Dicas para Realizar Eventos Híbridos de Sucesso

O que são Eventos Híbridos

A hibridização adiciona inevitavelmente a tecnologia e a virtualidade ao fluxo tradicional de um evento para criar novos tipos de experiências e novas formas de potenciar a taxa de participação em eventos. Para que um evento seja híbrido, deve incluir uma sessão ao vivo com pelo menos um grupo de participantes que se encontram presencialmente ao mesmo tempo que se conectam a participantes remotos.

Se estiver a pensar em como organizar eventos híbridos, deve garantir que vai oferecer múltiplas e únicas experiências a diferentes audiências, que vão estar em diversos pontos do globo. E isto faz com que a sua principal preocupação seja ter uma gama mais ampla de opções para envolver os seus participantes, que devem combinar as melhores ferramentas de captura de leads para digitalizar interacções e processos que ocorrem presencialmente, com funcionalidades específicas para eventos virtuais.

Principais Benefícios dos Eventos Híbridos

É um dado adquirido que os eventos geram ROI quando os participantes tomam uma acção (seja comprar um produto/serviço, tornar-se mais eficiente, envolver-se com uma marca ou adquirir uma nova competência) como resultado de terem participado. Neste sentido, os eventos híbridos não diferem dos eventos ao vivo. De facto, oferecem ainda mais oportunidades para acrescentar valor e aumentar o desempenho do evento. Entre os principais benefícios estão:

• Atingir uma audiência global e mais vasta (presencial mais virtual);
• Alcançar pessoas que de outra forma não poderiam comparecer (devido a restrições de viagem ou fusos horários incompatíveis);
• Participação segura da audiência virtual (as preocupações com medidas de distanciamento social e controlo de capacidade tornam-se menores);
• Eliminação de custos de viagem para os participantes virtuais;
• Entrega de conteúdos em diversas formas;
• Conexão de diferentes eventos e sessões que ocorrem simultaneamente, independentemente do tempo e do espaço;
• Expansão do alcance da mensagem, através da oferta de conteúdos personalizados no timing certo.

Organizar um Evento Híbrido de Sucesso

A organização de eventos híbridos de sucesso em 2021 requer que os organizadores definam uma estratégia híbrida que não descarte questões como a lotação máxima do local do evento, inscrições, check-ins e fusos horários diferentes. Basicamente, precisam de assegurar que todos os processos decorrem sem problemas e em segurança, tanto para cenários virtuais como presenciais.

Vejamos estes 5 pilares para o seu plano estratégico:

• Definir objetivos

A fim de criar uma experiência atrativa e cativante, é necessário estabelecer objetivos claros. Por exemplo, os seus objetivos podem variar desde aumentar a satisfação do cliente até gerar receitas diretas.

• Considerar fatores externos

Factores sociais, tecnológicos, políticos e tendências de transformação digital em eventos podem impactar o seu evento. Por exemplo, medidas de segurança e saúde pública podem influenciar as decisões sobre onde e como realizar o seu evento, ou mesmo se deve ou não avançar com um evento híbrido.

• Estabelecer um budget

Dentro das soluções para eventos virtuais e híbridos, existem alguns requisitos aos quais deve prestar atenção e atribuir um bom percentual do seu orçamento. Alguns exemplos são a produção de vídeo, serviços de streaming, desenvolvimento de conteúdos, boa ligação à Internet e também uma plataforma de eventos virtuais.

• Definir uma forma de medir o sucesso do seu evento

Os eventos híbridos, tal como os eventos ao vivo que beneficiam da tecnologia para eventos, oferecem uma dupla oportunidade para os organizadores de eventos recolherem relatórios e análises estatísticas. Se a questão for “Como irá medir os seus indicadores de desempenho?”, saiba que a resposta deverá estar estritamente relacionada com objetivos definidos para o seu evento. Por exemplo, se o seu objetivo é aumentar as receitas, deve sondar os lucros gerados.

A nossa dica: Faça uma comparação entre o seu evento híbrido e outros dados históricos de eventos anteriores. Depois, tire as suas próprias conclusões sobre o tipo de evento que melhor se adequa ao seu negócio.

Leia também: Como Medir o Sucesso em Eventos Virtuais

• Conheça o seu público

Em eventos híbridos, terá diferentes tipos de público que têm uma elevada propensão para consumir o seu conteúdo de várias formas e em diferentes timings. Assim, deve assegurar que, embora estes grupos heterogéneos experienciem o seu evento de formas distintas, o resultado será sempre um sucesso.

A boa notícia é que com audiências diferente pontos do globo, o tempo não cria só desafios. Cria oportunidades.

Escolha a Melhor Plataforma de Gestão de Eventos Híbrida

Enquanto os casos de Covid-19 continuam a disparar e os planos de vacinação continuam atrasados, a indústria dos eventos continuará a enfrentar incertezas. E qual é a melhor forma de conter a incerteza? A flexibilidade. É por isso que é tão importante escolher uma plataforma de gestão de eventos que apele à flexibilidade nos dias de hoje.

Isto significa que, enquanto organizador de eventos, deverá poder escolher entre um cenário virtual, híbrido ou presencial, sem qualquer pressão. E que quando chegar a altura de voltar a realizar eventos ao vivo, deve poder tirar partido de um sistema de registo digital e da segurança de interacções sem contacto e sem papel.

A solução da beamian funciona para eventos virtuais, híbridos e presenciais em simultâneo – graças a uma plataforma integrada – ajudando no retorno aos eventos presenciais, enquanto salvaguarda os benefícios dos eventos virtuais.