cerimónias e jantares de gala, os lugares são atribuídos previamente no sistema. À porta, quando a credencial é validada no controlo de acessos, o hospedeiro vê o lugar associado a cada participante e encaminha-o. Protocolo, delegações e grupos de mesa organizados, sem confusão à entrada.
ENCONTRO CIÊNCIA: UM CONGRESSO NACIONAL, GERIDO DE FORMA COMPLETA
Organizado pela Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), o congresso nacional de ciência de Portugal.
A ESCALA
3.000+ participantes · 1.000+ com póster científico · 3 dias de sessões em paralelo.
Todos os participantes inscritos através de um formulário integrado no site público do congresso, totalmente gerido pelo secretariado da beamian.
A SOLUÇÃO
Full stack, presencial
Hardware completo de check-in presencial para credenciação, controlo de acessos a sessões e salas, uma aplicação do evento dedicada com zona de pósteres, agenda personalizada (‘Minha Agenda’) e agendamento de reuniões, mais equipamento físico de e-posters instalado e gerido para mais de >1000 pósteres, totalmente integrado com o resto da solução.
O RESULTADO
Além do número de presenças
No final do congresso, a FCT recebeu uma análise demográfica completa de todos os participantes, incluindo distribuição e ranking por área científica. Dados que vão muito além dos números de presença.
Testemunho
”Em congressos científicos, a precisão e o cumprimento de tempos são críticos. A integração das soluções da beamian permitiu-nos automatizar o controlo de acessos às sessões e organizar a consulta de ePosters de forma bastante fluida. Ter uma tecnologia fiável no terreno e uma equipa de suporte disponível deu-nos a estabilidade operacional necessária para gerir o evento sem sobressaltos.
Jorge Cabral de OliveiraChief Enthusiastic Officer, Active Media
Perguntas Frequentes
Precisamos da nossa própria plataforma de inscrições, ou a beamian trata de todo o processo?
A beamian pode gerir todo o processo: um formulário de inscrição integrado no site público, pagamento, e faturação com cada participante e entidade participante através do nosso serviço de secretariado. Caso já exista uma plataforma, também é possível integrar com ela. O nível de serviço é uma escolha do cliente.
Como funciona o controlo de acessos com sessões em paralelo e salas de capacidade limitada?
Cada sessão tem uma capacidade registada. A credencial é validada à entrada da sala em tempo real, e o sistema aplica o limite automaticamente, sem contagens manuais, sem salas sobrelotadas. As presenças ficam registadas automaticamente para efeitos de certificação.
Como funciona a gestão de pósteres em eventos com centenas ou milhares de pósteres?
Cada póster é registado no sistema e associado ao seu autor e área científica. A beamian instala e gere o equipamento físico de e-posters no local, e a zona de pósteres digital na aplicação do evento permite aos participantes navegar e encontrar pósteres relevantes, totalmente integrado com os dados de inscrição e acessos.
A beamian pode emitir certificados de presença para créditos de formação contínua?
Sim. O acesso às sessões é registado automaticamente através da credencial, dando aos organizadores um registo de presença exato por participante e por sessão. A base para emitir certificação sem reconciliação manual.
O que recebe o organizador depois do congresso?
Um relatório demográfico completo: perfis dos participantes, distribuição por área científica, e ranking, além da simples contagem de presenças. É o tipo de dado que as instituições usam para reportar a financiadores e justificar futuras edições.
Como funciona o Q&A da audiência durante os painéis?
Os participantes submetem questões a partir da aplicação do evento durante a sessão. As questões chegam a uma vista de moderação onde o moderador (ou um elemento designado da organização) as revê, filtra e seleciona quais levar ao painel. Nada chega ao palco sem moderação.
Quem instala e opera todo este equipamento no local?
A própria equipa da beamian — o hardware de check-in, o controlo de acessos, e a infraestrutura de e-posters são instalados, configurados e operados no local pela nossa equipa, durante toda a duração do congresso.
Como são tratados os dados dos participantes (RGPD)?
Em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), a beamian S.A. atua como subcontratante no tratamento dos dados pessoais dos participantes, processando a informação de forma segura e estritamente sob as instruções do organizador do evento (que atua como responsável pelo tratamento). Garantimos que a nossa plataforma foi concebida para assegurar que a recolha e a gestão de dados são realizadas de forma lícita, transparente e limitada às finalidades específicas de cada serviço.
Para consultar informação mais detalhada, consulte as nossas políticas legais.
