Os eventos estão continuamente a mudar, dadas as melhorias tecnológicas que oferecem aos organizadores mais capacidades para interagir com os visitantes, por isso, é importante ter o conhecimento das características essenciais de uma plataforma de gestão de eventos. O que não muda são os principais objetivos dos eventos: aumentar as taxas de participação para ter um maior ROI.
A criação de um processo de registo e check-in sem contratempos em eventos é importante porque fazem parte dos elementos centrais que compõem um evento. O sistema de registo é responsável por alcançar um dos principais objetivos: o número de registos que se propõe alcançar. Por outro lado, o sistema de check-ins é o primeiro processo de interação dentro do evento, contribuindo para a taxa de participação.
Tornar este processo tão eficiente e amigável quanto possível é absolutamente necessário. Neste artigo, iremos fornecer ideias que os participantes vão adorar no que toca ao processo de registo e check-in de um evento.
No que diz respeito ao processo de registo e inscrição em eventos, sugerimos-lhe as seguintes ideias:
1. Simplifique e personalize os formulários de inscrição
A plataforma de gestão de eventos certa permite-lhe criar formulários personalizáveis. Reduza os campos a serem preenchidos o máximo possível para evitar dar demasiado trabalho aos seus visitantes, sem comprometer a informação de que necessita.
2. Invista em materiais de branding para o seu evento
O branding em eventos é importante para construir a sua identidade. Pode introduzir recursos visuais apelativos para surpreender os seus participantes enquanto estão a passar pelo processo de inscrição. Não só terá a oportunidade de estabelecer a sua marca na suas mentes, mas também dá mais credibilidade ao seu evento e assim, conta com uma maior probabilidade de aumentar as inscrições.
3. Opte pela importação de uma base de dados
Se está a organizar um evento dentro da sua empresa, já tem toda a informação sobre os seus colaboradores, por exemplo. Torne as suas vidas mais fáceis e importe o seu ficheiro de base de dados para que possa fazer registos em massa sem que eles tenham de fazer nada.
4. Possibilite os pagamentos “tudo-em-um”
Para facilitar o processo de registo, quando há mais do que um registo, dê aos seus visitantes a possibilidade de se registarem a si mesmos e aos seus acompanhantes com um único pagamento. Esta é uma ótima oportunidade para aumentar a sua taxa de registo.
5. Envie as credenciais de acesso para os visitantes num formato pré-check-in
Avançando para a fase de check-in, podemos facilitar a vida aos visitantes enviando as suas credenciais de acesso para o conforto das suas casas. Imagine que é necessário um smart badge ou pulseira para entrar no evento. Em vez de perder tempo a dar a pulseira ou a imprimir a etiqueta no local, o visitante pode simplesmente chegar e entrar no evento.
Chegou o dia do evento? Tire partido do dia D para superar as expetativas dos participantes em relação ao processo de check-in. Algumas sugestões:
6. Invista num check-in sem contacto ou self-service
Os participantes, hoje em dia, estão muito confortáveis com a tecnologia e contam ter a possibilidade de fazer um check-in self-service com tecnologias contactless, especialmente em feiras ou conferências de tecnologia.
- Um simples código QR para acelerar o processo de check-in;
- Smart badges e pulseiras com designs surpreendentes para que possa impressionar os seus participantes.
7. Diferencie o check-in com o poder da ultra-som
Construa a reputação de ser um player inovador na indústria dos eventos, adotando um processo de check-in diferente. Um smartphone pode realizar todo o tipo de tarefas. A prova disto é a sua capacidade de passar informação através de tecnologia de ultra-som. Isto torna a partilha de informação através de dispositivos ainda mais fácil, porque pode ser feita sem a realização de qualquer acção.
8. Crie e sinalize vários pontos de check-in
Se quiser oferecer um processo de self-service, é importante criar direções e pontos para guiar o seu visitante para as áreas de check-in dentro de eventos presenciais, ao mesmo tempo que aumenta a presença da sua imagem de marca.
Os participantes são mais exigentes do que nunca quando se trata de ferramentas para tornar a sua experiência mais acessível. São também mais qualificados, resultando em mais autossuficiência, por isso esperam produtos self-service.
Para receber um feedback positivo e fazê-los pensar em participar nos seus futuros eventos, precisa de ser criativo e tirar a maior parte do trabalho das mãos dos visitantes, tendo processos automatizados que eles possam facilmente realizar.
Quer esteja a organizar uma feira de emprego para atrair talento para os seus expositores ou esteja a organizar uma feira comercial híbrida onde pode realizar uma exibição virtual de produto para impulsionar as vendas, só há uma certeza: a necessidade de se adaptar às tecnologias emergentes.
