A realização de eventos de massas num futuro próximo implica estabelecer expectativas tanto para experiências de eventos presenciais como virtuais. Isto significa compreender as necessidades de um público híbrido e assegurar que tanto os participantes presenciais, como os que assistem ao evento remotamente, conseguem fazer o melhor uso da tecnologia. E como os organizadores de eventos estão a tornar-se cada vez mais ágeis na organização de eventos virtuais, vamos focalizar este artigo na forma como podemos oferecer segurança às audiências que vão assistir ao evento presencialmente.
A questão, ainda muito susceptível, de como realizar eventos ao vivo num ambiente seguro já recebeu atenção no nosso blog, durante uma das tentativas da indústria retomar a sua atividade. A verdade é que se prevê que a estratégia de vacinação e testagem traga à indústria dos eventos alguma estabilidade e a normalidade há muito aguardada. Mas enquanto isso não sucede, vamos tentar compreender por onde começar com a realização de eventos seguros.
A recuperação da indústria de eventos está a tornar-se cada vez mais dependente de soluções tecnológicas para eventos e tem exigido constantes adaptações – especialmente quando se trata de manter e conciliar ferramentas para eventos virtuais. E os organizadores de eventos estão a tornar-se cada vez mais conscientes acerca de como a tecnologia vai revolucionar os eventos em 2021. Por sua vez, os proprietários das venues podem focar-se em algumas áreas-chave, a fim de cumprirem as recomendações para a realização de eventos em segurança: como a implementação das directrizes de segurança e saúde pública fornecidas pela DGS, o cumprimento dos protocolos de distanciamento social, a adoção de ferramentas digitais para captura de leads e a digitalização dos processos de registo e check-in.
As plataformas de eventos virtuais têm crescido em popularidade e funcionalidades, com opções especializadas para quase todos os tipos e tamanhos de eventos, bem como para todos os orçamentos. E embora seja expectável que os organizadores não queiram abdicar dos benefícios que os eventos virtuais trouxeram à operacionalização do setor, é igualmente importante a adoção de ferramentas digitais para a facilitar o cumprimento das medidas de segurança e saúde pública em eventos híbridos e presenciais. Como? Através de ferramentas digitais que promovem interações seguras entre participantes e expositores.
Além disso, uma das primeiras coisas que a sua audiência presencial vai querer saber é quais as directrizes para segurança e saúde que implementou no local do seu evento. Assim, é melhor ter estas ideias em mente para garantir que está alinhado com a percepção do seu público sobre a segurança do evento:
1. Opte por um formato híbrido e comece por realizar o seu próximo evento com audiências distribuídas, permitindo um número restrito de visitantes qualificados participem pessoalmente, ao mesmo tempo que dá acesso virtual ao resto do mundo (dê uma vista de olhos nestas 5 ferramentas para realizar um evento híbrido de sucesso);
2. Digitalize processos de check-in e venda de bilhetes, tornando-os mais rápidos e simples para evitar aglomerações no local do evento
3. Assegure experiências presenciais seguras com interacções digitais, sem contacto e sem papel;
4. Promova o distanciamento social e a segurança através da monitorização da lotação máxima em tempo real, que inclui alertas automáticos de capacidade;
5. Acompanhe o envolvimento proveniente de audiências híbridas, dentro de uma única plataforma de gestão de eventos;
6. Faça a gestão eficaz das atividades presenciais do evento, acedendo ao número de interações estabelecidas entre participantes e marcas;
7. Dê prioridade ao digital e aposte em promover o engagement da sua audiência virtual, ao mesmo tempo que assegura as necessidades dos seus participantes presenciais. Lembre-se, um evento presencial de sucesso vai sempre beneficiar de participações remotas – não só por razões de custos e acessibilidade – mas principalmente porque ter uma lotação limitada de pessoas a assistir presencialmente vai tornar automaticamente o seu evento mais seguro. Se pensarmos bem nisto, apercebemo-nos que as audiências virtuais são uma das razões pelas quais o novo normal dos eventos híbridos vai prosperar na indústria dos eventos.
Antes de falarmos em eventos híbridos e data-driven, é crucial entendermos que a tecnologia será normativa, na medida em que vai ajudar as organizações de eventos no estabelecimento de uma estrutura básica para realizar eventos híbridos de sucesso em 2021. Descubra como a tecnologia de identificação ajudar a registar leads no seu próximo evento, tendo por base a digitalização de interacções de networking e processos que ocorrem presencialmente.
