Já está a planear a sua agenda de eventos para 2023 e agora procura um guia passo-a-passo para organizar eventos com uma abordagem tecnológica. Caso não saiba, o primeiro passo na organização de um evento, para além de determinar os seus objetivos e conteúdos, é a escolha da plataforma certa para o efeito. Se ainda não tem este conhecimento, aqui estão os benefícios de utilizar um software de gestão de eventos.
Neste sentido, este artigo vai guiá-lo na organização de um evento com uma base tecnológica e dará uma visão sobre como pode melhorar as interações entre todos os participantes no seu evento.
Passos para o Organizar Eventos
8 Passos para o Lançamento de um Evento com uma base tecnológica
1. Escolha a sua plataforma de gestão de eventos
O primeiro passo no planeamento de um evento deve ser a escolha de uma plataforma de gestão de eventos. Se temos a tecnologia para facilitar a maioria dos processos, porquê tomar o caminho mais difícil?
Aproveite as características mais populares que um software de gestão de eventos oferece, para que possa realmente preocupar-se com o que importa – proporcionar uma melhor experiência de eventos tanto para os visitantes como para os expositores.
Existem algumas opções no mercado, por isso damos-lhe uma checklist para escolher uma plataforma de gestão de eventos.
2. Contrate um parceiro tecnológico com suporte de hardware no local
O software de gestão de eventos é uma componente fundamental para uma maior eficiência quando se trata de gerir informação. No entanto, não é a única coisa com que se deve preocupar ao organizar os seus eventos mais importantes.
O seu evento irá provavelmente depender do hardware, quer seja para efetuar o check-in, fazer controlo de acessos, ou para impressão de etiquetas. Desde a instalação e configuração do equipamento, bem como intervenção no caso de um deles avariar. É por estas razões que o seu evento deve ter suporte de hardware no local.
3. Coloque o equipamento a funcionar em perfeita sincronia com o software do seu evento
O cenário perfeito é quando software e hardware se unem para obter uma sincronização perfeita e em tempo real dos dados e interações. O maior benefício é a capacidade de controlar os KPIs do seu evento, controlo de acessos, e os valores associados a cada sessão e agir imediatamente em conformidade. Os seus expositores também vão adorar porque lhes será dada uma ferramenta adicional de produtividade para a gestão e acompanhamento das suas vendas.
4. Construa um ambiente interligado entre eventos virtuais e presenciais
De forma a alcançar um público mais vasto, é necessário oferecer a possibilidade de participar no evento, tanto presencialmente como virtualmente. Pense em como vai conceber um evento onde os participantes remotos possam interagir com os participantes presenciais, e que ferramentas e técnicas pode utilizar para maximizar estas taxas de interação.
Uma coisa é certa, precisa de confiar numa plataforma de gestão de eventos que tenha a capacidade de gerir audiências distribuídas e que tenha as ferramentas necessárias para organizar um evento híbrido como live-streaming e chat ao vivo, de forma a proporcionar experiências iguais mas igualmente diferentes no seu evento.
5. Opte por tecnologias contactless
Independentemente do seu tipo de evento, uma coisa é certa: a tecnologia contactless vai levar o seu evento ao sucesso.
- Pode optar pelos QR Codes que são essencialmente as soluções mais baratas para os processos de check-in e controlo de acesso
- Os smart badges são ideais para eventos onde a identificação do participante é necessária, assim como a sua posição dentro da empresa. Podem também ter informações pessoais registadas nas suas tags NFC para interagir e partilharem contactos com os expositores do evento.
- As pulseiras, são ideais para eventos de vários dias, tais como festivais de música, porque são mais difíceis de perder. Ainda dentro da opção das pulseiras, pode escolher uma opção mais amiga do ambiente, no caso das preocupações ambientes serem uma das suas principais preocupações.
6. Use as Ferramentas Digitais para Acompanhar os Dados do Seu Evento
Sabemos que em eventos virtuais é mais fácil recolher e guardar informação porque tudo é digitalizado. A questão que se coloca é: como é que fazemos isto em eventos presenciais?
As soluções contactless têm a capacidade de identificar os participantes de um evento, sejam eles visitantes ou expositores. Subsequentemente, pode haver interações entre outros dispositivos – tais como identificadores eletrónicos das empresas expositoras (a que chamamos beamers) que permitem recolher e carregar informações de contacto para a sua plataforma de gestão de eventos.
Clique aqui para saber mais informações sobre as ferramentas de captura de leads beamian.
7. Aproveite as Capacidades 5G para Aumentar a Rede e o ROI dos Expositores
À medida que os organizadores de eventos optam por organizar cada vez mais eventos híbridos e virtuais, e à medida que a tecnologia evolui, espera-se que haja uma maior exigência nas redes móveis, daí a necessidade de optar pela tecnologia 5G.
Benefícios da tecnologia 5G:
- Velocidade mais rápida
- Baixa latência
- Aumento da banda larga
- Aumento da cobertura da rede
O live-streaming, por exemplo, é uma componente muito importante para eventos virtuais e híbridos e uma rede 5G contribuirá para uma experiência melhor e mais imersiva.
A tecnologia 5G vai mudar a forma como se realizam os eventos, reuniões e conferências, porque os organizadores vão proporcionar uma velocidade de rede mais rápida e uma maior capacidade de transmitir uma quantidade de dados para os seus utilizadores, resultando numa melhor experiência global do evento.
Além disso, a tecnologia 5G também tornará possível a utilização de novas tecnologias em eventos, tais como o aparecimento da tecnologia de realidade aumentada e de realidade virtual, que certamente terá ainda maiores exigências nas redes móveis.
8. Livre-se do uso de múltiplas ferramentas através de uma tecnologia para eventos tudo em um
Não há nada melhor do que ter uma plataforma integrada de gestão de eventos. Em vez de saltar de ferramenta em ferramenta para fazer coisas diferentes, podemos ter todas as nossas necessidades satisfeitas numa única plataforma. Desde a gestão de participantes, formulários de inscrição, venda de bilhetes e ferramentas de comunicação, até à captura de dados e de leads. É um daqueles casos em que menos é mais.
Dicas para organizar eventos
7 Dicas de Tecnologias de Eventos para Fidelizar os seus Expositores
1. Identifique digitalmente os Participantes, Expositores, Patrocinadores e Oradores
Para tirar o máximo proveito do seu evento presencial, precisa de identificar cada um dos seus participantes usando tecnologia contactless, quer sejam visitantes, expositores, patrocinadores ou oradores.
Esta é a única forma de acompanhar os seus comportamentos ao longo do evento. Desde a participação em determinadas sessões, interações entre expositores e entre produtos, e avaliar quais os oradores que atraíram mais audiência. As possibilidades são infinitas. Estas informações podem ser uma mais-valia para impulsionar o ROI do seu evento.
2. Facilite a Partilha de Contactos através de Interações Digitalizadas
No ponto anterior, falamos sobre a importância da identificação digital (tecnologia de identificação) no planeamento de eventos. Agora, vamos mostrar-lhe mais aprofundadamente como a partilha de contactos pode ser facilitada através de interações digitalizadas.
Imagine que é uma empresa expositora numa feira de emprego e que procura atrair os melhores talentos profissionais. A única coisa que o candidato interessado tem de fazer é aproximar o seu smart badge (que normalmente se materializa num cartão de estudante) do dispositivo eletrónico da empresa (beamer). Durante o evento e posteriormente, cada empresa terá acesso a uma folha de dados exportável com todos os currículos recolhidos.
3. Use tecnologia contactless para levar o seu evento ao cumprimento da RGPD
Como organizador de eventos, provavelmente tem o papel fundamental de assegurar que as suas exposições ou eventos de networking B2B estão a dar lucro aos seus expositores. Isto significa facilitar e definir pontos de contacto para os participantes partilharem os seus cartões de visita de uma forma digital. Como são eles que tomam a ação e não o contrário, as empresas expositoras podem obter dados compatíveis com o RGPD a partir das suas interações.
A tecnologia contactless é definitivamente o caminho a seguir para a geração de leads em conformidade com a RGPD, ao mesmo tempo que assegura uma partilha mais rápida de contactos, mais eficiência no processo e mais qualidade sobre os leads geradas.
4. Aumente a recolha de leads em eventos presenciais com o Smart Badging
Se não estiver ciente, os smart badges envolvem o uso de chips ou tags inteligentes em credenciais regulares para gerir o acesso físico a um evento e às suas sessões. Por esta razão, os smart badges inteligentes oferecem duas grandes vantagens.
Por um lado, permitem aos participantes partilharem as suas informações pessoais, de uma forma contactless e sem recurso a papel.
Por outro lado, eles facilitam todo o processo de geração de leads e de controlo das interações dentro de eventos presenciais. Para além dos participantes partilharem explícita e conscientemente os seus contactos, os smart badges também aumentam a probabilidade da partilha de contactos quando comparados com a leitura de códigos QR.
5. Permita o acesso a interações de eventos em tempo real
Com a plataforma de gestão de eventos certa, você pode acompanhar o desempenho geral dos seus eventos. Ao mesmo tempo, pode permitir que os seus expositores tenham acesso aos seus próprios dados das suas interações em tempo real.
Por exemplo, os expositores podem acompanhar os produtos que foram adicionados como favoritos pelos visitantes. Podem comparar estas interações de produtos por interações totais do portfólio de produtos para ver os que mais se destacam. Para além disso, também acompanhar o número de leads geradas ou as taxas de participação nas suas sessões.
6. Transforme as Interações dos Participantes em Pipeline e Receitas
E se soubesse que participantes tinham interagido ou demonstrado interesse no seu produto/serviço? E se depois disto, tivesse acesso aos seus contactos para fazer uma venda? Esta é a forma como pode rentabilizar as interações entre os participantes do seu evento.
Elimine o processamento manual de dados e conecte-se diretamente com os seus participantes. Use tecnologia contactless para reunir dados e com isso gerar leads qualificadas, e depois ative-os com um follow-up após cada evento.
Nota: Avalie as interações dos participantes para tomar decisões estratégicas sobre que conteúdo deve utilizar no seu próximo evento ou que produtos/oradores se destacaram.
Ter conhecimentos sobre o que funciona e o que não funciona fará com que aumente as suas receitas a longo prazo.
7. Habilite a exportação fácil de dados após o seu evento
Em vez de recolher e processar dados, seguido pelo envio manual para cada um dos seus clientes, pode disponibilizar os dados de interações instantaneamente aos seus expositores e participantes através da automatização que a plataforma oferece.
Logo após o evento, os expositores só têm de clicar num botão “Exportar”, enquanto os participantes também podem revisitar as suas informações de atividade acedendo a um relatório gerado automaticamente pela plataforma.
Tendências da Indústria de Eventos
Como Reduzir o Stress da Organização de Eventos com Tecnologia de Automação
Está cansado de tarefas repetitivas no que toca à organização do seu evento? Com uma plataforma de gestão de eventos, isto já não é um problema. Desde a importação de listas de participantes, criação comunicações automáticas para diferentes fases: pré-evento, durante o evento e pós-evento que será desencadeado de acordo com uma condição, ou até mesmo definir vendas de bilhetes que estarão disponíveis em diferentes períodos de tempo.
Checklist para Organizar Eventos
Uma Checklist Tecnológica para Controlar o Engagement do seu Evento
Para resumir os pontos mais importantes que foram abordados ao longo deste artigo, fornecemos-lhe uma checklist para garantir que não se esquece de como manter a tecnologia atualizada quando se trata de impulsionar o seu engagement do seu evento.
- Certifique-se de que conta com um software de gestão de eventos que tenha uma customer support disponível para o apoiar no caso de alguma coisa correr mal
- Use soluções contactless para aumentar a taxa de engagement nos seus eventos presenciais. Como aprendeu, existem opções mais que suficientes para satisfazer todas as suas necessidades
- Use uma rede móvel 5G para criar uma experiência em eventos sem interrupções
- Realize a maioria dos seus processos num único local, escolhendo uma plataforma de gestão de eventos tudo em um
- Use a tecnologia de identificação para identificar digitalmente os participantes do seu evento e os parceiros
- Permita que os seus expositores observem as interações dos seus eventos em tempo real para que eles possam acompanhar o seu desempenho e fazer ajustes na sua abordagem, caso seja necessário
- Torne o networking e o acompanhamento das vendas mais fácil para os seus expositores com a distância de um clique
- Encoraje os seus expositores a usar estes dados para aumentar o pipeline e as suas receitas
