Com a realização de eventos presenciais altamente dependente do controlo de acessos e lotação, mais empresas continuam à procura das melhores ferramentas de vídeo para eventos virtuais, aliando isto a formas mais seguras de estabelecer conexões presenciais em eventos de massas através de soluções tecnológicas. Vamos ver 5 razões pelas quais os eventos contactless se posicionam como o novo modus operandi do setor.
1. Necessidade de interações sem contacto
A verdade é que os eventos e feiras profissionais sempre procuraram incorporar novas tecnologias para melhorar efetivamente a experiência e a taxa de participação dos seus participantes. Além disso, a tecnologia de captura de leads tem permitido aos organizadores equipar expositores e visitantes com apps para eventos e badges inteligentes com vista a ampliar a personalização de eventos. O facto é que a adoção de tecnologias sem contacto – tais como QR Codes e NFC – pode ajudar a melhorar significativamente a experiência global de um evento sem comprometer questões inerentes à segurança e ao distanciamento social. Tudo isto associado ao facto de os eventos sustentáveis serem contactless e sem papel.
Como resultado, os organizadores de eventos estão a transitar para soluções de check-in electrónico e de controlo de acessos e até a implementar serviços de live streaming para eventos, que servem as suas audiências remotas e respondem a encargos de redução de lotação. Além disso, as ferramentas digitais baseadas em QR Codes e tecnologia NFC, em conjunto com outras soluções para realizar eventos ao vivo num ambiente seguro, tornaram-se um requisito primordial para a organização de eventos num cenário pós-pandemia.
Além disso, se refletirmos bem no tema, a digitalização e o planeamento de eventos num espaço tecnológico tornou possível ultrapassar problemas comuns em conferências de grande escala – os participantes são agora capazes de tirar o máximo partido das suas interações, impedindo-os de se sentirem desconectados. Tudo porque existem dados que podem agora ser devidamente recolhidos e analisados para identificar as preferências e desinteresses dos visitantes, ajudando a oferecer-lhes a melhor experiência possível.
2. Expectativa das audiências em relação às ferramentas digitais
A forma como as pessoas experienciam eventos e consomem informação no contexto dos mesmos mudou radicalmente. Com os eventos híbridos a posicionarem-se como o novo normal, existe uma tendência crescente pela escolha adequada de conteúdos audiovisuais, agora disponíveis em diversas plataformas e múltiplos dispositivos. As pessoas estão cada vez mais a assistir e a ouvir conteúdos em qualquer altura e em qualquer lugar (as audiências remotas conseguem inclusivamente fazer multitasking de uma forma que não seria possível durante presenças físicas). Assim, as audiências tornaram-se mais exigentes, não só quanto às suas experiências de visualização em contexto virtual e omnicanal, mas também quanto aos requisitos de segurança que esperam encontrar num evento presencial.
A gestão de audiências distribuídas (virtual mais presencial) implica também assumir que existe a clara necessidade de produzir conteúdos adequados ao meio onde o seu produto vai ser consumido. Esteja ciente de que audiências híbridas terão um comportamento completamente diferente, dependendo do meio em que vão experienciar o seu evento. No mínimo, porque as audiências virtuais vão consumir conteúdos fora do controlo habitual oferecido por um local de evento. Portanto, continue a procurar adaptar-se e fornecer uma estratégia de conteúdo omnicanal de forma consistente, e adopte ferramentas tecnológicas para digitalizar processos e interações que ocorrem presencialmente. Se não souber por onde começar, leia este artigo sobre como as ferramentas digitais podem ajudar na organização de eventos em 2021.
3. Gestão de leads rápida e eficiente
A gestão de leads em eventos constitui uma forma eficaz de capturar, processar e converter leads em feiras profissionais ou outros eventos. E ter uma única plataforma de de eventos para gerir os processos e interações que ocorrem durante o seu evento vai aumentar a eficiência do negócio, uma vez que um único software controla os principais aspetos das suas ações de vendas (desde a captura de leads até ao momento em que avançam no pipeline e se tornam negócios fechados).
Os eventos data-driven (impulsionados por dados) podem ser favoráveis ao aumento e à medição do ROI em eventos, mas apenas se existir um processo bem estruturado de geração de leads. É crucial não só atrair visitantes aos stands, mas simultaneamente adquirir os seus dados pessoais de forma digital, assim que decidam espontaneamente conectarem-se com determinado expositor ou marca.
De facto, a tecnologia é a chave para uma melhor gestão de leads, eliminando processos ineficientes, tarefas manuais, e a falta de comunicação e acessibilidade associada à gestão de dados. Com a app para eventos da beamian e formulários de registo e acreditação digitais, torna-se possível recolher dados que serão automaticamente sincronizados dentro do seu software de gestão de eventos. A melhor parte é que os representantes de vendas vão poder utilizar esses insights para apoiar e dar relevância às suas ações de follow-up.
4. Processos de check-in mais ágeis
Implemente processos de check-in eletrónicos no lugar dos físicos, que fazem uso de bilhetes em papel. Opte, por exemplo, por pulseiras inteligentes. A tecnologia NFC pode ser incorporada em diferentes pontos de entrada – tais como badges e cartões de visita tradicionais ou pulseiras – para que os participantes possam simplesmente fazer a aproximação a uma superfície e obter uma rápida admissão ao evento. Desta forma, vai evitar longas filas de espera e aglomerações de pessoas desnecessárias.
Saiba mais: Guia Prático para Check-In & Controlo de Lotação em Eventos
5. Os eventos híbridos trazem novos desafios para a captura de leads em eventos
A captura de leads em eventos tem sido sempre um dos maiores desafios para os organizadores de eventos e para o marketing. Felizmente, os eventos online e híbridos (e, claro, as ferramentas digitais que os sustentam) podem mitigar alguns destes desafios. Para além de proporcionar segurança em reuniões presenciais, a realização de eventos apoiados em soluções tecnológicas está a facilitar cada vez mais o processo de planeamento de eventos, melhorando os seus resultados e satisfazendo as expectativas dos participantes.
Se quiser alavancar o seu negócio e regressar eficazmente como líder da indústria, deve começar agora a considerar novas estratégias de alto nível que o possam ajudar a retomar os eventos presenciais em 2021, mantendo ao mesmo tempo os benefícios dos eventos virtuais.
As boas notícias? A beamian serve audiências 100% virtuais com as suas próprias soluções de videoconferência, live streaming, chat e networking, oferecendo assim o conteúdo certo à pessoa certa, no momento certo. Além disso, e independentemente dos casos, a nossa solução contém uma forte componente digital – o que significa que mesmo os eventos 100% presenciais verão as suas interações digitalizadas e a sua gestão de capacidade assegurada.
Em modo desafio, sugerimos que faça uma reflexão sobre estas questões em particular:
- O local onde vai realizar o seu evento está pronta para acolher eventos híbridos? Pense em processos que dispensam o uso de papel, dê prioridade ao ROI e tenha em vigor todas as medidas de segurança necessárias.
- O seu público está disposto a viajar e a participar presencialmente no seu evento? De que percentagem estamos a falar?
- Tem um seguro adequado a todas as tipologias de eventos (virtuais, híbridos e presenciais)?
- Tem os parceiros tecnológicos certos e o orçamento adequado para servir públicos virtuais e presenciais?
- Que elementos devem ser virtuais e/ou presenciais? Como é que vai fazer a fusão destes componentes?
Lembre-se sempre – um evento não terá sucesso a menos que tenha um bom retorno sobre o investimento e consiga interagir eficazmente com o seu público (que pode estar a assistir ao seu evento de uma forma omnicanal).
